如何最大限度地提高公司的软件用户采用率

软件是帮助您解决问题的工具，而不是解决方案本身。 因此，当您最终购买了新的软件工具时，您实际上才刚刚开始您的软件之旅。
当您处于决策制定阶段时，弄清楚该使用哪种工具可能是这个旅程中最关键的部分。 当然，获得正确的产品很重要，但如果您不能在员工中推动广泛的用户采用，那么您购买的软件是否完美匹配并不重要。
一次又一次地，你会听到人们对软件决定感到后悔的故事，因为它并没有真正做到他们希望它做的事情。 有时情况确实如此，但通常情况下，当人们对他们的软件决策不满意时，这是因为他们没有正确实施该工具，结果导致员工的用户采用率低。
当员工不采用新购买的软件时，软件生命周期如下所示：

1. 购买新软件
2. 不正确地实施新软件
3. 看不到结果或过程中的变化
4. 看表数秒，直到合约到期
5. 重复

如果您在销售合同到期时没有摆脱新工具，您通常最终会保留该工具，谨慎使用它，并告诉自己它可以完成工作，同时不惜一切代价避免任何计算您的回报的尝试关于投资。

什么是用户采用？

当我们谈论用户对软件的采用时，我们的意思是将该工具实施到您的业务流程中，以便所有有理由使用它的员工都在使用它。
用户采用率通常称为比率或百分比。 你不可能总是得到 100% 的用户采用率，但如果你的产品只有 30% 的用户采用率，那你就有问题了。
该比率仅适用于有理由使用该工具的员工。 人力资源部门的人可能没有理由使用您的销售分析工具，因此他们不使用它的事实不应影响您的用户采用率。

为什么用户采用如此重要？

重申这一点：大多数情况下，新软件失败是由于缺乏用户采用，而不是工具的功能。
很有可能，当您选择产品时，您演示了几个产品，了解了您需要的功能，并与不同的销售人员讨论了如何将他们的工具应用到您的业务中。 您最终使用的产品可能能够完成您需要完成的事情。
因此，如果工具不是问题，那么它的实现可能就是问题。 用户采用对工具的成功如此重要的原因在于，它通常是一个全有或全无的命题。
如果您的一半团队正在正确使用该工具，但另一半没有使用它或使用不当，那么您可能会遇到灾难。
几年前，我在一家制作动画视频的公司的内容部门工作。 我会为视频编写脚本，每个脚本都会经历多次迭代，这对我们来说很重要，因为我们要跟踪脚本的每个版本，这样我们才能确保动画师的工作是正确的。
一段时间后，我们决定投资一个数字资产管理系统 (DAM)，将所有脚本保存在一个地方。 因为有时同一个脚本有十个版本，所以我们必须对所有脚本进行一致的分类，这样我们才能轻松找到最新的版本。
购买 DAM 后，我们的内容负责人发送了一封电子邮件，概述了该软件附带的新流程。 这封电子邮件很详细，包含正确使用 DAM 所需的所有信息。
但是有一个问题。 该电子邮件要求组织中的每个人从头到尾阅读一封长电子邮件。 你猜怎么了？ 那没有发生。
很快，DAM 就充满了具有三种不同命名约定的脚本。 这引起了相当多的混乱，尤其是因为编写脚本第三版的人可能无法使用第四版。 因此，当新人开始使用版本 4 时，他们可能会将版本 2 识别为最新版本，因为命名约定不一致。
最终，这导致了多次重复工作，一些愤怒的客户不知道我们为什么要向他们发送他们已经看过的东西的草稿。
我们只用了几个月就废弃了那个工具并转向了一个新的。 并不是因为该工具无法完成我们希望它完成的工作，而是因为我们没有一致的用户采用率——所以所有有用的功能都变得毫无用处。

如何避免低用户采用率

“好吧，很高兴知道，低用户采用率很糟糕，但我能做些什么呢？” 你说。 我有好消息要告诉你。 你来对地方了。
虽然没有什么灵丹妙药可以确保无缝的软件实施，但您当然可以做一些事情来增加事情顺利进行的几率。

