如何让收集活动反馈不那么痛苦

已发表: 2020-01-29

“你能帮我看看这封邮件吗？送你一个快速测试！”

“嘿，你能看看我前几天给你发的邮件吗？谢谢！”

“等等，汤姆的评论在哪里？”

如果您在过去一个月中使用过这些短语中的任何一个，那么您可能对电子邮件评论感到忧郁。症状包括分散的反馈、相互矛盾的评论、评论和编辑之间的数小时跳动以及头痛的增加。

不幸的是，我们的社区正在经历越来越多的趋势。在过去几年中，我们的电子邮件工作流程状态报告发现，认为电子邮件审核流程恰到好处的营销人员比例正在下降。

对于某些人来说，电子邮件审批流程过于繁琐。平均而言，营销人员花费 4.2 小时来收集对一封电子邮件的评论和批准，这通常比编写代码所需的时间更长。其他人可能正在为过于松散的电子邮件审查工作流程而苦苦挣扎，从而导致错误从裂缝中溜走。

真的必须这样吗？让我们探索一下。

什么会破坏电子邮件审查和批准

从理论上讲，您应该能够张开双臂欢迎电子邮件审查过程。任何曾经让团队成员指出一个你完全忽略的明显缺陷的人都明白，对你的工作重新审视是多么好。

那么，造成这种可怕的审查流行的原因是什么？罪魁祸首有三个。

想象一下，你想为自己做一个三明治当午餐，但面包在浴室里，蔬菜在车库里，奶酪在你的衣橱里。四处走动以收集食材并在厨房见面既费时又烦人。

这听起来像是一个荒谬的场景，但这正是电子邮件营销人员在需要从不同股东那里获得反馈时必须处理的问题。我们询问了我们的社区他们如何接收电子邮件反馈，许多营销人员表示他们使用多种渠道来收集对一封电子邮件的反馈。

接收反馈的最常见方式是通过电子邮件，75% 的人表示他们使用这种方法。哦，太好了。您的收件箱中有更多内容！可以理解，这感觉就像是发送评论作为对测试电子邮件的回复的自然场所，但重要信息可能会在线程中丢失。 25% 使用 Slack 进行反馈的人可能会面临类似的问题，即通过对话寻找特定评论。

另一种收集电子邮件评论的流行方法是口头，28% 的人通过这种方式管理评论。虽然与某人面对面交谈可以最大限度地减少您误解意图的机会，但它也不会留下“书面记录”。有了你的盘子里的所有其他东西，你很容易忘记对话的细节。

21% 的营销人员通过 Google Docs 或其他共享文档进行协作。好消息是这种方法比电子邮件中的对话线程更好地整合笔记。不过，还有一个额外的步骤是将一个文档的评论翻译成另一个程序中的实际电子邮件。

用于收集电子邮件批准的方法列表不胜枚举。不过，问题不在于您使用哪个频道。当不同的团队成员通过各种方法发送评论时，真正令人头疼的事情开始出现。然后让项目负责人协调所有信息并将其转换为实际编辑。

导致电子邮件审核拖延的另一个问题是缺乏既定的工作流程。简单地说，如果没有期望，就没有人能够满足它们。制定详细信息会很有帮助，例如：

如果没有标准的操作程序，您每次都在重新设计电子邮件审批流程。

最后，如果厨房里的厨师太多，电子邮件评论就会变得势不可挡。如果有太多的人参与进来，即使是单一的反馈渠道也会让人感到不知所措。认为更多的反馈等于电子邮件完美可能很诱人，但更多评论的有用程度是有限的。

让大量团队成员参与电子邮件审查不仅对电子邮件营销人员不利。你带来的每个额外的部门或经理都必须从他们的一天中抽出时间来添加评论。虽然其中一些反馈很重要，但其他反馈可能会通过将他们的才能留在其他地方更好地为公司服务。

电子邮件评论是许多电子邮件团队的瓶颈，这仅意味着它是需要改进的主要领域。您可以使用两个杠杆来彻底检查您的电子邮件批准工作流程：谁和如何。

改善您的电子邮件审核流程首先要仔细查看您的工作流程中涉及的人员。

协作的最佳点是让 2-3 人参与电子邮件评论。这样你就可以得到一些意见，而不必迎合每个人的喜好。这少数人可能在您的电子邮件团队内，也可能延伸到法律等部门。如果您不确定要从日常电子邮件审查中排除谁，请从顶部开始。也就是执行团队。

27% 的营销人员从执行或运营团队获得反馈——这些团队更有可能认为他们的审批流程过于繁重。如果这对您来说仍然是一个有价值的审核过程，那么请务必保留它。然而，对于大多数组织而言，与单一电子邮件相比，高管领导更适合就高层战略进行咨询。

在您决定谁在您的审核过程中必不可少之后，请考虑应该如何组织。收集和实施反馈的现实时间框架是什么？是要求每个人同时审查一封电子邮件，还是通过不同的“过滤器”审查级别？沟通对于确保每个人都怀有相同的期望大有帮助。

在整理好您的电子邮件审核团队和时间表后，是时候整理您的工具了。电子邮件审查过程“如何”中最重要的部分是每个人都使用单一方法来共享评论。即使是一个很长的电子邮件线程也比一封电子邮件、一条 Slack、一条 Google Drive 评论和一封来自老板的便利贴好。

如果您想让您的生活更轻松，请考虑使用Litmus Proof 。此协作功能将每个人的反馈与您的电子邮件代码和测试整合在一起。您可以邀请您的核心团队进行审核，他们可以在电子邮件中的特定位置发表评论。

您将不再需要追踪评论，您的团队将能够看到其他人的笔记，避免重复。除了在您的 Litmus 帐户中共享校样外，您还可以通过公共链接共享指向电子邮件校样的链接以附加到项目管理工具。

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