如何策划活动：活动策划步骤、提示和清单

已发表: 2022-08-23

需要知道如何策划活动？如果您计划举办大型活动，例如会议，我们可以帮助您成功创建、组织和布置您的活动计划。本博客将介绍您在策划活动时需要考虑的所有内容，包括活动策划步骤、提示和易于使用的清单。

什么是活动计划？

事件计划定义了事件将如何执行。它涉及活动的所有组成部分，例如开始和结束日期、预算、场地、营销、与会者等。

活动计划的范围和复杂性可能因活动的规模而异，但基本挑战保持不变。我们中的大多数人都有一些计划活动的经验，无论是在家中、工作中还是在他们的社区中。对于本文，让我们关注大型事件。

策划活动

我们中的大多数人都有一些计划活动的经验，无论是在家中、工作中还是在他们的社区中。对于本文，让我们关注大型事件。

会议是一种常见的大型活动类型，所以为了我们的活动管理目的，让我们谈谈我们参与的 TEDx 会议，以说明如何计划活动。这个例子是一个很好的场景，可以解释规划大型活动的结构和挑战，以及使用软件规划活动的好处。

ProjectManager 甘特图上的活动计划 — 使用 ProjectManager 计划您的活动、分配资源和跟踪预算。 **学到更多**

活动策划的关键要素

计划活动时首先要考虑的是日期。那是一个无法改变的锚。您还需要估计参加者的数量。这将是两个关键要素，有助于为您的活动策划的其他方面提供信息。

让我们分解其他组件来设置事件。它们总结如下：

活动：首先，您当然必须有某种活动要计划。该事件将需要一系列责任，围绕其运营、法律和会计职责。
预算：估算所有活动费用并制定预算。您的可用预算将影响许多活动管理决策，例如您的场地、营销和广告方法等。
地点：活动必须在某个地方举行，这涉及物流管理、食品和饮料以及装饰。
营销：一旦你选择了一个场地，你需要开始通过一个营销计划来吸引人们去那里，包括一个网站、社交活动、电子邮件和印刷工作。
广告：与营销密切相关的是广告。这可以包括广播、电视、报纸和杂志广告。
志愿者：一场大型活动需要一大群人才能将其启动并顺利进行。这意味着志愿者，这意味着编写合同、定义他们的角色、安排会议和确定时间表。
演讲者：您必须有一个主题演讲者或一组演讲者才能吸引观众。这将涉及合同、策展人选择人才、节目、简历和排练。
赞助商：所有这些都需要花钱，大型活动的预算由赞助商提供。这将再次涉及合同、营销和物流。
制作：制作将涉及创建合同，因为您致力于制作过程的视听记录，以及活动期间的声音和视频广播。
舞台：活动在特定场地举行，并且在该场地是一个舞台，活动将在该舞台上进行。这通常包括投影仪、屏幕、麦克风、互联网连接、电池、电缆等。
参加者：不要忘记参加活动的人！您将需要通信来告知他们活动信息、收取费用的付款流程、保持联系的电子邮件、方向、徽章和访问点。

相关：免费活动计划模板

活动策划步骤

好吧，我们刚刚经历了很多活动策划，所以让我们将这些技巧分解为具体步骤。这些活动策划步骤将引导您走向成功。让我们继续我们的会议示例。

第 1 步。确定您的活动目标和目的
步骤 2.组建你的团队
步骤 3.制定活动预算
步骤 4.选择日期和地点
步骤 5.选择扬声器
第 6 步。活动营销和广告
第 7 步：执行您的活动

当您将活动计划分解为可管理的步骤时，整个过程似乎就不那么令人生畏了。但是，在制定活动计划时，还有一些事情需要牢记。

ProjectManager 的列表视图 — 在线任务列表使活动计划和组织变得更加容易。 **免费尝试**

活动策划技巧

不幸的是，总会有一些您无法控制的变量，例如天气、交货延迟、技术困难和其他潜在的混淆。如前所述，您无法更改活动日期，因此您需要尽可能为活动当天可能出现的任何风险或问题做好准备。

