如何跟踪客户信息（不增加压力）

这些听起来很熟悉吗？

• 感觉就像你总是离最后期限只有几英寸远
• 回复客户电子邮件并记住跟进客户有时会从裂缝中溜走
• 客户信息太多了——Excel？ 谷歌表格？ 实际纸张？！ - 找到你需要的东西需要很长时间
• 聘请虚拟助理来组织事物是您负担不起的奢侈品
• 很难跟踪您使用的每个沟通渠道（电子邮件、电话和大量面对面的会议）

如果您回答“所有这些”，那么您并不孤单。 它们都归结为一个整体挑战——组织起来。

根据研究公司 IDC 的数据，效率低下使公司每年损失其收入的 20% 到 30%。 许多这些低效率可能来自于您的客户信息的混乱。

当您解决跟踪客户信息的挑战时，您可以：

• 避免过于频繁地联系客户（但仍按计划跟进）
• 将客户信息的错误余量最小化在一个地方
• 快速识别优秀客户（您喜欢与之合作的客户）和不良客户（您应该避免与之合作的客户）
• 保持头脑清醒

你需要组织。 但是您如何组织客户信息？ 答案在于问题。 考虑需要解决的痛点，以发现跟踪客户信息所需的修复。

1. 如何跟踪客户信息
2. 如何从客户那里获得您需要的信息
3. 知道何时以及如何跟进
4. 如何向客户开具发票（并让他们向您付款）

这篇文章将讨论如何通过解决最常见的挑战来跟踪客户的信息。

1.如何跟踪客户信息

您有 X 个客户。 他们每个人都有基本信息，例如……

• 姓名
• 电子邮件
• 电话号码
• 地址
• 标题

Annndd 然后还有其他一切。 他们的所有财务信息，或者他们迄今为止与您的业务的进展情况如何？

保持井井有条的最大挑战是将所有客户信息存储在一个地方。 谁有时间在脑海中或在纸上跟踪不断增长的客户群？ 纸质记录只是另一个丢失更多客户信息的地方。

而这个挑战是通过......解决的。 *击鼓*

客户关系管理！

它是什么？

客户关系管理工具（CRM 工具）跟踪您的所有潜在客户（新的、热的、热的和冷的）以及当前客户。 这是跟踪联系人的最佳方式。

创建个人联系人后，可定制的 CRM 允许您创建显示客户进度的管道：

• 第一次接触
• 后续行动
• 演示调度
• 结束销售和持续进展

需要证明吗？ 看看这个。

您正在查看的内容：多个客户交易、您与他们的沟通以及他们在您的业务中的进展……所有这些都在一个仪表板视图中。

此管道显示以下类型的漏斗阶段（以及其中的内容），在您与他们交互时保持客户信息井井有条：

*注意 - 阶段可以命名为最符合您的销售策略的任何内容。

1. 最初的联系——是电话还是电子邮件（接下来应该是什么）？
2. 提案- 发送您对什么最适合他们的业务的第一个想法
3. 跟进- 在初次联系后保持定期联系以回答问题并提供更多想法
4. 财务信息- 交易价值和说明他们必须成为客户的预算
5. 笔记- 跟踪您所有的通信历史以供将来参考（如果您有多个团队成员帮助您，这将特别有用。说到……）
6. 协作– 让团队中的其他人可以查看潜在客户的进度

这种跟踪客户的流程可以帮助您防止他们“从裂缝中溜走”。

ActiveCampaign CRM 的实际 5 星评价。

现在你只需要做几件事：

• 确定您的客户群是否值得为其购买 CRM
• 对不同的 CRM 选项进行研究
• 如何在您的企业中启动并运行 CRM

小企业主可能还想看看迎合小企业模式的 CRM 提供商（如 ActiveCampaign）。 某些 CRM 提供的功能可能比您在业务中使用的更多。 因此，在选择 CRM 时，您应该同时考虑预算和预期需求。

从以下资源中获取有关为您的企业选择正确 CRM 的更深入信息：

• 您如何知道您已准备好使用 CRM？
• 3 种类型的 CRM 软件：哪种适合您的业务？
• 如何接近 CRM 实施流程：成功推出 CRM 的 5 个步骤

2. 如何从客户那里得到你需要的信息

如果您需要先从客户那里获取信息，然后才能开始为他们工作，该怎么办？

您的客户拥有入门所需的信息。 但有时会遇到以下障碍：

1. 让人们完全回复你
2. 让人们相信你的信息

信任对客户来说是巨大的。 无论他们是当前客户还是新的潜在客户，人们总是需要保证他们可以信任企业，相信他们的信息。

根据 Label Insight 进行的一项调查，在 2,000 名接受调查的消费者中，有 94% 的人表示，他们会更忠诚于对他们完全透明的公司。

从客户那里获得所需信息的最佳方式是对您如何关心他们的个人信息保持透明。 你怎么做到这一点？ 几种方法：

• 准确地写下你将如何处理他们的信息（不要留下任何假设）
• 使用自定义交易字段、电话和入职电子邮件等工具来传达信任并获取有用信息

数字不会说谎，客户也不会。

什么是自定义交易字段？

自定义交易字段是可自定义的类别字段，可帮助您将与交易相关的所有信息保存在一个位置，以便轻松访问。 这使您和其他销售团队成员能够轻松查看所有交易（AKA 客户）信息、做出决策并采取行动。

