如何管理利益相关者的期望

利益相关者是在项目中拥有既得利益的人。 他们想知道项目进展如何，以及项目是否按计划按时交付并在预算范围内。 项目经理需要管理利益相关者的期望。

利益相关者的期望是什么？

利益相关者的期望是利益相关者认为项目成功的标准。 这些通常是一系列事情的组合，从交付最终产品或服务满足利益相关者设定的质量期望，到在预算范围内按时完成项目。

利益相关者希望定期更新，项目经理可以使用这些利益相关者的演示来管理他们的期望。 ProjectManager 是一款屡获殊荣的项目管理软件，具有可自定义的报告功能，可以轻松地以各种格式共享，以便让利益相关者了解最新情况。 可以轻松生成状态和组合报告以及差异报告，这些报告可以经过过滤以仅显示利益相关者感兴趣的数据。 立即免费开始使用 ProjectManager。

为什么管理利益相关者的期望很重要？

项目经理最不想看到的就是利益相关者因进度和支出问题而打断项目管理的日常运营。 这些都是合理的问题，但如果项目经理不负责这种对话，就会使他们远离重要的项目工作，甚至可能危及项目计划。

当然，并非所有利益相关者都是客户。 任何对项目有既得利益的人都是利益相关者。 团队成员是利益相关者。 管理他们的期望将建立信任并与团队发展更牢固的关系。 这提高了士气和生产力。 管理利益相关者的期望非常重要，因为它可以使项目顺利运行。

如何通过 6 个步骤管理利益相关者的期望

管理利益相关者的期望可能是一个挑战，但它是项目管理的重要组成部分。 您可以采取以下一些步骤来控制该过程。

1. 确定你的利益相关者

在管理利益相关者的期望之前，您必须知道他们是谁。 确定所有项目利益相关者及其对项目的兴趣，以便您了解他们与项目的关系。

2. 规划你的利益相关者

确定利益相关者后，使用地图可视化他们与项目的关系。 利益相关者地图有四个象限：保持满意、密切管理、监控和随时了解情况。 您将把每个利益相关者放在适当的象限中，以便更好地了解如何与他们打交道。

3.收集利益相关者的期望

通过采访他们并了解他们的观点来了解他们的期望，例如他们认为项目成功的标准是什么。 此信息将帮助您管理他们在项目生命周期中的期望。

4. 创建项目范围文件并由利益相关者批准

范围文件解释了项目的边界。 它将确定团队的职责，并制定如何验证和批准已完成工作的程序。 让您的利益相关者在实施之前查看并批准该文件，以便他们了解项目将如何推进。

5.制定利益相关者管理计划

利益相关者管理计划用于定义和记录增加利益相关者支持并减少他们可能对项目产生的任何负面影响的方法和行动。 这涉及识别利益相关者并定义他们对项目的权力和影响力水平。

6. 在项目执行过程中与利益相关者进行沟通

一旦制定了计划，您需要让利益相关者了解情况。 了解每个利益相关者希望如何获得更新以及这些更新的频率。 然后，您将能够根据需要向每个利益相关者进行演示，以让他们了解最新情况，无论是亲自还是通过电子邮件等。

视频：管理利益相关者期望的技巧

项目经理有时必须满足多个利益相关者的不同期望。 在这段由我们自己的 PMP Jennifer Bridges 主持的视频中，您将了解如何管理利益相关者的期望并确保它们与您的项目保持一致。

以下是任何项目经理在管理利益相关者期望时都应遵循的一些技巧。

• 记录利益相关者：并非每个人都是利益相关者。很多时候，当一个项目启动时，组织内有不同的人、客户成员、团队成员和供应商合作伙伴，他们试图产生影响和反馈，并要求对项目计划进行更改，我们需要记住，他们不一定是这样的。利益相关者。 通常，受项目影响的所有组织都有参与项目的利益相关者和变更控制委员会的成员。 但他们有一个代表，他们要向组织负责，所以并不是每个人都是利益相关者。
• 执行流程：作为项目经理，保持流程一致非常重要，因此当组织中的其他人（可能是项目经理或您的团队成员）让他们知道有一个流程，一个变更管理流程。因此，如果需要通过项目提供反馈或需要做出决策，则需要经过正式的变更管理流程。 再次强调，即使你强制执行一个流程，有时你也必须调整你的流程，因此要保持最新状态，并使项目内和项目外的每个人都走上正轨。
• 提供频繁且定期的状态报告：利益相关者通常有多个项目正在进行，因此他们要参加一百万次会议，他们负责一百万项任务，并且他们会查看大量项目报告来尝试做出决策。因此，他们依靠您（项目经理）来记录、管理和交付事情。 这就是为什么经常、定期、最新并以适合利益相关者的格式提供状态报告非常重要。 请记住，高管需要的地位级别与团队成员不同。 团队成员可能需要有关其任务的更多详细信息，管理人员可能需要有关项目整体状态和项目健康状况的更多详细信息。
• 提出问题：然后定期联系基础并向利益相关者提出问题。再次联系他们，保持不断的联系和联系，然后说：“进展如何，你对这个项目有什么看法？” “符合你的期望吗？” 因此，通过提出问题，您可以了解他们有什么顾虑，而不是参加高管会议，而您是最后一个知道您将受到团队错过的事情或您作为项目经理错过的事情的打击。
• 消除神话：因为利益相关者确实有多个项目，发生了很多事情，所以他们很难跟踪，项目内、项目外都有不同的人提供信息，这就是神话产生的地方。人们会对事物做出假设和错误陈述，因此不断消除这些神话并让人们说出项目中实际发生的事情的真相非常重要。

因此，我们认为，这一盎司的预防将为您节省大量的治疗费用，让您的利益相关者的期望保持一致并步入正轨。 遵循这个简单的建议，您就可以满足利益相关者的期望。 更好的是，您可以将这些期望固定在与您的项目相一致的时间表上。 感谢您的观看！

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