如何制定活动预算

举办一场活动，无论是虚拟的、面对面的还是混合的，都已经够难了。 必须制定活动预算会增加另一层压力。 但是，如果您遵循几个简单的步骤来创建活动预算，这就不一定是一场噩梦。

成功的活动应该是有趣和信息丰富的。 如果您正在为活动预算而苦苦挣扎，它可能会对整个活动产生负面影响。 如果您的活动预算有误，那就更糟了； 您可能无法向供应商或演讲者付款。 我们将帮助您避免这些陷阱。

什么是活动预算？

活动预算是与举办活动相关的估计成本。 它基于研究、专家指导和活动规划中的许多变量。 所有活动，无论大小，都需要预算来支付费用。

活动预算必须预测所有成本，例如场地租金、所需的任何设备（例如椅子、桌子等），以及确保发言人或参与者参加小组讨论。 当然，还有更多的成本，但它们取决于正在制作的事件的类型。

计划和预算活动是举办成功活动的第一步。 即使您在现在制定预算的活动之前已经举办了数十场活动，但总会存在差异。 事物的价格会发生变化，将可能影响预算的事件放在一起存在固有风险。

创建和管理预算是举办成功活动的最重要部分之一。 ProjectManager 是一款在线软件，可帮助您实时跟踪资源和成本。 在我们的甘特图上规划您的预算，包括您的所有资源和成本，并设置一个基线来获取该预算。 现在您可以实时比较计划成本和实际成本。 实时监控成本可帮助您控制预算。 立即免费开始使用 ProjectManager。

事件类型

有许多不同类型的事件。 从假日聚会到商务会议，从私密到大型，应有尽有。 所有事件都可以分为四个主要子集。 每个都有相似的预算要求，尽管它们之间也会有轻微到重大的差异。

私人的

私人活动可以是您为伴侣的生日或周年纪念日举办的活动。 但它也可以是公司活动或其他一些业务功能。 这些多样化的活动通常只接受邀请，这意味着只有受邀者才能参加。

公司的

公司活动是公司赞助的活动。 他们倾向于关注公司的员工或客户。 公司活动可用于培训员工或就品牌或产品对公众进行教育、庆祝公司里程碑、引领公司变革并提供交流机会或团队建设活动。

亲自

面对面活动是指参与者和活动工作人员都在同一个空间中。 直到最近，几乎所有事件都是这样发生的。 但即使在几年前，活动也可以通过电话进行，例如面向投资者和记者的公司财报电话会议。

在线的

在线事件也称为虚拟事件，是在互联网上发生的事件。 它可以直播或录制，但唯一想参加的是在线访问。 技术已经改进，与会者、活动制作者和供应商可以进行实时交互。 这种类型的活动之所以如此受欢迎，是因为它可以吸引更多的观众。 找到提供物理站点和虚拟平台的混合事件也变得很普遍。

如何制定活动预算

如前所述，每种类型的活动都需要预算。 它可以简单也可以复杂，具体取决于事件的类型和规模。 但是花时间预测准确的预算是确保活动顺利进行的一种方法。

下面我们分解创建活动预算的基本步骤。 这是一个广泛的观点，可以应用于任何类型的事件。 当然，根据您制作的活动类型，会有额外的步骤，但这给了您要点。

1. 制定活动计划

您需要做的第一件事是确定您的活动策略。 这意味着确定您正在制作哪种类型的活动以及您愿意支付的大概数字。 这将导致您制定项目范围的高级计划。 范围是活动目标、可交付成果、任务、成本和截止日期。 您将必须确定场地、演讲者、人员配备、品牌、食品、营销、设备等等。 执行此操作后，请确保您的利益相关者达成一致。

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2. 估算固定和可变成本

现在您有了计划，下一步就是预测成本。 这意味着了解固定成本和可变成本之间的差异，并对它们进行准确的估算。 固定成本也称为间接成本或间接成本； 那些不能改变的。 例如，租金、水电费和工资单都是固定成本。 可变成本是因活动而异的费用，包括人工成本、活动所需的材料和活动水电费。 后者也是固定成本，但水电费可能会受到您的活动的影响，这就是为什么它同时存在于这两个类别中的原因。 了解这些成本有助于您制定更准确的活动预算。

