如何为项目和业务创建进度报告

利益相关者关心项目的进展，因为他们对项目的成功有既得利益。 他们希望与您保持一致的沟通，并定期获得有关项目进展情况的报告。

项目经理让利益相关者保持最新的方式是通过报告，特别是进度报告。 项目进度报告听起来很简单——它是关于项目进度的报告。 但它的结构如何决定进度报告的成败。

什么是进度报告？

进度报告向利益相关者传达项目在一段时间内发生的情况。 它显示项目是否按计划进行，如果不按计划进行，则报告用于开始讨论如何调整预算和项目资源以使其重回正轨。

因此，您可以说进度报告的目的是说服利益相关者，该项目是健全的并且按预期向前推进。 它通过显示正在进行的工作来做到这一点，这使利益相关者有机会提出任何变更请求。

然后可以管理和制定这些建议，以防止对项目范围产生任何负面影响。 项目经理还可以使用进度报告作为解决他们遇到的问题的一种手段，并以此为利益相关者设定更现实的期望。

进度报告与状态报告

鉴于进度报告和状态报告都是沟通工具并为利益相关者提供有关项目的重要信息，它们之间有什么区别？ 进度报告和状态报告都总结了项目的进度、成本、问题和任何其他对利益相关者有帮助的信息。

但是，有一个关键区别。 进度报告是项目在特定时间段内的图片，而状态报告仅捕获项目启动的时刻。 进度报告提供了更多的数据，而状态报告显示了某个时刻的数据，没有更大的上下文。

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项目进度报告中应包含哪些内容？

进度报告可以是一页或几页，具体取决于您希望传达的详细信息的深度。 它们可以作为备忘录、信件形式或提交给利益相关者时作为正式报告提供。

无论您选择哪种方式，利益相关者都希望了解项目的位置和进展情况。 因此，您应该包括一份任务、里程碑和取得的任何进展的列表。 这导致了项目的更大目标以及在其目标方面已经完成的工作。

这通常由主题构成。 也就是说，通常先有一个总结，从范围、任务等方面概述项目的进展情况。这还应该包括以下项目：

• 项目开始日期、计划完成时间和项目涵盖的时间段
• 团队成员和其他项目成员的列表，以及编写报告的人员
• 利益相关者名单，他们是报告的接收者
• 报告内容概述

接下来，您将关注项目的状态。 在这里，您将看到已完成的工作、仍在进行中的工作以及尚待完成的工作。 它应该被分解成任务，并且可以包括以下内容：

• 与项目相关的里程碑和可交付成果列表
• 剩余工作的时间表以及何时完成
• 已经出现并可能影响项目的任何问题或问题

还应该提及预算，在报告期间花费了多少，以及总体预算中还剩下多少。 注意任何意外支出和其他异常情况。

您如何创建进度报告？

如果您正在运行一个项目，则必须在其生命周期内定期生成进度报告。 为了节省时间，最好使用进度报告模板。 ProjectManager 在我们的网站上有几十个免费的项目管理相关模板，包括一个免费的进度报告模板。

从识别信息开始

无论您是使用我们的模板还是从头开始创建模板，您的进度报告都应该从项目的主要信息开始。 从那里，它进入项目的摘要。 我们的模板将这些高级主题分为五个：状态、范围、进度、成本和风险。

总结数据

您可以在摘要中将上一个进度报告的状态与当前的进行比较。 这清楚地表明该项目正在按计划进行。 除此之外，还有总结空间来更详细地探讨该主题。

深入了解细节

一旦你确定了项目并总结了它的整体状态，你就可以更详细地了解每个主题。 例如，列出任务及其进度，调查可能出现的任何问题并查看您的预算分配。

列出你的成就

在我们的免费进度报告模板上，我们以一个成就框结束，以捕获上面未收集的任何内容。 最后，还有一个预期成就框，这是为下一份进度报告设定期望的一种方式。

制作进度报告时的最佳实践

在编写进度报告时，确保其有效的一种方法是在编写报告时考虑利益相关者的观点。 如果有任何事情阻碍了这一进展，你想传达在所涵盖的时间段内发生的事情以及接下来会发生什么。

不要通用

利益相关者需要细节。 他们不希望您详细说明您是如何完成某事的，但他们想知道完成了什么。 他们想要的是指标，而不是叙述。 你的答案应该是有意义的，并避免不必要的细节。

了解频率

也就是说，如果您正在处理一个非常长的项目，利益相关者可能希望每周甚至每天向他们提供进度报告。 首先找出这一点，并在利益相关者期望它们时提交您的进度报告。

分开来

将进度报告分成几个部分是个好主意。 这使报告更具可读性。 有一个章节标题可以告知读者可以期待什么，并帮助引导他们阅读文档。

写得好

使用简洁明了的语言； 避免使用会使读者感到困惑的行话。 您希望他们立即知道您在说什么，而不必费力（或更糟，误解）您要传达的内容。

使用软件

拥有项目管理软件可以促进报告过程。 根据您使用的工具，您可以获得实时数据并轻松交付给您的利益相关者。 这样可以节省时间并提供更好的数据。

ProjectManager 如何让您创建进度报告

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利益相关者希望看到全局，而我们的一键式报告工具可以让他们轻松获得他们想要查看的数据。 我们的报告功能可让您即时报告任务、时间、成本、时间表、项目差异等。 另外，与利益相关者分享它很容易！

要获得即时状态报告，请使用我们的仪表板功能。 实时仪表板不断从您的团队收集数据并自动计算数据以显示在易于阅读的项目指标中，这些指标显示任务完成的百分比、剩余时间、团队工作量等。

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