如何为项目管理制作项目日历

已发表: 2022-08-23

什么是项目日历？

项目管理日历是用于显示项目进度的多种格式之一。在这种情况下，格式是我们都非常熟悉的——不管我们在项目管理方面的专业知识如何，我们都见过一个日历。出于这个原因，项目日历是与团队中的每个人共享有关项目时间表的信息的绝佳方式。

考虑到这一点，项目计划日历比您在日常生活中使用的日历要复杂一些。虽然它们的格式很熟悉，但它们包含更广泛的信息。

我们仍然依赖传统日历是有原因的。它们是可视化时间流逝和创建时间表的绝佳工具。项目经理依靠日历视图以易于理解的方式说明日程安排，通常与甘特图结合使用，以尽可能全面地显示信息。也就是说，在制定时间表之前，项目计划日历是一个很好的第一步。

项目日历以易于理解的格式将团队所需的有关项目计划时间表的所有信息放入其中。需要训练有素的眼睛才能辨别甘特图显示的所有内容，而且对于许多人来说，像这样的格式有点让人不知所措。另一方面，项目日历非常简单。团队中的每个人都是不同的，手头有一个项目日历有助于适应他们的各种偏好。

项目日历必须显示的不仅仅是重要的截止日期。这些只是难题的一部分。如果项目日历只显示项目进度的这个元素，团队成员将被迫参考其他文件，这可能会导致混乱和错误。

相反，创建一个项目日历，将所有项目调度信息放在一个地方。此信息包括任务、资源、基线、截止日期等。

创建项目日历的规则并非一成不变。您处理日历的方式取决于项目、团队和个人偏好。考虑到这一点，任何项目管理日历都需要遵循几个步骤。

创建任务：创建任务是制定任何项目计划的关键部分，如果您正在创建项目日历，那么您很可能已经有了任务列表。现在是时候将这些任务从列表转移到项目管理日历了。当你这样做时，重要的是“充实”任务并提供尽可能多的细节。这包括所有受让人、链接、图像、消息等。最好的项目日历将所有这些信息保存在一个地方。
设置优先级：准备好随机分配任务是创建项目日历的一个非常重要的元素。即使有最好的项目规划，事情也并不总是像我们想象的那样发展。这不一定是坏事，它只是意味着我们必须为不同的结果做好准备。一种方法是为每个任务设置优先级。在设置高、中或低优先级时，您可以在不影响重要可交付成果的情况下移动任务。
使用不同的过滤器进行审核：在锁定项目计划日历之前，您需要从不同的角度进行审核。这是通过使用过滤器仅查看日历的某些方面来完成的。例如，尝试按团队成员过滤您的日历以查看工作负载。然后，按任务优先级过滤，以查看哪些高优先级项目最接近。所有这些信息都会为有关调整日历以获得更好结果的决策提供信息。

使用项目日历跟踪项目的一种方法是将任务到期日期与进度进行比较，并估计任务是否按时完成。另一种方法是使用日历来显示资源以及重要日期。

使用这样的资源日历可以很容易地将计划与现实进行比较。只需将资源计划的位置与这些资源的当前状态进行比较。

每个团队的项目 c日历都是独一无二的。事实上，项目计划日历的一部分美妙之处在于定制的潜力。也就是说，为了避免陷入项目日历陷阱，需要遵循一些重要的经验法则：

因为项目日历已经使用了很长时间，所以人们已经学会了一些技巧来充分利用它们。其中之一是颜色编码。颜色编码不仅仅是关于美学。它是关于使项目日历易于理解，一目了然。

当您熟悉哪些颜色代表您的项目管理日历上的内容时，您无需在每次需要信息时都阅读详细信息。这大大提高了效率。而且，对于视觉学习者和工作者来说，颜色编码意味着日历更有意义。

项目日历提供了一种很好的方式来检查单个工作负载并进行调整，让您可以选择在分配任何新工作之前按任务分配者过滤日历。这使您可以查看某人的日程安排有多忙或有多开放。当然，您也可以通过其他方式检查工作量，但将其放在项目日历上可以简化流程。一些项目经理甚至选择按团队成员对他们的日历进行颜色编码。

无论您选择如何表示工作负载，您都不希望任何团队成员占用日历上的“太多空间”。这表明某人很可能被任务淹没，这可能会影响工作质量甚至项目时间表。幸运的是，日历是在几秒钟内查看这些详细信息的绝佳方式。

为任务设置优先级非常有帮助。除了保护您不超过关键的截止日期外，这些优先事项还为应急计划制定了路线图。很可能，事情不会完全按照项目计划时间表上的标记进行。这就是为什么最好的项目经理制定计划以使整个项目日历适应每个潜在的挫折。

只为一种情况做好准备是不够的。取而代之的是，项目经理必须“玩转”日历，以便绘制出通往同一目的地的不同路线（该目的地是已完成的项目）。好消息是，在线项目管理日历使这个实验过程变得简单，并允许用户尝试尽可能多的应急计划，而不会丢失任何原始工作。

ProjectManager 的日历视图让用户可以访问游戏中最好的在线项目日历，并使其 100% 独一无二。入门很简单。只需按照您喜欢的方式创建任务，无论是通过甘特图、看板卡、任务列表还是在日历视图本身中。

需要向团队成员询问有关某项任务的问题？无需跳转到您的电子邮件。只需打开任务并在评论中标记个人。

除了项目日历视图，ProjectManager 还提供甘特图、看板和任务列表，为您提供最佳的项目管理工具来计划和执行项目。甘特图可让您控制项目进度、将任务分配给团队成员、定义里程碑并与您的团队实时协作。

ProjectManager 的日历视图可让您在传统日历上安排工作，为您的整个团队提供查看工作时间表的访问点。 免费启动 ProjectManager 30 天，看看访问我们的工作管理工具将如何帮助您的下一个项目取得成功。