您可以使用它们来收集帮助您跟进的客户信息，例如：

• 交易的地理位置
• 销售支持信息，例如客户现在使用什么来解决他们的问题
• 收入预测数据，例如预测的结束日期，或随着时间的推移交易的预期收入
• 他们有哪些问题没有得到解决
• 他们有哪些问题正在解决，但可以更有效地解决
• 他们对当前的服务提供商做了什么和不喜欢什么（这可以让您了解他们没有想到的提供的东西）
• 他们最初是如何找到你的

ActiveCampaign 中的此联系人视图显示所有详细信息，例如地理位置、他们来自哪里以及预计的结束日期。

如果您需要来自客户的背景信息，但他们对发送它感到厌烦怎么办？ 如果他们需要填写您发送的合同或表格怎么办？

Sara Stein 是 ActiveCampaign 的客户，也是簿记业务 Miss Efficiency 的所有者，她使用她的自动入职电子邮件序列从客户那里获取业务和税务信息

Sara Stein，Miss Efficiency 的老板。

Sara 与小企业及其会计师合作。 如果没有正确的税务文件和商业信息，莎拉的工作会变得非常困难。

您可以阅读她的完整客户故事，但以下是关于她的入职电子邮件序列如何帮助她跟踪客户的要点。

她完整的入职电子邮件序列 - 包括从第一封欢迎电子邮件一直到实体邮件和后续反馈请求电子邮件的所有内容 - 完成了两件主要事情：

• 告诉客户他们需要从她那里知道什么
• 询问客户她需要什么（包括清单，以确保没有遗漏任何东西）

Sara Stein 的完整自动化入职电子邮件序列。

让客户尽可能轻松地为您提供所需的信息。 准确地告诉他们要发送什么（如果有必要，在他们的系统中找到它的位置）。 自动化流程。

3. 知道何时以及如何跟进

一旦你有了客户，你如何与他们保持联系？ 您如何了解项目的最新情况？

举手，谁听过其中之一

• 只是检查一下这个项目在哪里
• 你觉得你什么时候才能给我这个？
• 我怎么从来没有收到你的回音？
• 根据我上一封电子邮件...

“最好的跟进方法是什么？ 我如何跟踪后续情况？”

太多的接触，你会摆脱垃圾邮件和粘人。 还不够，你可能会失去它们。 您需要尽早设定期望，以便客户知道他们与您的关系是什么样的。

这需要计划。 规划需要组织。

缺乏组织意味着不一致的后续程序。 在那之后，你会看到客户开始陷入困境。

（来源：GIPHY）

您需要做的最后一件事是忘记打后续电话、发送登记入住电子邮件，或者错过预约并失去客户。

当您与客户保持联系时，您希望与他们建立真正的联系。 这意味着您需要在人们会接听电话的时候发送电子邮件并安排通话时间。

要确定您的时间安排，请考虑：

• 在一个人给你贴上“高维护”标签之前，他们愿意多久收到一次你的来信
• 哪些工具（如预测发送）可以帮助您成功沟通

那么你需要什么？ 调度系统和自动化 CRM。

您可以使用自动化 CRM 来跟踪项目所处的阶段，然后使用该信息相应地跟进客户。

演示或其他阶段完成后，您可以进行相应的跟进。

现在你需要一些东西来帮助实际的调度。 您需要一个系统来告诉您何时跟进，这样您就不会忘记需要跟进的所有潜在客户和客户。

就像您可以将自动化集成到 CRM 中发送电子邮件一样，您可以使用具有自动化功能的 CRM 通过为自己和客户设置提醒来管理后续电话和约会的数量和时间。

BookedIn，一个在线调度和提醒平台，监测了他们 3 个月的流量来分析他们的在线预订，并学到了一些东西：

1. 通过他们的服务在线预订了 350,290 次预约
2. 在这些约会中，近一半（或 47%）是由其用户的客户在线预订的

在线调度和提醒系统是客户管理流程的重要组成部分。

那么如何为您的业务选择合适的工具呢？

1. 与您的客户成功团队讨论他们当前的通话和预约工作量
2. 了解他们在当前流程中遇到的困难
3. 列出要解决的问题和他们想要的有用功能
4. 选择适合您需求的日程安排应用程序（并且可以与您现有的工具集成）

