如何为您的企业聘请虚拟助理

当您开始开展业务时，您正在做所有事情：履行订单、响应客户、管理您的社交媒体等等。

但是，尽管我们出于多种原因追求创业，但我们生活中的时间更少并不是其中之一。

这就是为什么许多电子商务企业家雇用的第一个“员工”是虚拟助手：可以承担对经营业务很重要的日常任务和流程，但不一定专注于发展业务。

虚拟助理就像在不雇用实际员工的情况下多出一双手。 如果您遇到压力和其他成功带来的“好问题”，那么您可能是时候考虑雇用自己的虚拟助手并在一天中恢复一些时间了。

什么是虚拟助手 (VA)？

虚拟助理 (VA) 是您签订合同以移交工作量的任何形式的远程帮助。 他们可以在世界任何地方开展业务，拥有多个客户，并且可以被雇用来承担您的各种日常任务。

对于许多企业家来说，虚拟助理是一种常见的“第一次雇佣”，尤其是在没有全职员工预算或没有时间继续自己做所有事情的在线企业中。

VA 与自由职业者或传统员工之间的区别在于，VA 是足智多谋的通才（有时在营销传播或设计等领域胜任），他们执行任务或例行程序，而不是拥有您业务的全部功能。

虽然他们不是永久雇员，但他们提供了一种经济实惠的方式来获得持续的帮助来经营您的业务，而无需雇用全职人员的任何额外费用（加上他们作为承包商的服务通常可以免税）。

虚拟助手不会构建您的整个网站，但它们可能会帮助您管理商店的某些部分。 他们可能不会编写和管理您的所有内容，但他们可能会帮助您进行研究。 他们不应承担您业务的全部功能，而应拥有特定流程或整台机器的一部分。

对于企业家来说，放弃控制权可能很困难，因此参加 VA 是练习小规模管理、委派和招聘等软技能的完美方式——所有这些对于成为一名优秀的领导者来说都是必不可少的。

您可以将什么外包给虚拟助手？

虽然虚拟助理通常会执行大量管理任务，但您也可以雇用他们来执行从销售到社交媒体管理的各种角色（如果您给他们明确的指导和指示）。

如果这是一个重复的例行程序，您可能可以将其交给 VA。 如果你能在纸上写下一个乏味的过程，你可能可以教你的 VA 如何为你做这件事。

只要任务或流程是一个相当聪明和足智多谋的人在给出明确指示时可以完成的事情，你可能会得到一个虚拟助手来承担它们。

以下是您可以聘请虚拟助手为您做的一些事情：

• 客户服务：回复客户的电子邮件和电话。
• 社交媒体管理：策划内容、回复评论和其他社区管理任务。
• 研究：寻找博主/有影响力的人的列表，以接触或整理您可以在一段内容中使用的统计数据或示例。
• 商店管理：订单履行、库存管理、为您开展销售（您可以找到具有 Shopify 经验的 VA）。
• 数据输入：记账或将来自不同来源的数据输入电子表格。
• 冷电话：打冷电话（通常提供脚本和对常见问题的预设答复），并安排您和潜在客户之间的会议。
• 个人差事：为母亲节买花并送到你妈妈身边。

从上面的用例中，您已经可以看到如果您将 VA 融入您的一天，它可以为您节省多少时间。

什么时候应该聘请虚拟助手？

通常，在将任何东西交给虚拟助手之前，您需要先弄脏自己的手。 通过这种方式，您将知道如何教他们这个过程，您需要设置哪些指导方针，以及好的工作是什么样的。

也就是说，即使对于相对年轻的企业，以下是雇用 VA 的理想条件：

• 您非常熟悉您业务中的流程，并且觉得您可以轻松地将其传授给其他人。
• 你会发现自己在想，“如果我有时间，我可以做更大、更重要的事情”。
• 你有收入或可支配收入来买回你的时间。
• 有一个任务让你觉得很累，比如客户服务，这对你这样的人来说不是自然而然的（比如你是一个内向的人，在回复了几封电子邮件后会感到筋疲力尽）。
• 您可能不需要全职帮助，但每天只需几个小时。
• 您已经探索了 IFTTT、Zapier、Kit（Shopify 的免费营销聊天机器人）和 App Store 以寻找简化流程的方法，并发现如果其他人拥有它会更容易。
• 您对自己的业务所取得的新成功感到不知所措，或者您朝九晚五地工作并在一边建立自己的业务。

作为电子商务店主，当您开始以稳定的速度进行销售时，客户服务可能是您首先要外包的事情。 对于许多人来说，与客户打交道是压力最大、最耗时的挑战之一。 而且你卖的越多，它消耗的时间就越多。

