如何撰写项目提案（包括步骤和模板）

什么是项目建议书？

项目建议书是用于定义项目目标和要求的项目管理文档。 它帮助组织和外部项目利益相关者就初始项目规划框架达成一致。

项目提案的主要目的是获得决策者的支持。 这就是为什么项目提案概述了您项目的核心价值主张。 它向内部和外部项目利益相关者出售价值。 该提案的目的是吸引利益相关者和项目发起人的注意力。 一旦你引起了人们的注意，下一步就是让他们对项目总结感到兴奋。

进入您正在为其编写项目提案的听众的头脑是至关重要的：您需要像项目的利益相关者一样思考，以提供满足他们需求的提案。

我们为 Word 创建了一个免费的项目提案模板来帮助构建文档，因此您不必每次都记住该过程。

项目提案的类型

就项目建议书的类型而言，您可以有一个正式或非正式征求或继续的项目建议书。 也可以有更新和补充建议。 以下是对它们中的每一个的简要说明。

• 征求的项目建议书：征求的项目建议书作为对征求建议书 (RFP) 的回应发送。 在这里，您需要遵守项目所有者的 RFP 指南。
• 不请自来的项目提案：您可以在未收到提案请求的情况下发送项目提案。 这可能发生在建筑项目的公开投标中，项目业主收到许多承包商主动提出的项目建议书。
• 非正式项目提案：这种类型的项目提案是在客户要求非正式提案时创建的，没有 RFP。
• 续订项目提案：当您与过去的客户联系时，您可以使用续订项目提案。 优点是您可以突出过去的积极成果和未来的好处。
• 延续项目提案：发送给投资者和利益相关者，以沟通项目进度。
• 补充项目提案：此提案发送给投资者，以在项目执行阶段寻求额外资源。

如何撰写项目提案

有几个关键的运营和战略问题需要考虑，包括：

1. 三重约束：我们如何解决项目范围、进度和成本的三重约束？
2. 核心问题：我们试图解决的核心问题是什么？
3. 资源：将提供哪些资源？
4. 时间表：我们在哪个项目时间表内工作？
5. 预算：我们必须使用什么项目预算？ 这对我们的目标设定有何影响？
6. 战略目标：我们客户的战略目标是什么，我们的建议如何与这些目标保持一致？
7. 责任方：谁是项目的负责人？ 他们的目标和动机是什么？
8. 客户收益：客户将如何从我们项目的完成中受益？ 他们的主要目标是什么？
9. 项目可交付成果和成功：如何衡量项目的成功？ 我们的利益相关者希望在结束时看到哪些可交付成果？

一旦你回答了这些问题，你就可以写一个项目提案。 所有项目提案都有六个构成提案基础的要素。 让我们看一个项目提案示例。

示例项目提案大纲

这六个要素是构建良好的项目提案大纲的基础：

执行摘要

执行摘要提供了项目提案主要元素的快速概览，例如项目背景、项目目标、项目可交付成果等。 目标是吸引观众的注意力，让他们对您提出的项目感到兴奋。 它本质上是项目生命周期的“电梯宣传”。 它应该简短而切题。

执行摘要应该是描述性的，并描绘出客户对项目成功的看法。 最重要的是，它应该激励项目客户； 毕竟，目标是让他们在虚线上签名以推动项目的发展！

项目背景

项目背景是项目提案的一页部分，用于解释项目将解决的问题。 您应该解释此问题何时开始、其当前状态以及您的项目将如何成为理想的解决方案。

• 历史：历史部分概述了以前成功的项目。 它还概述了那些本可以更顺利运行的项目。 通过这样做，本节确立了先例。 即，下一个项目如何利用以前项目的信息更有效。
• 解决方案：解决方案部分说明您的项目将如何解决客户的问题。 因此，本节包括您的团队将用于高效工作的任何项目管理技术、技能和程序。

项目方法

您的项目方法为您的项目定义了项目管理方法、工具和治理。 简单来说，它允许项目经理向利益相关者解释如何成功地规划、执行和控制项目。

• 需求：需求是项目所需的项目、材料和资源。 本节应涵盖内部和外部需求。
• 授权：本节介绍项目团队中的决策者。 它还涵盖了哪些利益相关者在客户端具有签字权。
• 项目范围：项目范围是指将要执行的所有工作。 它定义了将在项目生命周期的执行阶段交付的工作项、工作包和可交付成果。 使用工作分解结构 (WBS) 来定义您的任务、子任务并确定它们的优先级非常重要。
• 项目资源：资源对于项目的执行至关重要。 项目提案简要描述了需要哪些资源以及如何使用它们。 稍后，在计划阶段，您将需要创建一个资源管理计划，该计划将成为您项目计划的重要组成部分。
• 项目时间表：一旦您定义了项目范围，您需要估计每个任务的持续时间以创建项目时间表。 在项目计划阶段的后期，您需要创建一个进度基准，用于估算项目的总长度。 项目开始后，您会将实际项目进度与进度基准进行比较以监控进度。
• 项目预算：项目所需的所有资源都有价格标签。 这就是为什么您需要估算这些成本并创建项目预算的原因。 项目预算需要涵盖您的所有项目费用，作为项​​目经理，您需要确保遵守它。
• 财务报表：如果您想说服内部利益相关者和外部投资者，您需要向他们展示您的项目可以为他们的组织带来哪些财务收益。 您可以使用成本效益分析和预计的财务报表来证明您的项目为何有利可图。
• 附录：项目提案中未包含的信息是附录的一部分。 它是一个项目的许多更有趣的细节所在的地方。 此外，团队成员和利益相关者可以在这里进行深入了解以了解更多信息。

