CRM 所需的时间：CRM 软件是时间窃取者还是时间节省者？

高达 69% 的 CRM 实施失败是因为流程中没有足够的计划和努力。

对于小型企业来说，时间是一种稀缺资源，使用新的 CRM 似乎很可怕。

• 设置新的 CRM 软件需要多长时间？
• CRM 部署后是否会为我的团队创造更多工作？
• 学习如何使用新系统需要很长时间吗？
• 我每天需要花多少时间来管理我的 CRM？

谁有时间？ 它可能看起来过于繁重或耗时。

但是第一次就以正确的方式去做，这一切都是值得的。 您将在以后节省数百小时。

如果您不投入时间和精力来实施，您的 CRM 软件将无法为您节省时间。

在本文中，我们将介绍：

• 建立CRM需要多长时间
• 为什么“CRM占用了太多时间”是一个神话
• CRM 如何每周为您节省数小时

时钟在滴答作响——让我们开始吧！

建立CRM需要多长时间？

CRM 设置可能需要一周到一年的时间。 CRM 设置时间取决于您需要从现有 CRM 迁移多少数据、您的团队有多大、谁需要访问您的 CRM，以及您希望 CRM 自动化有多复杂。

一些 CRM 平台，如 ActiveCampaign，将免费迁移您的 CRM 数据——这意味着您可以快速设置！

一年听起来很长。 它是！

但如果你现在偷工减料，你以后可能会陷入困境：

• 您的销售和营销报告不准确
• 你的线索从裂缝中掉下来
• 您浪费时间寻找应该触手可及的信息

那么，您如何才能确定为您的企业设置 CRM 需要多长时间呢？

CRM实施过程有5个步骤：

1. 从 CRM 中找出您需要什么
2. 清理您的数据
3. 将您的数据迁移到您的 CRM
4. 设置自动化和集成
5. 训练你的团队

每个步骤需要多长时间取决于多种因素，包括：

• 当前数据的组织和清理方式
• 参与实施的利益相关者数量
• 公司规模和 CRM 用户数量
• 您需要转移的联系人和自动化数量
• 您需要设置的集成数量
• 您目前是否有命名约定、分类和数据流程

让我们更详细地了解每个步骤。

（快速说明：给出的时间估计值只是估计值。如果遇到数据处理或质量问题，任何涉及数据的步骤都可能需要更长的时间。）

第 1 步：从 CRM 中找出您需要什么

您需要 CRM 软件来填补哪些空白？ 这可能看起来像：

• 您的营销团队不知道要定位什么样的潜在客户
• 您的销售团队没有从营销中转换潜在客户所需的信息和工具
• 潜在客户需要永远关闭 - 或者总是在您的销售周期中停留在同一个地方
• 几个月后客户流失
• 营销、销售和客户支持在没有清晰沟通的情况下各自为政

考虑到这些差距，您可以创建功能愿望清单并设定您的 CRM 目标。

如果您不知道您需要从 CRM 中获得什么，请让您的利益相关者进入一个房间。

这些利益相关者应包括以下管理人员：

• 销售量
• 营销
• 客户支持

每个团队要解决什么问题？ 在会议结束时，您应该有一份您希望 CRM 提供帮助的事情的清单。

现在您已准备好寻找具有解决这些问题的功能的 CRM 软件。

您的 CRM 需求分析的预计时间：两到四个星期。

第 2 步：清理数据

销售和营销部门每年因数据错误而损失大约 550 小时。

不要让这种情况发生在您身上——在数据进入您的 CRM之前清理您的数据！

听起来像“数据清理”一样技术性，它实际上只是意味着：

• 确保您的数据现在准确且井井有条
• 以后不必处理不准确或丢失的数据

如果你是一个全新的企业，这根本不会花很长时间。 由于您没有太多数据需要清理，因此请弄清楚您想通过 CRM 收集什么样的数据。 您想了解有关您的联系人及其与您公司的互动的哪些信息？

如果您确实有一大堆数据要清理，那么是时候盘点一下了：

• 存储数据的位置
• 数据如何进入您的系统
• 您的数据有多准确

以下是审计数据的方法：

• 找到并收集您的所有客户信息
• 根据您的需要组织信息
• 按对您的业务的价值优先考虑客户信息
• 删除任何重复和不正确的信息
• 添加任何缺少的信息
• 建立统一的数据录入系统
• 每年至少重复一次审核过程

