如何召开团队会议：提示和最佳实践

什么是团队会议？

团队会议是一项预定的活动，参与项目的人员将聚在一起讨论与该工作相关的主题。 会议有多种形式，但更有效的会议有一个由团队领导创建的议程，概述了要讨论的内容。 秘书记录会议纪要，这是讨论的摘要。 还可以有行动项目，这些任务应该在下次会议之前完成。

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非正式团队会议

非正式团队会议只是团队成员可以交流想法的非正式聚会。 虽然仍然应该有一个议程来避免偏离轨道，但该议程比较稀疏，而且可能没有需要更多准备的演示或其他项目。

正式团队会议

另一方面是正式会议。 再次强调，所有会议都建议制定议程，但在正式会议中，议程是经过更多研究和组合的结构。 项目会议等正式会议通常会有演讲，甚至会有演讲者在小组中发表讲话。 他们还可以对谁可以发言以及何时发言有更严格的指导方针，而不是在礼仪方面较为宽松的非正式会议。

为什么团队会议很重要？

召开团队会议的原因有很多。 虽然他们可能会被滥用，并且因浪费时间而名声不佳，但当他们按照议程运行并专注于传递信息或生成反馈时，他们可能会非常有帮助。

团队会议首先是向一大群人传播行动计划等信息的沟通渠道。 它往往比备忘录更有效，人们可能不会阅读或浏览备忘录，并且它提供了一个提问论坛，以确保每个人都清楚正在讨论的内容。

它们是通过破冰问题和活动将团队凝聚在一起的好方法，帮助每个人相互了解并建立促进协作和生产力的纽带。 团队会议还有助于定义每个团队成员的角色和职责，以便他们知道自己应该做什么以及向谁报告或询问他们是否有任何问题。

召开团队会议的技巧

正如上面已经提到的，会议可能会出现问题。 他们让人们远离工作，让团队感觉好像他们在浪费时间，而这些时间本来可以更好地用来完成他们的任务，而且，通常，人们只是喜欢听自己说话。 但团队会议太重要了，不能仅仅因为会议可能出轨就忽视它。 遵循这些提示，您将召开快速、富有成效的团队会议，每个人都会从中受益。

定义团队会议的目的

在见面之前，一定要明确见面的原因。 如果你不能用一两句话概括会议的目的，那么可能就没有召开会议的理由。 最有可能的是，召开会议是有原因的，作为团队领导者，你的工作就是明确定义这一点。

创建会议议程

一旦确定了会议的目的，就可以开始制定议程。 议程是会议期间要讨论的项目列表。 应该不会太长。 当会议集中于一个或最多几个相关点时，会议是最成功的。

使用破冰活动

为了使会议取得成功，每个人都应该参与。 使用破冰活动从一开始就让人们参与一些有趣的问题或活动，当您进入会议的核心时，将会得到回报，而且这是促进更好的团队合作的好方法。

撰写会议纪要

如上所述，秘书的任务是保存会议记录。 这可以是指定的职位或轮流的职责，但它是会议成功的关键部分。 会议纪要记录了会议期间讨论的内容，但仅记录了关键信息。 会议纪要并不冗长，只是一两句话。

在团队会议后定义行动项目

会议纪要应以行动项目结束，正如前面所讨论的，这些行动项目是团队在收集下一次会议之前被分配完成的任务。 在会议结束之前，所有人都应该清楚地了解这些行动项目。

帮助您召开团队会议的免费模板

为了帮助您召开下一次会议，ProjectManager 提供了一些免费模板，您现在就可以下载。 我们的网站是一个涵盖所有项目管理内容的在线中心，提供博客、教程视频，当然还有适用于 Excel 和 Word 的免费项目管理模板。 以下是一些可以帮助您召开下一次团队会议的内容。

