如何管理项目环境从启动到关闭

管理一个项目是困难的。 你有一个截止日期和预算来保持。 在这条狭窄的道路上，您必须提供优质的产品或服务。

这只是项目！ 那么所有可能影响项目的事情呢？ 有一些你无法控制的力量会影响你的工作。 您的团队或利益相关者甚至可能会出现一些问题。

所有这些构成了项目环境。 正如您生活在一个影响您生活的环境中一样，您的项目也是如此。 您需要了解项目环境，并为它在整个项目管理生命周期中对项目的影响做好准备。

什么是项目环境？

项目环境是施加在项目管理上的所有内部和外部力量。 这些来自项目内部和外部的事情会影响您的日程安排、预算、团队士气等等。

项目经理必须了解项目环境并主动计划管理可能影响项目的因素。 这有点像以这种方式管理风险。

将项目环境视为项目所在的上下文。有一句老话说：“上下文就是一切。” 任何认为他们不需要更多数据的项目经理都是将要接受严厉教训的项目经理。

为什么项目环境很重要？

在管理项目时，定义其目标、范围、预算和进度是第二天性——但您经常忽略项目管理环境。 这样做后果自负。 您必须识别和管理一些因素，以确保成功交付项目。

例如，项目在哪里进行，该空间是否存在潜在风险？ 可能会发生地震、飓风或什至像基础设施薄弱这样简单的事情，这使得您很难将资源运到工作现场。

另一个因素是社会环境。 当地社区对该项目有何看法？ 他们会不高兴并有可能阻碍你的进步吗？ 它也可能不那么引人注目，例如可能以某种方式影响项目管理计划的地区人口统计。

项目环境至关重要。 收集这些信息是项目管理软件可以提供帮助的地方。 ProjectManager 是一个基于云的工具，允许您将无限的文档和图像上传到该工具。 在我们的列表视图中组织它们，无论您是在现场、办公室还是在家中，它们始终触手可及。 立即免费试用 ProjectManager！

项目环境的关键要素

项目环境的两个主要元素是内部和外部因素：

组织结构和组织文化

组织结构会影响您管理项目的方式。 这些是概述如何完成流程以实现组织目标的各种系统，进而概述项目的运作。 此外，组织文化也会影响您执行项目的方式。

物理环境

另一个关键因素是物理环境。 这包括当地生态到自然地理——天气、场地访问限制、公用事业、当地服务可用性以及人力和物质资源的可用性。 这些是外部因素，因为它们不在您的组织的控制范围内。

政治环境

项目发生的政治环境会影响项目团队与利益相关者的互动方式。 可能存在非法活动，例如腐败、地方和国家政策的差异、政治权力或影响力的变化等等。

还有文化和宗教问题需要考虑。 由于工作设施中的人员住宿、假期、可接受的工作时间和安全考虑，这些可能会导致您的项目计划发生变化。

其他内部项目环境因素

其他内部因素包括团队的工具、技能和经验。 他们的可用性如何？ 他们需要培训吗？ 你有你需要的工具吗？ 这会影响项目的速度和效率，以及范围和标准。

外部力量还包括不断变化的市场条件。 根据经济环境，您可能没有能力为项目融资。 可能缺乏人力和物力资源。

不要忘记项目的利益相关者。 了解它们可能是管理项目环境的最重要方面之一。 了解他们的经验、他们来自的文化、他们的工作结构、他们对风险的偏好、优先事项等。

项目环境和项目管理生命周期

管理项目环境的最佳方法之一是遵循项目阶段。 一个项目有五个阶段：启动、计划、执行、监控和结束。 在每个项目管理阶段，您都需要考虑项目环境。

• 项目启动：此阶段是您确定项目是否可行的阶段。 您的项目环境的考虑因素包括确定客户的需求、执行可行性研究以及使项目规划与组织目标保持一致。
• 项目规划：项目规划涉及您创建预算、时间表和分析风险（这是任何项目环境的主要组成部分）。 这是您决定内部项目团队将做什么，以及将什么外包出去。
• 项目执行：当您执行项目时，项目环境包括完成任务所需的资源和设备。 该团队将密切关注任何风险，并在出现问题时识别它们。 也将进行任何性能测试和验证。
• 监控：这两项活动与项目执行同时进行。 此时，项目环境扩展为包括跟踪进度和绩效的流程和工具。 将报告与项目管理计划的任何差异，并进行调整以保持项目正常进行。
• 项目关闭：一旦最终交付完成，就会关闭。 现在松散的末端需要被捆绑起来。 此时的项目环境包括管理审查和验收流程、结算所有未结账户和关闭合同。 随后对项目进行审查，记录所有经验教训并关闭所有项目记录。

项目环境示例

让我们花点时间考虑一下高速公路扩建的项目环境。

1. 首先，项目是在外面执行的。 您需要考虑物理环境并确定执行该项目的最佳季节——最好是在冬天地面没有被雨水浸湿或结冰的时候。
2. 然后，还有要考虑的政治环境。 州或县是否参与了该项目，他们是否有足够的资金来执行该项目？ 是否有任何可能影响项目的政策或法规？ 是否有政治意愿来完成它？
3. 项目对环境的影响如何，是否得到社区的支持？ 如果项目背后没有当地人，可能会陷入僵局。 该地点也可能存在安全问题，或者可能建议高速公路穿过以某种方式受到保护的土地。
4. 内部项目环境可能包括设计的复杂性以及执行该计划的可用人力资源。 这会影响您工作的速度和效率。 需要考虑的外部环境是市场条件是否支持该项目。 这可以改变项目范围。

项目环境涉及项目的各个方面。 最明显和最重要的问题往往是最难看到的。 这就是为什么决不能认为管理项目环境是理所当然的。

ProjectManager 如何帮助您管理项目环境

ProjectManager 可以通过项目的所有五个阶段监控和管理项目环境。 它可以收集项目文件并作为所有项目记录的中心枢纽，在其协作平台上连接团队，帮助他们规划、跟踪和报告项目环境，以坚持到底。

在甘特图上从头到尾计划

项目计划必须考虑项目环境。 ProjectManager 的甘特图足够强大，可以组织您项目中的所有活动，链接可能会延迟您的进度的依赖关系，甚至在您创建项目进度表后设置基线。 使用基线，您可以快速实时查看项目差异，因为我们的软件会在提交项目状态时立即更新。

使用实时仪表板获取实时状态

获得项目的高级视图可以让您查看完整的项目环境并快速捕获问题，以便在对项目产生负面影响之前快速解决问题。 ProjectManager 的实时仪表板不必像轻量级工具那样进行配置，但随时可以使用。 它实时收集数据并自动计算项目指标，然后以易于阅读的图形和图表显示。

一键式报表快速提供数据

如果您需要仔细查看数据，请使用 ProjectManager 的一键式报告。 生成有关项目差异、任务、成本等的报告。 我们所有的报告都可以过滤，让您只关注您想查看的信息。 您可以过滤报告以显示利益相关者也希望更新，然后轻松与他们共享。

从规划到关闭，我们的软件具有您管理项目环境和降低与之相关的任何风险所需的所有功能。 获取可视化团队工作流程的通知、资源管理工具和看板，以便您可以发现瓶颈并快速重新分配资源，以保持团队满负荷工作。 此外，您可以获得多个项目视图，因此团队中的每个人都可以按照自己的意愿工作并保持最新状态。

ProjectManager 是一款屡获殊荣的软件，可以组织您的工作并让您保持高效。 其实时数据可帮助您监控项目环境并做出更好的决策，以使您的项目保持在正轨上。 立即免费试用 ProjectManager。