清理数据的预计时间：1 周到一年——拥有的数据越多，清理所需的时间就越长。

将干净的数据迁移到新的 CRM 系统中，可以为您节省数百小时处理杂乱（不准确）数据的时间。

你知道 OutKast 在这首歌中唱的是清理他们的数据吗？ 如此清新，如此干净，干净。 （通过男高音）

第 3 步：将数据迁移到 CRM

一些 CRM 提供商可帮助您迁移数据，甚至为您迁移数据。 ActiveCampaign 提供迁移服务，帮助您将所需的一切融入新的 CRM：

• 订户名单
• 联系信息
• 标签
• 自定义字段
• 营销自动化
• 电子邮件活动
• 电子邮件模板
• 选择加入表格
• 自动化工作流程

说到自定义字段，请使用它们！ 它们使您的数据在您的新 CRM 中井井有条并可访问。 保持井井有条可以让事情快速发展（您现在可能已经注意到了这个主题）。

自定义字段使您的销售和营销团队更容易（更快）适应新的 CRM 软件。 无论您是 CRM 新手还是从过时的平台迁移，使用您的团队习惯使用的相同命名约定和字段名称可以实现更顺畅的过渡。

迁移数据的预计时间：手动迁移可能需要一到三个月的时间。 迁移服务可能需要长达一个月的时间。 您拥有的数据越多，所需的时间就越长。

第 4 步：设置自动化和集成

每个 CRM 系统都有不同的集成能力。 为了尽可能顺利地过渡，请确保您的新 CRM 软件与您的其他销售和营销工具配合使用。 通常，这涉及将每个工具与您的 CRM 集成。

这些集成中的每一个需要多长时间取决于您需要哪种类型的集成：直接/本地、第三方或自定义。

直接/本地集成花费的时间最少。 这些连接是由构建您的 CRM 或其他工具的公司预先构建的。 您可以在 CRM 中使用这些集成，通常只需链接您的帐户。

ActiveCampaign 的应用程序库包含 250 多个应用程序，可以轻松使用您喜欢的工具以及 Deals CRM。

第三方集成通过中间件连接两个工具。

Zapier 等第三方集成在两个应用程序之间架起了一座桥梁，否则这些应用程序将无法通信。

这些比直接集成需要更多的时间——你需要告诉中间件如何处理它从每个平台获得的信息——但是很多后端工作已经为你完成了。

自定义 API 集成花费的时间最多。 您需要有人可以根据他们对您的 CRM 软件和您想要集成的工具的技术知识从头开始构建此集成。

除了设置集成之外，现在花点时间自动化您的 CRM 共享和接收数据的方式。 提前完成这项工作可以为您节省多达 23% 的日后时间。

通过自动化您的 CRM 记录和共享数据的方式，您可以查看您的联系人如何：

• 参与您的营销活动
• 完成销售周期
• 转换（或不转换）为客户
• 与您的客户支持团队互动
• 多得多！

本地或第三方集成的预计时间：一小时到几天。 您需要的集成越多，所需的时间就越长。

自定义集成的预计时间：一周到几个月，具体取决于构建集成的复杂程度。

第 5 步：培训您的团队

55% 的销售代表认为易用性是最重要的 CRM 功能。 如果他们发现它们不易于使用，他们就不会使用它们：销售代表收集的 79% 的机会相关数据从未输入到他们的 CRM 软件中。

为什么？ CRM真的那么难用吗？ 好吧，其中一些是。 但更重要的是 CRM 培训。 为您的销售和营销团队提供充足的时间和资源，让他们熟悉如何使用特定于其角色的新软件。

预先教授最佳实践可以缓和学习曲线，并为每天使用 CRM 系统的销售和营销团队节省时间。

在您开始使用新的 CRM 之前，请弄清楚您将如何处理：

• 命名约定
• 分类
• 重复数据
• 缺失数据
• 未知数据场景

为您的新软件构建文档和用户指南。 如果您的 CRM 软件提供一对一的培训或办公时间，请利用这些资源。

培训团队的预计时间：每位员工半天到一天。

误区：使用 CRM 软件占用太多时间

您可以选择世界上最好、最高效的 CRM 软件，但如果您的团队不使用它，那就是浪费时间和金钱。

销售团队对 CRM 的最大抱怨是什么？ 数据输入占用了太多时间。

但是，如果您以正确的方式设置您的 CRM，那么使用它很容易：

• 当您拥有干净的数据和清晰的数据格式化和维护联系信息的流程时，一切都会保持井井有条，并且随时可以轻松找到
• 当您培训您的销售团队并为他们提供有效使用 CRM 软件所需的资源时，您就会得到他们的认可，他们也会对使用该工具充满信心
• 当您通过将 CRM 构建到每个销售和营销流程中来使 CRM 成为日常工作的一部分时，使用它就成为第二天性