3. 创建活动预算

既然您已经了解了详细信息，就可以开始编制活动预算了。 您需要知道您将使用哪些供应商、活动地点和其他服务提供商来组装您的活动预算。 创建活动预算可帮助您跟踪这些成本并确保您保持盈利。 为此，您需要监控实际成本并将其与活动的计划成本进行比较。 如果您可以实时收集数据，您的活动就更有可能保持在预算之内。

您应该在活动预算中包含哪些费用？

我们已经谈到了要包含在您的活动预算中的一些费用。 以下是常见的列表，但并不详尽。 当您制定活动预算时，请尝试包括所有内容。 您可以支付的费用越多，您的活动预算就越准确。

事件营销

为了使活动取得成功，您的听众必须知道活动的内容、地点和时间。 这些以及更多内容都包含在您的营销成本中，可以是给您的员工发送电子邮件、创建网站或制作在线广告。 无论您是做传统广告还是数字广告，都必须定义这些成本。

人员成本

您需要为活动招募和雇用员工。 您可以与提供人员配备和其他相关服务（例如餐饮）的临时人事代理机构签订合同，而不是进行数十次工作面试。

场地

如果您的活动是现场或在线的，您仍然需要一个场地。 该地点取决于事件是物理的还是虚拟的。 例如，面对面的活动需要一个足够大的空间来容纳所有与会者、供应商以及分组讨论室或用于小组讨论和主旨演讲的舞台。 在线活动需要一个物理场所来记录和广播，这意味着照明、摄像头、麦克风等。

食品与饮料

大多数活动都有某种类型的茶点。 场地可能会提供此服务，甚至可能会提供临时人事代理机构或餐饮服务商。 如果没有，您将必须弄清楚您想要什么以及与购买、储存和运送食物和饮料相关的成本。

设备

设备通常是租用场地价格的一部分，但情况并非总是如此。 如果场地不提供设备或只提供您需要的部分设备，您将不得不寻找其他地方租用扬声器、发电机、直播工具等。

旅游住宿

根据活动地点的不同，将需要交通和住宿。 这可能意味着从加长豪华轿车到出租车的任何东西。 这是一个广泛的成本。 如果人们来自外地，您是将他们空运进来还是只是将他们安置起来？ 需要确定所有变量，以便您可以正确地添加成本。

ProjectManager 帮助进行活动预算

有很多事情需要跟踪，这就是开发项目管理软件的原因。 ProjectManager 是一款在线软件，可帮助您实时规划和跟踪活动预算。 在甘特图上进行计划可帮助您组织任务并链接依赖项以避免代价高昂的延误。 您还可以实时监控差异以帮助您控制预算。 但这只是我们如何帮助制定活动预算的开始。

使用在线时间表跟踪时间和成本

因为我们的软件是在线的，所以您可以获得实时数据更新以帮助您跟踪时间和成本。 这可以让您的活动如期举行，并有助于避免超支。 跟踪时间和成本的一种工具是我们的安全时间表。 你可以看到每个人在他们的任务上工作了多长时间，以及与此相关的成本是多少，因为工资率也在工具中。 我们不仅可以简化工资单，还可以帮助您保持活动正常进行。

使用项目日历安排活动

制作一个事件需要协调很多不同的人。 我们的软件为您提供了促进该过程的工具，同时让每个人都可以使用他们熟悉的工具。 计划甘特图，但您的餐饮服务商可以在列表视图中查看他们的任务。 项目日历从甘特图中获取计划并自动将其转换为日历格式以查看日程安排和截止日期。

当您与公司外部的供应商和承包商打交道时，您需要让每个人都保持联系。 我们的实时协作平台允许每个人共享文件、对任务发表评论并标记其他人以保持他们的循环。我们的无限文件存储意味着您还可以在任何人需要时拥有一个集中的中心来存放您的所有文档和计划。

ProjectManager 是屡获殊荣的项目管理软件，可帮助您计划、安排和跟踪事件。 我们灵活的软件能够根据您的工作方式进行调整，为您提供管理任务、风险、资源等所需的功能。 立即免费开始使用 ProjectManager。