如何为您的项目创建工作流程图（包括免费工具）

工作流程图让您可以在一个流程图中查看整个项目。 当然，您的所有任务以及它们如何从一个任务转移到另一个任务都在项目计划中进行了概述，但是拥有视觉效果是查看全局的快速简便的方法。

每个有助于定义项目并使其更易于管理的工具都是有价值的。

什么是工作流程图？

工作流程图是一种项目管理图表，它显示项目或业务流程中的每个任务，包括相关任务。 它们可以是手绘的，通常用于通过说明项目的工作流程来快速推销项目。 工作流程图在 1880 年代后期被引入制造业，以帮助改进生产过程。 然而，它们现在被用于各个行业，包括金融、政府和商业。

工作流程图就像一张地图。 它有一个起点和一条通往项目最终可交付成果的路径。 通过遵循工作流程图，您不会走不必要的弯路并更快地完成工作。 这就是为什么工作流程图通常用于流程改进、业务流程映射和业务流程分析的原因。

除非您有明确的项目计划、业务流程或至少有工作流分析，否则您无法创建工作流图。 这使您可以定义工作，以及标准化和识别流程中的关键决策点。

使用带有工作流管理软件的工作流图将简化您的业务流程。 ProjectManager 是一款基于云的工作管理软件，可让您创建自动化工作流程以消除繁忙的工作并提高团队的生产力。 此外，您可以在甘特图、看板、任务列表等上构建成熟的项目计划。 立即免费试用 ProjectManager。

工作流程图如何帮助项目管理？

流程图绘制流程图对项目管理很有帮助，因为它有助于团队在工作序列中的角色。 这可以在部门之间建立更好的沟通，并让团队牢牢掌握他们必须做什么。

工作流程图还可以帮助您在执行之前发现项目计划中的块。 因此，工作流程图可以识别可能使您的项目偏离轨道的区域。 这使您有时间在瓶颈对您的日程安排和/或预算产生负面影响之前与团队一起集思广益过程改进和过程建模解决方案。

流程图也可以帮助跨团队。 这是一个很棒的协作工具，每个人都可以使用它来了解您正在做的工作。 这些知识使沟通更加清晰。 此外，当新员工入职时，拥有像工作流程图这样的业务流程映射工具可以加快新员工适应项目所需的时间。

节点的形状也可以在定义工作流程图中发挥重要作用。 例如，椭圆表示过程的起点或终点。 矩形是指令或动作。 菱形标识了一个是或否的决定，它将引导工作流在两个单独的路径之一。 圆圈表示某物从一个部分移动到另一个部分。 箭头指示下一步的方向。

工作流程图的组成部分

工作流程图由六个部分组成：

• 参与者：这些人是处于图表中的任何过程中的人。 这也包括他们在这个过程中的作用。
• 活动：这是你的工作。 例如，活动可以是订购、计费、金融服务或制造。 每个任务都很详细。
• 顺序：这概述了活动之前和之后发生的情况，以及这些任务中的任何一项是否依赖于其他任务来启动或停止。
• 输入：这是执行活动所需的，例如材料或数据。
• 输出：这是该活动的最终结果，例如数据或文档或将传递给下一个活动的任何内容。
• 标准化：通常，步骤由节点表示。 这些节点由显示工作移动方向的线连接。 因此，如果您同时执行工作，则可以将多个节点堆叠在一起。

工作流程图的类型

您可以通过多种方式说明工作流程图：

• ANSI 流程图： ANSI 流程图使用美国国家标准协会的符号（因此是首字母缩写词）。 这是最常用的变体。
• UML 活动： UML 或统一建模语言以图形方式显示流程中步骤的顺序。 它也代表控制流。
• 业务建模表示法：业务流程建模表示法 (BPMN) 类似于 UML，但更可能由专注于业务流程和信息而不是输出的技术和业务人员使用。
• 泳道：泳道是一个图表，将组织的不同部分分开，以突出这些单元之间的交互。 它为用户提供了一个暴露潜在低效率的高级视图。
• SIPOC：供应商、输入、过程、输出、客户或 SIPOC 显示创建和接收数据的人员。 它还概述了所涉及的高级流程。