1. 了解你的组织

没有一刀切的工具。 哪种产品适合您，这取决于将要使用该软件的员工的需求和能力。
例如，如果您的员工正在为 Gmail 之类的东西苦苦挣扎，那么您将需要一个非常易于使用且具有直观用户界面的解决方案。 相反，如果您拥有精通技术的员工队伍，您将在选择软件时拥有更多自由。
当然，技术能力并不是您需要了解的有关员工的唯一信息。 劳动力是否采用工具的一个主要因素是纪律。 无论您多么精通技术，学习新软件都不是一蹴而就的事情。
一些团体可能可以被信任学习和采用一种新工具，而无需过多的监督。 但是，如果您的组织有半心半意的软件实施历史，则可能需要严格的实施时间表和计划。

2. 不止于功能

人们倾向于在软件旅程的研究和购买阶段关注功能。 这也是有道理的。 毕竟，这些功能是您的团队将要使用的。
抵制那种认为功能是您唯一需要关注的事情的直觉。
对您感兴趣的产品提供的客户支持质量进行一些研究。 几乎可以保证您将需要它，并且您希望确保在那个时候到来时您得到妥善处理。
为了说明为什么客户支持如此重要，让我告诉你一个关于我在上一家工作的公司使用的商业智能工具的简短故事。
我们是一家数据公司。 我们有很多，这就是使我们对客户有价值的原因。 事实上，我们拥有的东西太多了，以至于我们都在努力利用它们。 最终，我们决定需要一种工具来帮助我们充分利用数据。
在进行研究之后，我们使用的工具似乎非常有意义。 它完成了我们需要它做的所有事情，它将使我们能够以以前无法做到的方式使用我们的数据。
实施并不快，但这是意料之中的。 几个月后，我们的数据工程师向我们的研究人员展示了该工具，起初，它很有希望。
但是，我们使用它的次数越多，我们的问题和要求就越多。 这些通常需要通过数据工程师传递给软件提供商。 我们希望该工具能够在提供者的帮助下完成它似乎可以做的事情。
这是事情走下坡路的地方。 我们的数据工程师一直很沮丧，因为软件提供商既不响应也不乐于助人。 我们需要从工具中获得最大（或实际上任何东西）的东西没有完成。
我们研究小组的人逐渐停止使用这个工具，购买后的 8 个月，这东西或多或少地变成了遗物。 听说我们没有与该工具续签合同并很快投资了另一个工具，您可能不会感到惊讶。
这不是劳动力冷漠或对业务问题缺乏了解的例子。 这只是没有考虑有助于成功实施的所有因素。
用户采用是一件很难实现的事情，如果您希望实现它，那么在考虑产品时，您将不得不考虑的不仅仅是功能。

3. 制定培训计划

通常，当您购买新软件时，组织中的大多数人以前不会使用该产品。 因此，为了提高用户采用率，您需要一个培训计划，让团队中的每个人都有机会学习如何使用该工具。
为确保您的产品培训得到优化，让一个人领导培训是个好主意。 这可能是产品的主要管理员，也是在购买过程中花费最多时间与软件提供商交谈的少数人之一。 由于此人全程参与，他们已经拥有更好的产品知识，理想情况下，与供应商建立良好的关系。
一旦培训课程开始，问责制是关键。 没有人愿意花一个小时学习如何使用产品。 他们都有需要完成的工作，新产品的价值可能不会立即明确。
没关系。 如果您想要高用户采用率，您将需要每个人都参与进来。 使这种培训成为一种要求，而不是一种选择。

实施是一个永无止境的循环

您购买了产品，培训了员工，现在您的整个团队都在使用该工具。 工作做得很好……嗯，有点。 大部分工作已经完成，但实施新工具的某些部分永远不会结束。
您的业​​务在不断发展，因此您的软件使用需要随之发展。 当内部流程发生变化时，您对特定软件工具的使用也会发生变化。 继续评估您的团队对工具的使用，以及它是否仍然有效和必要。
如果您能够成功完成上述所有操作，那么您的软件堆栈中的用户采用率将会很高，并且可能会获得不错的投资回报。