如何格式化电子邮件：最佳实践和示例

无论您是向组织中的某个人、招聘经理、营销机构发送电子邮件，还是作为冷电子邮件活动的一部分，格式都很重要。 不仅要表现得像专业人士一样重要，而且电子邮件还需要易于阅读并以清晰、简洁的方式传达要点。 如果您曾经问​​过自己：“如何格式化电子邮件？” 我们已经为您服务了。

如何格式化专业的电子邮件

您应该像典型的商务信函一样格式化任何专业电子邮件——在每个段落之间留出空格，并注意任何拼写错误和语法错误。 在我们深入了解邮件的各个方面之前，这里有一些关于如何格式化电子邮件的快速提示：

• 越长越好——保持简短和重点。
• 避免使用过于复杂的语言和冗长的句子。
• 确保收件人可以轻松浏览文本以获取消息的要点。
• 在点击发送之前始终进行校对。
• 如果您容易打错字，打印出电子邮件的物理副本比在屏幕上查看更容易发现错误。

那么，电子邮件的正确格式是什么？ 这一切都从主题行开始。

主题行

确保在您发送的每封电子邮件中都包含一个主题行。 如果您忽略它，那么有人打开您的电子邮件的机会几乎为零。 主题行是总结电子邮件原因的理想场所。 保持简短、简单和信息丰富。

以下是专业电子邮件主题行的一些示例：

• 申请[职位] – [您的姓名]
• 关于[日期]的会议
• 谢谢 - [职位] 面试 - [你的名字]
• 被[姓名]推荐讨论[主题]

打招呼

撰写专业电子邮件时，您可以做的最糟糕的事情之一就是没有将其发送给特定的人。 想想看——如果你打开一封电子邮件，它以“亲爱的销售团队”或“亲爱的营销机构”开头，你会费心阅读其余的吗？ 可能不是。 如果您没有此人的姓名，您可以通过查看公司的 LinkedIn 页面或致电公司的前台来找到它。

此外，在使用专业电子邮件向某人讲话时，请避免使用“嘿”、“你好”和“嗨”。 坚持使用更正式的“亲爱的”总是一个安全的选择。

身体

大多数情况下，您只需要在专业电子邮件中使用三个简短的段落。 有时，您可能需要更多信息来传达整个信息，但越短越好。 您应该包括的三个段落是：

1. 简介：简要描述你是谁。
2. 你写作的原因：保持重点。 如果您需要添加额外的细节并创建更多段落，请将它们分成几个句子，以提高可读性。
3. 谢谢：感谢收件人的时间并鼓励他们做出回应。

闭幕式和签名

有许多适当的方法可以关闭正式电子邮件。 最重要的是避免过于随意。 关闭专业电子邮件的一些好方法包括：

• 真挚地
• 尊敬
• 最好的
• 谢谢
• 带着赞赏

小心使用随意的短语，例如：

• 爱
• 之后
• 总是
• 干杯
• 再见

结束后，您应该包括您的电子邮件签名。 它至少应包含您的姓名和电子邮件地址。 如果合适，您还应该提供您的电话号码，以便收件人可以直接与您联系。 最重要的是，您可以包含指向您的 LinkedIn 个人资料的链接，以便轻松访问有关您或您公司的信息。

专业电子邮件：正确电子邮件格式的模板

这是发送专业信息的最佳、最简单的电子邮件格式：

主题行：简短、简单、中肯。 用几句话概括您的电子邮件。

问候语： “亲爱的 [First & Last Name]”或“Dear [Mr./Mrs. 姓]”

第一段：清晰直接。 在本段中，您应该介绍自己并说明发送电子邮件的原因。 无论您是在申请工作、询问有关会议的问题，还是提供产品或服务，请在前几句话中提及。

第二段：这部分应该更详细地说明您的信息的原因。 如果您正在申请工作，请说明您可以为公司带来哪些好处。 当你有问题时，问他们——不要胡说八道。 如果你在卖东西，直接描述你的产品或服务如何解决收件人的问题。

第三段：通过感谢收件人的时间和考虑来结束您的专业电子邮件。 保持礼貌和尊重，但不要表现得像他们是你最好的朋友，或者像你通过联系在帮他们一个大忙一样。

结束语： “真诚/尊重/最好/等等。 [您的名字和姓氏]”

签名： [您的名字和姓氏]/[您的电子邮件地址]/[您的电话号码]（可选）/[您的 LinkedIn 个人资料 URL]（可选）

格式化专业的冷电子邮件：最佳实践和示例

格式化和编写专业的冷电子邮件遵循许多与典型商务信函相同的准则，但有一些细微差别。

让我们看一下冷电子邮件的两种最常见格式以及要遵循的最佳实践：

AIDA 冷电子邮件格式

AIDA（注意力、兴趣、欲望和行动）是冷电子邮件最强大的格式之一。 这是它的样子：

问候语： “Hi [First Name]”（更随意的问候语在冷电子邮件中很常见，但“Dear”几乎总是用于正式场合，例如典型的商务电子邮件。）

第一段：与其在典型的商务电子邮件中介绍自己，不如从识别公司或个人可能面临的产品或服务解决的问题开始。

第二段：简要介绍您的产品并说明它如何解决他们的问题以及它可以为他们/他们的业务带来哪些具体好处。

第三段：这里包含一个简短的、具体的号召性用语。 例如，“想了解 [产品] 如何提高您的 [投资回报率/潜在客户/销售/等]？ 让我知道安排个性化演示的好时机。”

BAB 冷电子邮件格式

BAB（before,after,bridge）是另一种强大的格式，它利用动机的力量来触发响应。 这是它的样子：

问候语： “嗨 [名字]”

第一段：从一个有趣的问题开始。 例如，“如果您的公司增加 200% 的潜在客户，您会做什么？” 跟进来自您的一个（或多个）客户的统计数据，这些数据显示您的产品为他们带来了好处。

第二段：向他们展示你上面提到的客户在规模和行业上与你要联系的公司相似。

第三段：自信地说你可以帮助他们达到同样的效果。 包括号召性用语以安排电话或演示。

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不要忘记跟进！

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