相关：项目的箭头图：节点上的活动和箭头上的活动

如何创建工作流程图

如上所述，工作流程图不仅仅神奇地出现在页面上。 你必须做这项工作，这涉及到分析。 按照以下六个步骤制作您自己的工作流程图：

1. 确定您正在跟踪的流程：确定您要跟踪的项目流程将有助于确定您使用的图表类型。 请记住谁将使用技术或非技术工作流程图，因为这也会通知所使用的图表。
2. 定义起点和终点：工作流程图需要一个启动点来启动流程和完成该流程的最终目标。 它不是说明一个连续的过程，而是像任何项目一样，有一个开始和结束。
3. 汇总您的信息：概述流程每个步骤中涉及的活动以及每个步骤的决策者。 您还想知道流程的时间表、任何偏差、可能的瓶颈以及改进流程的方法。 应通过与参与工作流的每个部门的团队交谈来收集这些信息。
4. 查找并消除低效率：定义您的任务以简化您的流程。 确定每项任务是必须具备的、有用的、值得拥有的还是不必要的。 确保这些区别与您的总体目标和整体工作流程管理相一致。
5. 创建工作流程：您可以在此处获取已编译的所有数据，并使其成为工作流程过程的可视化地图。 这可以手动完成，也可以使用图表工具完成。 最终的工作流程图应该易于理解、编辑和共享。
6. 审查和改进：工作流程图不是静态文档。 当出现瓶颈、某些流程耗时过长、成本上升等情况时，应不断对其进行审查和完善。总有一条通往更高效率的道路，您和您的团队应该对此持开放态度。

工作流程图示例

为了更好地说明如何创建工作流程图，请参见下图发布博客文章以增加网站流量的简单工作流程。 如下图所示，该项目从搜索正确的关键字开始。 这些是潜在客户正在使用的搜索词，并有望将您的博客文章置于查询的顶部。

一旦你决定了一个主题并选择了关键词，你就可以将它们分配给一个文案，他将初稿交付给他们的编辑，由编辑编辑草稿。 这表示为三角形，而不是像其他活动那样的矩形。 这是因为这是一个是或否的决定。

一旦获得批准，副本将移至艺术部门，并在作品发布时创建视觉资产以配合作品。 然后将副本和资产上传到内容管理系统 (CMS)，例如 WordPress。 现在，进行最终编辑，再次以是或否决定是否需要进行任何修订。

如果一切看起来都不错，那么博客就会发布。 然后在各种社交媒体平台上共享，以帮助吸引网站访问量。 这个过程就完成了。 当然后面还有其他的流程，比如流量分析，那是另外一个流程图了。

制作工作流程图的免费工具

手工绘制网络图有助于理解您的观点，但就将其用于项目而言，您需要一些清晰易读的东西。 除非您有绘图和良好的书法能力，否则使用图表工具可能会更好。 它们也更容易共享和编辑。 以下是一些免费的，可帮助您入门。

• Wondershare 的 eddraw：这个免费的图表解决方案可以制作工作流程图，还可以制作中间图和其他可视化工具。 非常适合协作。
• draw.io：这个免费的图表制作工具适用于 Google Drive、OneDrive、Dropbox、GitHub 等。 它制作流程图、流程图、网络图等等。
• SmartDraw：这个免费的绘图程序有许多模板可以帮助您入门，从流程图到平面图。 它还与 Google Workspace、Microsoft Office、Atlassian 的 Confluence 和 Jira 集成。

ProjectManager 如何帮助工作流程

了解您的流程并绘制流程图只是开始。 您必须实施该计划并在商定的预算范围内按时执行。 这需要对流程和资源管理工具的可见性，以保持您的团队满负荷工作。 ProjectManager 是一款基于云的软件，可提供实时数据以做出更有洞察力的决策来控制您的工作流程。

在看板上创建工作流

将工作流程图变成一种工具，让团队分配和经理对他们的工作透明，需要看板。 看板有助于可视化敏捷工作流程，允许团队管理他们的积压工作并协同工作以计划冲刺。 经理可以查看董事会并在阻碍团队之前发现瓶颈并重新分配资源以保持他们的工作。 即使经理正在处理其他多个项目视图之一，例如我们的交互式甘特图，所有数据也会在看板工作流程上同时更新。

管理和跟踪资源

工作流程图显示了团队前进的道路，但资源管理工具使他们保持高效工作。 要管理的一件事是您为每个团队成员分配了多少任务。 我们的彩色工作量图表可以让您快速轻松地查看谁分配过多以及谁的任务太少。 然后，您可以直接从工作负载图表重新分配资源并平衡团队的任务，以使他们保持最佳状态。

动态报告

利益相关者会希望看到您的工作流程图，但随着项目的进行，他们还需要有关其进度的数据。 可以过滤有关任务、时间、预算等的一键式报告，以仅显示他们想要的信息，并且可以轻松地将它们作为 PDF 附件共享，或者如果他们希望以这种方式获取状态更新，甚至可以打印出来。

不要仅将项目的成功寄托在工作流程图上。 您现在有了地图，您需要使用项目管理工具来帮助团队协作、自动化工作流程并帮助您监控、跟踪和报告绩效。 ProjectManager 是屡获殊荣的软件，可以组织工作以帮助您实现目标。 我们的工作管理工具旨在与混合团队合作，无论他们身在何处、喜欢工作方式或技能水平。 将您的工作流程图变成交互式项目管理工具。 立即免费试用 ProjectManager。