会议纪要模板

我们的免费 Word 会议纪要模板使您可以轻松设置和运行会议。 它收集成功召开会议所需的所有数据，包括与会者、要点以及下一次会议的时间。

行动计划模板

当您离开会议时，请确保您首先填写了我们的免费 Excel 行动计划模板。 它列出了会议期间决定的所有行动项目，包括优先级、分配的工作人员、时间表等等。

任务跟踪模板

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项目在项目生命周期的每个步骤都需要召开会议。 在这段由我们的主持人、PMP 詹妮弗·布里奇斯 (Jennifer Bridges) 主持的视频中，您将学到改善项目团队会议的四个重要技巧。

视频：团队会议最佳实践

项目在项目生命周期的每个步骤都需要召开会议。 在这段由我们的主持人、PMP 詹妮弗·布里奇斯 (Jennifer Bridges) 主持的视频中，您将学到改善项目团队会议的四个重要技巧。

我们希望您喜欢听到这些关于提高项目团队会议效率的建议。 感谢您的观看！

举办精彩团队会议的 4 个步骤

对于那些喜欢方法论的人，请考虑使用 PCFW 召开会议的方法。 这代表什么？ 准备、沟通、促进，并且无论如何，总结。 让我们逐一讨论四个关键要素。 第一，准备是有目的的，并为会议的目的而准备。 为什么开这个会议，谁需要参加，他们为什么需要参加，他们需要提前准备什么，作为项目经理需要提前准备什么？

1. 准备

目的。 再次，知道谁应该在那里，他们为什么在那里，他们是否是决策者，他们是否在那里提供意见，以及为什么你需要他们在那里。 然后是道具。 您将如何促进和举办您的会议？ 你需要道具，你需要笔记本电脑，你需要液晶投影仪，你需要活动挂图，你需要黑板，记号笔，你需要笔和纸吗？ 您需要什么来供人们使用以及您来促进会议？ 您是否曾经出现在某个地点，但没有找到您需要的或您认为应该在那里的材料？ 作为项目经理，您可以做好准备。

2. 沟通

第二个关键要素是沟通，是事先与人们沟通。 邀请他们参加会议、议程，让他们知道他们应该什么时候到场、为什么他们应该到场，并提前五分钟。 让人们提前知道，以便他们知道并可以按自己的日程安排进行准备，请注意其他人也有日程安排，因此让人们提前知道，以便他们可以提前做好准备，收集他们需要出现的内容，并可能询问任何问题。 也许之前联系过您或团队中的其他成员。

所以让他们知道议程上有什么。 我们要谈论什么？ 他们可能还想邀请其他一些人，并给你一个机会说：“是的，那很好，但我们真的不希望他们参加这次会议。”

3. 促进

为会议提供便利。 我们都见过这样的情况：事情失控了，原本应该是 20 或 30 分钟的状态会议、简短的电话会议或站立会议，却变成了一场长达两个小时的争吵。 我们不希望这样。 我们希望确保一切都按时、切题。

• 准时：确保您的团队遵守会议的时间表。如果您的议程上有不同的项目，那么知道您将在该项目上花费多长时间，并且作为项目经理，您实际上会促进您在该时间内停留。 这样人们就会与您保持联系，您不会失去信誉，并且人们会知道何时离开会议。 那个项目。
• 切入主题：在召开团队会议时，切入主题非常重要。还有其他人有其他议程，他们会为了自己的目的而试图接管和劫持你的会议，所以你必须促进这一点并保持主题。 如果有人提出的主题不在您的议程上，则该主题可能很重要，但可能不属于该会议的目的。 重要的是把它放在停车场上，最后让人们知道要做什么。

4. 总结

最后但并非最不重要的一点是，总结一下。 我们都参加过那些时间太长的会议，所以每个人都急于离开那里，所以他们离开时不知道到底要做什么或下一步是什么。 此步骤中的重要项目是总结行动项目和后续步骤。 哪些项目需要在最后完成，谁应该做，以及什么时候完成？ 然后，然后知道接下来的步骤。 让人们知道你们何时再次见面或必须做出哪些决定。

这些是 PCFW 方法的四个关键要素，以及如何更有效地召开会议，这样您和您的团队成员就不会头痛地离开。

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