想想继续定期执行任务的机会成本。 你的时间值多少钱？ 如果您每天花一个小时回答客户的问题，那么您可以用这些时间、精力和注意力来做什么？

您可以放下这些任务，利用新获得的时间来追求更大的利润和其他追求——以可承受的价格。

虚拟助手需要多少钱？

虚拟助手的价格各不相同，通常，美国虚拟助手的成本高于海外虚拟助手。 许多按小时收费。 一些按任务或项目收费。 有些人会在一段时间内接受统一费率。

在大多数情况下，每小时通常是最好的路线，特别是对于日常任务，您可以监控您的发票以确保每小时有一致的输出。

如果您勤奋并且愿意放眼国际，则有可能以每小时 3 到 10 美元的价格获得出色的虚拟助理，以担任客户服务之类的角色。 这还取决于您想外包给他们的工作。 请记住，您通常会得到您所支付的费用，并且应该始终适当地审查任何潜在的员工。

如果您是一位忙碌的企业家，愿意支付更高的费用，您还可以聘请一位远程“执行助理”，他可以作为您的得力助手，代表您完成各种业务和个人任务。

你用来雇佣虚拟助手的平台也会影响你管理这种关系所花费的时间，这也应该与价格一起考虑。

如何聘请您的第一个虚拟助手

并非所有的 VA 都是相同的。 与任何其他员工一样，您需要仔细审查他们，首先要在职位描述中列出您的需求和条件。

但在你写之前，确保你记录了你想要移交的过程。

1. 在外包之前记录您的流程

与 VA 合作并不像通过电话解释你想要什么并希望他们做对那么简单。 如果您首先记录整个过程并为他们制定指导方针，您可以确保更少的错误，并按照您想要的方式完成工作。

如果它涉及基本的例行程序，例如管理商店的各个方面，您可以使用 Quick Time 或任何屏幕录制应用程序自己录制屏幕和每次点击。

这段录音不仅让其他人更容易加入这个过程，它还让你有意识地完成你最终必须与你的虚拟助手交流的每一个小步骤。

对于客户服务、社交媒体管理以及您的 VA 将直接与客户、合作伙伴或供应商打交道的其他任务，请查看您过去的回复并为每个常见场景创建脚本或“预设回复”，例如当客户询问时他们的订单状态或想要退款。

有效授权的关键之一是预测常见障碍并就最佳行动方案提供建议。 把这些写成条件规则：“如果 X 发生，那么做 Y”。

还要考虑你在整个过程中使用的工具和平台，因为找到一个有使用某些应用程序（例如 Zendesk、Hootsuite、Facebook）经验的 VA 比从头开始教别人容易得多。

请记住：您进行任何形式的外包的目标是为自己创造更少的工作，而不是更多。

2.撰写职位描述以吸引合适的虚拟助手

为了找到合适的 VA，您需要编写一份工作描述，以吸引具有您所需技能和素质的人。 这将是您寻找合适人选的第一个过滤器。

请务必包括：

• 您的业​​务规模（例如您通常每天获得多少销售/支持票）。
• 他们将使用的应用程序/工具。
• 过去的经验将使他们成功。
• 语言要求（例如“优秀的英语口语/书面英语”，如果他们将与美国的客户交流）。
• 他们将为您执行的任务的具体列表。
• 潜在员工可能正在搜索的关键字，例如“社交媒体管理”。

随意调整下面的示例职位描述，以适应您的客户服务 VA。

样本 VA 职位描述

我们经营着 6 位数的代销业务，每周都会通过 Zendesk 和 Facebook 收到数十个支持请求。

我们需要具有出色客户服务经验的人员来帮助回复 Zendesk 上的工单和 Facebook 上的消息。 我们将为收到的最常见问题提供答案。 有时，候选人可能需要登录我们的 Shopify 商店并查找订单、更改订单或提供退款。

理想情况下，该候选人具有电子商务、直销业务和 Shopify 方面的经验。 Oberlo 的经验是一种资产。

职责包括：

• 在 Facebook 上查看消息，回答问题
• 在 ZenDesk 中响应和解决支持工单
• 解决客户问题，例如订单变更
• 解决客户查询，例如订单状态、货物多久到达等
• 需要时在 Shopify / Oberlo 中查找订单
• 审核 Facebook 帖子的评论、隐藏投诉、删除诽谤

成功需要具备的素质：

• 优秀的英语理解和写作能力
• 礼貌和富有同情心的客户服务
• 解决问题的能力
• Zendesk 体验
• 脸书体验
• Shopify 体验
• Oberlo 经验是一个加分项
• 有直销业务经验者优先
• 对瑜伽的兴趣是一种资产（我们服务的行业）

其他技能：客户服务、客户支持、Shopify、社交媒体管理、Zendesk

3.雇用你的虚拟助手

虽然您可以在传统的工作板、论坛或社交网络上发布您的虚拟助理角色，但考虑到缺乏质量控制或使用专门为此目的构建的平台所获得的优势，这通常是不值得的。

如果这是您第一次雇用虚拟助手，尤其是为您的 Shopify 商店，我们建议您使用 Upwork 来寻找负担得起的、经验丰富的帮助。

Upwork 还为您提供了简化虚拟助手管理所需的工具，包括：

• 一个确保整个市场质量的审查系统。
• 一种时间跟踪功能，可以定期截取您的 VA 屏幕截图，以让他们负责。
• 用于共享文件和反馈的聊天功能。
• 轻松开票和全球支付。
• 他们的服务条款中包含保密协议
• 通过托管服务付款，因此您只需为完成的工作付费。