考虑使用 Calendly、Acuity Scheduling 等调度工具，并为您的客户经理使用带有自动提醒功能的 CRM。 f您可以将这些日历约会中的客户分配给提醒您和客户您即将到来的后续电话或发送自动后续电子邮件的自动化。

此外，您可以使用自动化设置向您发送有关安排跟进的提醒电子邮件的时间，以及向您的客户发送有关已安排的电话和约会的提醒。

4. 如何向客户开具发票（并让他们向您付款）

通过 GIPHY

好吧，也许不要在与您的客户谈论付款时尖叫“给我钱”，但让人们向您付款是为您的客户开具发票的最大挑战之一。

除了个人信息之外，金钱和财务信息是您需要与客户保持联系的一些最重要的事情。 以下是使跟踪客户财务信息具有挑战性的一些事情：

1. 让人们付钱给你。 有时人们只是懒惰。 或者健忘。 或者他们对他们收取费用的事情提出异议。 突然，你寄出的那张发票感觉像是遥远的记忆。
2. 收到付款所需的时间。 有时付款步骤太多。 客户不仅不愿意为您做很多工作，而且更多的步骤也意味着您需要做更多的工作。
3. 准确的发票信息。 阻碍成功计费周期的部分原因是信息不准确。 我们明白了——数学很难。 但是，如果发票上的数字不正确，它可能会将您送回第一方。

除非您想回​​到 Flintstones 时代的凿石时代，否则您需要一个可以手动和自动保持同步的系统。

答案？ 让他们想付钱。

（来源：Giphy）

换句话说，想想什么样的客户激励措施可以激励他们更快地付款。 这里有一些关于如何让客户不可能拖延付款的建议。

1. 为良好、及时的付款提供激励。 为快速付款提供奖励并奖励良好行为将使客户很容易付钱给你（甚至可能提前付钱！）。 如果他们知道立即付款会给他们带来额外的好处，那么他们会想要更快。 激励措施可能是提供附加功能的访问权限，或免费提供一周的服务。
2. 保持沟通畅通并定期发送提醒。 如果人们没有注册自动付款，那么付款可能会从记忆裂缝中溜走。 在付款到期前有充足的时间发送发票和定期付款提醒，并在付款到期前定期致电和电子邮件签到以解决任何问题。
3. 考虑使用滞纳金。 这可能会让人觉得不公平，但有时这种激励并不有趣——只是一种必要的激励。 如果客户不对延迟付款或未付款负责，则该行为只会继续。 滞纳金可以阻止滞纳金。 人们宁愿按时付款也不愿支付滞纳金。
4. 预先要求一个百分比。 称之为“诚信资金”、首付或保险。 在工作开始之前要求您支付一部分欠款将为您提供他们已经支付但以后仍欠的记录。 而且，如果延迟完成付款，您也不会完全空手而归。
5. 让您轻松付款。 没有人喜欢付款。 当很难做到时，他们甚至更不喜欢它。 减少步骤并使用您的付款进行数字化将使每个人都更快乐（包括您 - 减少文书工作）。 考虑为每月已建立的约定使用信用卡自动付款。

为了更轻松地向您付款，请使用在线计费和发票系统。 当您的所有客户财务信息都保存在一个计费系统中时，您可以：

1. 要求付款
2. 跟踪定期付款
3. 请求所有必要的财务信息（就像效率小姐一样！）
4. 通过提醒和计费周期按时完成

这是您如何开始的。

列出您需要跟踪的所有财务信息，例如账单、账单历史记录和费用报告。 然后找出您已经保存此信息的所有渠道，并将其全部整合到一个系统中。

我们的 ActiveCampaign 客户通常会使用 Zapier 连接将发票工具与平台集成。 流行的工具包括：

• 施乐
• 速成书
• 熊猫文档
• 报价辊

你猜怎么着？ 甚至这部分也可以自动化。

您可以构建自动化以...

• 定期向客户发送付款提醒
• 向自己发送提醒以跟进那些被遗忘的发票
• 发送提醒以办理入住手续并回答任何财务问题
• 如果延迟持续，发送提醒以设置时间讨论计费

不要因为杂乱无章而使数学变得比需要的更难。 通过正面解决这四个挑战，让跟踪客户变得更容易。

结论：如何跟踪客户信息

客户需要大量的关注和维护，如果没有组织，您将始终处于领先地位，确保一切都被覆盖。

小企业主必须扮演多个角色并有效地平衡多项任务。 如果您的系统组织不当……

• 任务和压力堆积如山
• 客户可能会在洗牌中迷失方向
• 你浪费了宝贵的时间

拥有良好的组织系统来帮助您跟踪客户的信息会让您松一口气。