活动策划清单

计划活动时有很多事情需要管理，因此列出您需要包含在活动管理计划中的所有内容非常重要。以下是帮助您入门的一般活动策划清单。您提出的问题越多，您的活动清单就越好。随意添加您自己独特的职责和任务。

目标和目的

您的活动存在的原因是什么？
本次活动预计实现的目标是什么？
收入目标是什么？
你的目标受众是什么？
有多少人会参加？
是否有与票务相关的费用？费用是多少？
活动在哪里举行？
创建活动时间表。

活动预算

弄清楚成本是多少。
如果您举办过类似活动，请使用和调整旧预算作为基准。
将使用哪些票务和注册软件？
最终确定赞助商的捐款。
设定票价。

日期和地点

活动何时举行？
有一个备份日期，以防出现问题。
是否有举办活动的最佳地点？
场地是否适合您预期的参加人数？
确定所需的基础设施：wifi、容量、浴室、附近的购物和餐馆等。
聘请餐饮服务商。
确保您需要的设备。
您的安全需求是什么？
您需要许可证、执照或保险吗？
为与会者创建活动标牌和沟通计划。

扬声器

研究潜在的演讲者。
创建相关发言人列表。
为扬声器创建音高。
音高扬声器。
完成演讲者选择，获取简历和头像，安排旅行和住宿。

赞助商

制定赞助商名单以及您可以为他们提供的服务。
看看是否有与类似活动合作过的赞助商。
联系潜在的赞助商。

网站

设计签收。
更新站点或建立一个独特的站点。
确保网站可以处理预期的流量。
有一个适合移动设备的网站。

活动营销与广告

你的消息是什么？
与数字工具和社交平台协调。
将事件添加到在线日历。
包含博客文章和其他促销活动（如视频和在线广告）的市场活动。
在活动日期前一两个月向所有各方发送提醒。

完成，最后的步骤

日程
餐饮业者
演讲者和脚本
场地
设备
装饰
合同

专业提示：要协调和计划很多，这就是为什么真正需要具有正确事件管理功能的项目管理软件的原因。它提供了一个通用门户，您可以在其中使用自动警报跟踪成本和任务。它还提供了一个通信和协作平台，可减少对不必要电子邮件的需求。软件将您的所有文件收集在一个地方，并通过提高效率和减轻压力来简化团队报告。

ProjectManager 如何帮助活动策划

ProjectManager 是一款基于云的软件，非常适合活动策划。我们有工具来组织您的活动的所有部分，从管理供应商到促销活动。

我们的计划软件可帮助您跟踪构成活动计划的所有元素。我们已经向您展示了我们的在线甘特图，但我们还提供任务列表和看板以执行您的活动计划。当您与团队协作时，将任务从一个列移到另一个列。很容易发现瓶颈并及时完成事件。

此外，时间表可让您轻松为所有活动开具发票。可以通过按键提交和批准它们。我们的软件还提供各种视图，从列表到日历，甚至是看板，可帮助您可视化工作流程以继续执行任务。

试用 ProjectManager 的 30 天免费试用版，看看它如何将您的活动的所有元素串成一个漂亮的蝴蝶结。

转录：

今天，我们讨论的是如何策划一场活动。好吧，我们大多数人都以某种方式参与了活动的策划，无论是在家中、工作中还是在社区中。

但今天，我想专注于更大的事件。所以想想会议。所以我今天要分享的例子是我参与过的最有趣的例子之一，一个TEDx会议。

所以我想谈谈结构和布局。我想谈谈您可能会在活动中发现的一些常见挑战，我们为解决这些问题所做的一些事情，以及软件如何真正帮助我们。

所以首先在布置一个事件时，有多个事件组件。因此，我将在高水平上采取这一措施。所以在高层次上，我们有这个事件。所以这是关于谈论节目的内容，任何类型的运营，法律和会计。