发布职位描述后，您可以联系潜在客户或邀请虚拟助手申请您的职位发布，然后等到您开始收到一些回复。 确保您通过 Skype 或 Google Hangouts 采访任何潜在的员工，以确保他们在您雇用他们之前非常合适，寻找过去客户的推荐信和其他可以证明他们过去作为虚拟助手的表现的迹象。

管理您的虚拟助手

一旦你雇佣了你的虚拟助手并使用你创建的文档让他们快速上手，并建立了首选的沟通渠道（Skype、Hangouts、Slack 或电子邮件），你需要确保你只提供有限的访问权限您的商店、社交帐户或他们将用来执行工作的任何其他内容。

信任是你和你的虚拟助手之间关系的重要组成部分，你应该让他们通过他们的表现来赢得信任。 因此，请避免向他们提供您帐户的登录凭据，并尽可能选择受限用户权限。

4. 保护您的信息和帐户

在您的 Shopify 商店中，您可以根据他们需要执行的任务将您的虚拟助理添加为具有特定权限的员工帐户。

您可能使用的大多数工具都为其他用户提供了某种形式的有限访问权限。

在 Facebook 的页面管理器中，您可以为他们分配特定的角色，以便他们可以策划和发布内容。 在 Zendesk 或您使用的任何客户服务软件中，您可以将他们添加为能够响应支持请求的新用户。 使用 Paypal 企业帐户，您可以授予他们特定的用户权限，这样他们就可以在不向他们提供您的信用卡信息的情况下进行付款。 在 Gmail 中，您可以设置电子邮件委托，以便他们可以代表您查看和回复电子邮件。

如果您通过 Oberlo 和 AliExpress 代发货，您可以让他们访问您的 AliExpress 帐户，并保存并准备好付款选项，监控您的交易历史记录以了解您需要解决的任何行为。

由于虚拟助理与多个客户合作，有时与同一领域的竞争对手合作，让他们签署保密协议是明智之举。 毕竟，你不希望他们泄露你的秘密。 某些平台（例如 Upwork）的服务条款中涵盖了这一点，但请务必在向您的 VA 提交任何可能对您或竞争对手使用的信息之前仔细检查。

5. 建立一个让他们负责的系统

很难衡量你的 VA 应该工作的速度，或者他们每小时应该完成多少工作。 这就是为什么强制执行时间跟踪很重要的原因。

虽然有像 Toggl 这样的免费工具，而且一些 VA 有软件可以帮助他们跟踪自己的时间，但 Upwork 有一个强大的时间跟踪功能，它还可以定期截取你的 VA 屏幕的屏幕截图。

虽然您理想情况下希望您的 VA 在没有太多监督的情况下独立运作，但请不时与他们联系，看看是否有方法可以简化流程或改进他们的工作。

您甚至可能会发现您的虚拟助理找到了比您规定的方式更好的方式来完成任务，或者他们已经非常熟悉您的业务，以至于他们开始像全职员工一样提供新的建议。

一旦您的 VA 对他们的任务感到满意，您甚至可以考虑扩大他们的角色并外包更多流程，或者雇用额外的 VA 来管理您业务的另一个方面。

其他聘请虚拟助理的地方

虽然Upwork是雇用可以承担您电子商务业务各个方面的 VA 的绝佳选择，但您可以通过许多其他方式来雇用具有自身优点和缺点的 VA。

对于您只是偶尔需要的负担得起的按需虚拟助手，您可以使用Fancy Hands访问可以完成一次性任务的 VA 池。 最好外包个人差事（为您安排会议或协商电话费）或项目的一部分，而不是整个过程，因为您不会每次都获得相同的 VA。

Zirtual是另一种流行的选择，适用于美国专门的虚拟行政助理，在经营企业的一个或多个方面经验丰富且技术娴熟。 它们会花费更多（起价为每月 398 美元），但可以在每个月为您处理各种业务和个人任务。

您还可以在所有这些平台之外聘请代理机构和独立的 VA，但您可能需要处理很多细节，例如找到一个好的时间跟踪工具和自己执行保密。

学会放手

有趣的是，创业的目标不仅仅是拥有一家企业，而是尽可能多地放弃它，把部分交给有能力的人，这样你的企业就可以在没有你全神贯注的情况下维持生计。

对于许多喜欢控制权的企业家来说，外包可能是一种不自然的做法。 但这是实现难以捉摸的工作/生活平衡的关键考虑因素，当你自己做所有事情时，这种平衡会更加困难。

聘请虚拟助手可以让您专注于最重要的事情——发展业务、与家人共度时光，或者只是给自己一些喘息的时间。

特别感谢 Corey Ferreira 分享了他聘请虚拟助手来帮助经营他的 6 位数电子商务商店的技巧和流程。