小测验：哪个选项花费的时间更少？

A：手动将客户信息输入电子表格
B：您的 CRM 自动将其拉入交易信息

A：写一份待办事项清单
B：接收自动任务分配

A:手动给每个联系人发送电子邮件
B：发送自动跟进和培养活动

A：猜测潜在客户是否合格
B：使用自动线索评分系统，消除猜测

答：每次销售电话中的涂鸦笔记，供您的客户支持团队稍后破译
B：将笔记输入中央数据库，每个人都可以使用

如果您对以上所有问题的回答都是 B，那么您是对的！ 您可以使用您的 CRM 系统来节省每个时间，这绝非巧合。

CRM 应用程序可以将销售效率提高多达 34%。 学习曲线可能很陡峭——尽管战略实施过程可以缓和它——但结果是值得的，并且可以为您的销售团队节省大量时间。

考虑一下这个 CRM 神话破灭了！ （通过 GIPHY）

CRM 如何每周为您节省时间

以下是您的 CRM 每周可以为您节省时间的 5 种方法，让您花在实施上的时间变得物超所值。

确保每个人都有他们需要的信息

CRM 跟踪每笔交易中的所有联系信息和互动——在销售电话之前不再四处奔波，试图弄清楚谁知道每个潜在客户的情况。

为 CRM 数据输入制定通用标准也有助于改进团队内部的流程。 CRM 的采用将销售代表和经理之间的沟通质量提高了 56.9%——这意味着花在误解上的时间更少，而花在销售上的时间更多。

把忙碌的工作从你的盘子里解脱出来

有了正确的 CRM 系统，销售经理就不必手动将任务分配给他们的团队（或唠叨他们完成任务）。 设置自动分配任务以跟进联系人或将潜在客户移至新阶段的销售自动化。

当潜在客户的交易价值超过 500 美元时，这种自动化会为交易所有者分配一项任务来呼叫客户——无需经理干预。

您可以根据以下条件触发任务分配：

• 接触行为
• 领先分数
• 交易价值

您的 CRM 还可以通过自动化潜在客户分配为您的销售团队节省大量时间。 无需再为潜在客户争吵或争论谁是循环赛电子表格中的下一个。 根据以下条件自动将潜在客户分配给不同的销售人员：

• 领土
• 领先分数
• 交易价值
• 行业
• 和更多！

这个视频是“自动化！” “Growth Decoded”节目的一部分，该节目调查了客户体验与业务增长之间的关系——一次一个主题。 在这里注册，不错过任何一集！

获得“卡住”的线索以继续前进

CRM 在一个地方跟踪您的整个销售过程。 这让您可以鸟瞰您的销售周期，让您准确确定哪些领域需要帮助。

ActiveCampaign Deals CRM 可让您查看整个销售渠道、将交易从一个阶段转移到另一个阶段、向个人联系人发送电子邮件、跟踪与联系人的每次互动等等。

运行销售业绩报告以找出交易停滞的地方。 这些报告有助于确定哪些管道、阶段，甚至是销售人员正在阻止事情。 您越早弄清楚需要修复的内容，您就能越快地修复它。

创建使每条消息都个性化的活动

具有营销自动化功能的 CRM 可以轻松个性化与您的联系人的每次通信，而无需花费数小时制作完美的电子邮件。 在 ActiveCampaign 中，已保存的响应可以轻松创建和个性化您最常发送的所有不同类型的一对一消息。

ActiveCampaign 的 Saved Responses 功能可让您在最常发送的电子邮件中添加个人风格。

例如，Dawn Manske 使用 ActiveCampaign 为她的社会企业 Made for Freedom 个性化志愿者管道。 这是她的管道的样子：

1. 潜在的志愿者在登录页面上注册
2. ActiveCampaign 自动通过电子邮件向潜在志愿者发送可用选项
3. Dawn 根据志愿者的兴趣使用个性化的已保存回复进行跟进
4. 根据志愿者的回应，黎明可能会打电话跟进
5. Dawn 将所有相关信息输入 ActiveCampaign 的 CRM 以供以后使用

Dawn 使用 ActiveCampaign 自动化在世界各地建立她的志愿者网络。 在此处阅读有关 Dawn 电子商务业务如何帮助打击人口贩运的更多信息。

优先考虑更多合格的潜在客户以更快地完成交易

您的 CRM 软件收集的客户信息有助于确定是什么使潜在客户合格。

使用线索评分和获胜概率来确定您的销售团队应该优先考虑哪些线索，培养哪些线索，以及让哪些线索自行关闭。

这个视频是“自动化！” “Growth Decoded”的一部分——一个调查客户体验与业务增长之间关系的节目——一次一个主题。 在这里注册，不错过任何一集！

摄影师 Heather Read 每周节省 10 个小时，因为他只关注合格的潜在客户，而不是她所谓的“僵尸潜在客户”。 她使用 ActiveCampaign 自动化来吸引选择加入内容下载的潜在客户，然后自动化后续电子邮件以节省更多时间。

通过只关注合格的线索，Heather 恢复了之前花在僵尸线索上的时间。 在此处阅读有关 Heather 如何自动生成潜在客户的更多信息。

现在花点时间进行 CRM 设置，以后再节省时间

现在您知道 CRM 可以为您节省多少时间并让您的生活更轻松。 但首先，您必须愿意花时间设置您的 CRM 系统。

如果您的企业是全新的，这不会超过几周。 如果您有大量数据，则可能需要长达一年的时间。 无论哪种方式，它都会为您节省十倍的时间。

所谓球，我们的意思是达成交易。 很多优惠。 （通过男高音）