免费项目提案模板

虽然项目提案模板有局限性，但它是开始编写项目提案的好地方。 试试我们免费的 Word 项目提案模板。

项目提案提示

无论您正在处理什么项目提案，都有一些技巧可以作为所有人的最佳实践。 虽然在上面我们建议了一个包含目录的项目提案模板，这意味着它会有很多页长，但最好的情况是将提案保持在最多一页或两页。 请记住，您是在努力争取利益相关者，而不是让他们感到厌烦。

说到项目利益相关者，请进行研究。 你想解决正确的问题。 做所有必要的工作来写一个伟大的提案只是把它指向错误的目标受众是没有意义的。 但是，无论谁要阅读它，他们都应该能够理解该提案。 保持语言简单直接。

在写作方面，请找专业人士。 即使是像项目建议书、商业案例或执行摘要这样的商业文件，如果结构不佳或有错别字，也会受到影响。 如果您不想聘请专业的商业作家，请确保让项目团队中的某个人来复制、编辑和校对文档。 对它的关注越多，在最终版本中出错的可能性就越小。
虽然您想保持提案简短而甜蜜，但通过在附件中添加客户推荐来帮助增加底池。 没有什么比寻找您的产品或服务的客户群更能销售项目计划了。

使用看板计划项目提案

ProjectManager 允许您在我们的软件中计划提案。 您可以更新项目提案的任务，以表明事情的进展情况以及需要完成的工作。 这些列允许您按部分组织您的提案，创建各种工作分解结构 (WBS)。

跟随此视频有条不紊地完成提案的所有步骤，确保涵盖每个细节。 看完之后，继续阅读以回顾关键方面。

在构建项目提案时，记住您的目标受众至关重要。 您的听众包括那些对项目感到兴奋，并将完成视为他们组织的收获的人。 相反，您的听众中的其他人会将该项目视为一种痛苦，并且是他们不期待的事情。 为了让双方都满意，保持语言真实和简洁至关重要。

我们的看板可帮助您思考该语言，并在必要时与其他团队成员有效协作。 每张卡片都显示了完成的百分比，因此项目管理团队中的每个人都知道已完成的工作以及还有哪些工作要做。

从上面的看板可以看出，执行摘要的工作已经开始。 简介、目录和公司角色部分已完成，解释问题和推荐解决方案任务有一个良好的开端。

然后将 PDF 附加到卡片上，添加到任务中的每个人都会收到一封电子邮件，通知他们所做的更改。 在项目的整个生命周期中都可以使用相同的过程，以使团队保持更新、协作并产生一流的项目提案。

为您的项目提案制定 SMART 目标

在为您的项目提案制定目标和目的时，最好的心态是使用 SMART 系统：

• 具体- 确保您的目标和目标清晰、简洁且针对手头的任务。
• 可衡量的——确保你的目标和目标是可衡量的，这样就可以很明显地看到事情什么时候走上正轨并且进展顺利，反之，什么时候事情偏离正轨并且需要解决问题。 可衡量的目标使开发里程碑变得容易，您将使用它来跟踪项目的进度并确定完成和/或结束的合理日期。
• 可达到——每个项目都有一个“达到”目标，这一点很重要。 实现这一目标将意味着一个出色的项目，远远超出预期。 然而，重要的是该项目的核心目标是可以实现的，这样才能保持高昂的士气，并且可以利用剩余的时间和资源完成工作。
• 相关——确保您的所有目标都与项目直接相关，并针对您的工作范围。
• 基于时间——时间表和具体日期应该是所有目标的核心。 这有助于保持项目正常进行，并确保所有项目团队成员都能管理他们面前的工作。

制定项目建议书需要时间和仔细考虑。

但是，当您赢得下一个大项目时，所花费的时间是值得的！

项目建议书只是项目规划过程的第一步。 一旦你的项目获得批准，你就必须巩固计划，分配和管理资源，监控项目，最后提交你的可交付成果。 这个过程需要一个灵活、动态和强大的项目管理软件包。 ProjectManager 是一款基于云的项目管理软件，可帮助您的所有团队成员实时协作和管理此流程。 试用我们屡获殊荣的软件，免费试用 30 天。