如何对项目中的活动进行排序

已发表: 2022-08-23

每个人都会在日常生活中下意识地创造序列活动。我们计划每周去商店，打扫和整理我们的家，我们跑腿——这样的例子还在继续。这样，我们都熟悉了基本的项目管理技能。

当我们能够识别日常生活中的连续活动时，在复杂项目的上下文中发现它们就容易多了。因此，让我们根据我们都做的事情来定义顺序活动，并了解我们如何将其与项目管理联系起来。

什么是顺序活动？

顺序活动是必须按顺序完成或至少开始的任务或职责。例如，如果你在做意大利面，你必须先把锅装满水，然后把水烧开，然后再加入意大利面。这三项活动是直接相关的，它们必须以这个确切的顺序发生才能产生煮熟的意大利面。

无论您是制作假想的意大利面晚餐还是计划建造新建筑，您都需要完成活动才能达到目标。

问题是：如果最终结果相同，这些活动发生的顺序真的很重要吗？答案是肯定的！即使可以同时启动两个活动，一个序列也比另一个序列更合乎逻辑和更有效。

回到意大利面条的比喻。在这种情况下，你应该先把水烧开，然后再开始切大蒜。当然，在开水之前切大蒜不会破坏这顿饭，但这样你就可以充分利用你的时间和精力。

让我们把这个比喻进一步应用到厨师如何经营厨房。在这种情况下，每道菜都是由活动组成的任务。当有人点某道菜时，必须执行活动才能完成任务。

棘手的部分是，有多个不同的任务同时完成，这意味着更多的活动同时发生。如果您不小心，一项任务的必要活动可能会妨碍另一项任务的活动。

当您将此概念应用于具有更多资源和约束的大型项目时，活动排序从有利变为绝对关键。那么，您究竟是如何进行排序活动的呢？

为了对活动进行排序，您必须定义这些活动之间的关系。有很多不同的方法可以做到这一点，但今天我们将介绍优先图表方法：

优先图法使用一种网络图来显示必须完成的活动、它们如何连接以及工作必须遵循的顺序。该方法通过用框（或节点）表示活动和用箭头连接它们的依赖关系来说明这些事情。

顺序图法乍一看似乎很复杂，但实际上它可以分解为几个简单的步骤。假设您已经有一个活动列表并从那里开始。

1. 定义活动属性：对活动进行排序时，您必须了解每个活动的所有详细信息。您必须保持井井有条并跟踪这些详细信息。定义活动属性包括命名每个活动、为其分配一个编号、编写简短描述等。每个活动必须具有定义和记录的所有相同属性，以便准确地对它们进行排序。这种跑腿使一切变得不同。
2. 确定约束：任何任务都会有约束——限制它的东西。这些东西可以是金钱、人力、时间和许多其他的东西。与定义活动属性一样，知识就是力量，确定每一个可能的约束条件是以不违反这些约束的方式对活动进行排序的唯一方法。
3. 识别依赖关系：为了准确地对活动进行排序，正确识别依赖关系可能是流程中最重要的部分。如果不确切知道任务是如何相关的，就无法对它们进行适当的排序。事实上，如果不了解任务依赖关系，很容易错误地安排任务并将整个项目设置为失败。

这些关系也可以称为依赖关系，其中有四种不同的类型。

1. 1. - Finish-to-Start (FS)：在 Finish-to-Start 依赖关系中，任务 A 必须在任务 B 开始之前完成。
    - Finish-to-Finish (FF)：在 Finish-to-Finish 依赖关系中，必须先完成任务 A，然后才能完成任务 B。
    - Start-to-Finish (SF)：在 Start-to-Finish 依赖项中，Task B 无法在 Task A 开始之前完成。
    - Start-to-Start (SS)：在 Start-to-Start 依赖项中，任务 B 在任务 B 开始之前无法启动。

尽管创建活动序列看起来相当直观，但仍应遵循某些最佳实践：

当你在做一个项目时，新的、意想不到的任务会自然而然地出现。但是，开始对活动进行排序的最佳方式是使用您当时拥有的所有信息。即使您知道某项任务可能会在未来产生更多任务，也不要犹豫将其纳入您的任务列表。测序活动从最好的粗略开始，并在此过程中进行清理。

在对活动进行排序时，您必须识别约束。一个经常被忽视的限制是团队成员的个人工作量和时间。一天只有这么多小时，一个人一次只能吃这么多。忽视这一点可能会导致挫折、倦怠和活动花费比预期更长的时间。

为了准确地对活动进行排序，您必须记住不止一种。强制约束和任意约束是非常不同的，两者都必须被识别。强制性约束是具体的，无法解决。另一方面，自由裁量约束是灵活的，团队成员可以在安排项目时决定它们。

可以想象，忽略任务限制是您在对活动进行排序时可能犯的最有害的错误之一。但是，考虑项目管理三角同样重要。这个三角形由三个最具影响力的约束条件组成：范围、时间和成本。

排序活动是一个非常复杂的过程，不难忘记整个项目的更广泛的约束。将这些事情放在首位可以使项目成功与项目失败之间产生重大影响。

为了确保您的所有任务都以适当的依赖关系正确排序，我们建议您使用项目管理软件。 ProjectManager 是一款屡获殊荣的项目管理软件，可让您创建、详细说明和排序活动，并以最适合您项目的方式查看这些活动。

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