然后我们谈谈场地。所以我们必须计划好关于地点、地点的物流、食物和饮料以及那里的装饰品的一切。

然后我们谈谈营销。所以我们有一个网站，我们有社交媒体、电子邮件营销、任何类型的印刷品。然后我们也有广告。我们利用广播、电视、报纸和杂志。

然后我们必须计划志愿者，这也是很多工作。所以我们有合同，我们必须明确角色和责任，我们必须计划我们的会议，安排工作和任何类型的联系信息。

然后我们邀请了 TEDx 活动的演讲者。所以我们必须为此签订合同。我们必须通过策划和寻找演讲者，审查他们并与他们一起制定他们的计划，获取他们的简历，并进行练习。

然后我们有了赞助商。因此，我们再次与他们签订了合同，他们需要我们提供的任何类型的营销材料，我们需要他们提供的任何类型的材料，他们需要的任何类型的材料，计划物流以便他们到达和设置。

然后我们进行了生产。再次，更多的合同。对音频和视频进行思考和规划，其中有多个组成部分。

然后我们必须搭建舞台。所以在 TEDx 上，你知道舞台非常重要，并且有各种各样的要求。所以我们必须根据要求搭建舞台，包括他们的投影仪、屏幕、麦克风和互联网，任何类型的电池和备用电源，以及各种电缆。

然后是与会者。因此，与与会者进行交流，获得他们的付款，向他们发送电子邮件，为他们提供方向、徽章和任何形式的访问权限。

所以还有更多，但这只是一种高级范围。所以你可以看到它随着事件而变得复杂。所有不同的人，志愿者、演讲者、赞助商、与会者、利益相关者和供应商，你可以想象这会变得多么复杂。

因此，我们遇到了一些挑战，例如活动日期不变。因此，如果有任何事情发生、脱轨或出错，那个日期就不能改变。在大多数情况下，所以如果你在开一个会议，那个日期真的不能改变。所以这也带来了一定程度的压力。

只是你正在处理的人数。即使您正在处理较小的事件，由于人数众多，仍然存在挑战。还有一些变量是你无法控制的。所以想想天气，不同类型的恶劣天气，无论是下雪还是下雨或任何可能影响该事件的事情。

然后可能会运送不同的设备或食物或饮料。如果不能按时出现，那麻烦就大了。你必须考虑各种计划。然后订购混淆。因此，考虑订购不同的营销材料或订购食物或不同的东西，它就会出现错误。

然后是各种交流。再次，考虑与所有不同类型的人交流，这只是很多挑战。

所以我们所做的是我们奠定了一个结构和一个基础，一个流程，然后我们还实施了项目管理软件，这是一个巨大的帮助，因为它的好处是它有助于为每个参与的人提供一个通用的门户。

他们去那里实时了解正在发生的事情。它还允许跟踪任务和成本。然后，您可以在任务完成或迟到时设置警报，然后在某些事情需要支付或迟到时设置警报。

因此，进行沟通和协作也非常有价值。因此，没有什么比不得不通过这么多电子邮件来挖掘和查找信息更糟糕的了。因此，如果有人通过电子邮件向您发送了一些东西、一个文件或类似的东西，它只会有助于通过这个公共门户进行协作和交流。

然后它还为您的文件提供了一个中央存储库。它可能是营销文件。可能是合同。可能是发票。所以他们都在那里。

然后它还允许团队报告。因此，无论是您的志愿者还是您的一些供应商合作伙伴，它都允许人们实时报告。这也只是提高了整个活动和参与其中的每个人的效率，并且大大减轻了压力。

因此，您可以从结构中看到，这个项目管理工具如何提供帮助。

如果您需要一个可以帮助您计划活动的工具，那么现在就在 ProjectManager.com 上注册我们的软件。

（这篇文章更新于 2019 年 12 月）