如何写一封专业的电子邮件

当您给朋友或信任的同事发送电子邮件时，您可能会毫不犹豫地键入消息并点击发送按钮。

但是，当您试图给新老板留下深刻印象或对潜在客户甜言蜜语时呢？ 知道如何写一封好的专业电子邮件突然变得非常重要。

起草一封出色的电子邮件不是火箭科学。 但是，如果您想充分利用在线对话，则有一些重要原则值得了解。

在这篇文章中，我们将详细研究这些关键技术——并提供一些重要的电子邮件技巧以备不时之需。

为什么专业的电子邮件写作真的很重要

电子邮件已经存在了 40 多年，但它仍然是商务沟通的首选渠道。 掌握写一封好的电子邮件的艺术，你就可以解锁看似遥不可及的机会。

事实上，商业史上一些最大的交易都是从一封写得很好的电子邮件开始的。 许多初创公司通过电子邮件联系风投公司筹集了数百万美元。

当然，访问此级别的结果需要技巧。 即使您本人是一位出色的沟通者，撰写有效的专业电子邮件也非常棘手。

原因是书面文字很容易被误解。 一个笑话在伴随着厚颜无耻的笑容时效果非常好，但在电子邮件中可能会被视为侮辱。

当您了解对方的性格时，这种情况不会经常发生。 但是，如果您是在与熟人或全新的业务联系人交谈，被误解的可能性就很高。

提高您的电子邮件写作技巧可以帮助您避免这些陷阱，并享受潜在的好处。

如何撰写出色的专业电子邮件

足够的理论。 我们开始谈正事吧。

有效的电子邮件可以采用多种形式。 但是，如果您比较任何两个成功的消息，您可能会开始注意到一些相似之处。

以下是编写出色的专业电子邮件的基本要素：

1) 从简洁的电子邮件主题行开始

电子邮件中最重要的部分之一实际上并不在邮件本身中。 这是主题行。

研究表明，33% 的人会根据主题行打开电子邮件。 如果你想联系每天收到一百封电子邮件的人，你应该使用主题行来引起他们的注意。

对超过 2.6 亿封电子邮件的研究发现， 10 个字或更少的主题行往往表现最佳。 遵循这条规则意味着你可能会直截了当，这在你试图联系忙碌的高管或企业主时很重要。

如果您是第一次联系某人，个性化您的主题行也是一个好主意。 对于此类专业电子邮件，请考虑按姓名称呼收件人。 它实际上可以使您的打开率翻倍。 2) 使用正确的问候语

在某些情况下，非正式的“你好”或“嘿”是开启对话的绝佳方式。 但在一封专业的电子邮件中，你的称呼要正式一点是个好主意。

我们建议使用久经考验的“亲爱的[联系人]”格式。 这似乎有点过时，尤其是在美国文化中——但尊重不会伤害任何人。

如果您与要联系的人有某种联系，可以使用他们的名字：“亲爱的安德鲁。”

对于初次接触的人或董事会中的某个人，您可以考虑改用他们的姓氏：“亲爱的史密斯先生。”

如果您不知道此人的头衔怎么办？ 一个安全的选择是使用他们的全名：“亲爱的安德鲁史密斯。”

但是，仅在需要时才使用此方法。 近年来，垃圾邮件发送者和诈骗者使用全名问候语来个性化他们的消息。 您不想与该组相关联！

另一个你可能不想与之相关的群体是古老的文字匠——所以，“它可能与谁有关”可以留在历史书中。

如果您要选择更传统的问候语，“尊敬的先生/女士”可以使用，特别是对于工作申请和求职信式电子邮件。 请记住，它看起来很没有人情味。

3）从礼貌开始

虽然专业电子邮件是关于业务的，但您仍在向人类发送电子邮件。 将它们视为一体是个好主意。

完成问候后，请客气一点。 有些人会忽略它，但其他人会感激您尊重他们，而不是将其视为步行销售。

以下是一些良好的电子邮件礼仪示例：

• 谢谢你的兴趣
• 很高兴认识你
• 感谢您今天早些时候与我们会面

如果您已经认识收件人，则可以使其更加个性化：

• 我希望你周末过得愉快
• 我希望你能收到这封电子邮件

只是不要过分追求细节。 请记住，您仍在此处撰写正式电子邮件，而不是与好友联系。

4）开门见山

我们都知道有人写了十几段，而几句话就足够了。 不要成为那个人。

打完招呼后，直奔主题。 更具体地说，解释您发送电子邮件的原因。 试着用一句话把你的目的说清楚：

• 我写信是为了表达我对空缺管理职位的兴趣。
• 我们正在寻找一位顾问来帮助指导我们度过即将到来的一年，一位联系人告诉我您对我们的行业有深入的了解。
• 我写信是想了解有关您的清洁服务的更多信息。

你可以将你的单句解释和你的礼貌用语组合成一个简短的段落：

• 感谢您前几天与我们会面。 我今天写信是想看看您是否愿意继续讨论所讨论的提案。
• 很高兴周末见到你。 由于我们公司似乎有很多共同点，我想知道您是否会对我们的服务感兴趣。

在这里进行更详细的介绍可能很诱人。 但抵制这种冲动。 如果有人读了你的前两句话并留下了电子邮件，你可能无论如何也不会说服他们。

另一方面，简短而活泼的介绍更有可能引起想要参与的人的注意。

5）在某些情况下洒

简洁在专业写作中很重要。 但如果你有要求，你应该花时间解释原因。

在电子邮件的第二部分，提供一些关于您要实现的目标的额外背景信息。 您还可以提及为什么它可以帮助收件人：

• 我们公司的目标是在未来 18 个月内实现三位数的增长，如果您能帮助我们实现这一目标，我们将非常高兴。
• 如果我们能在本周就提案达成一致，我们将有时间在您的活动开始之前制定策略。
• 我对这个职位很感兴趣，因为我对这个行业充满热情，并且想远程工作。

这里只需一两个精心构造的句子就足够了。

6）包括明确的行动号召

无论您希望从电子邮件中收到什么样的回复，最好包含一个号召性用语——理想情况下，可以快速完成的事情。

我们中的许多人都有在早上阅读商业电子邮件并想着“我可以稍后再处理”的习惯。 问题是，这样的任务很容易被遗忘。

通过在电子邮件的后期添加提示，您更有可能立即采取行动。 例如，您可以建议会议的时间和日期，并包含指向日历邀请的链接。 或者只是让收件人分享他们的想法。

7) 风格签名

许多人认为正式电子邮件的结尾部分很难写。 你应该写“真诚的”还是“最好的问候”？ 也许，“非常感谢”是更好的电子邮件结束语？

事实上，所有这些可能都会受到欢迎。 关键是将签字与适当的电子邮件相匹配。 这是一个快速指南：

• 正式申请/联系方式： Best Regards, Many Thanks, Sincerely（这个有点老套）
• 您认识的人：热烈的问候，最好的，非常感谢

任何消息的最后装饰是电子邮件签名。 一些简单的东西，包括你的名字、你的职位（如果相关）和你的公司名称就可以了。

但是，不要忽视一个好的电子邮件签名的力量。 在您的名字下方，您可以在其中执行以下操作：

• 添加您的联系信息
• 包括专业头像
• 炫耀你的荣誉
• 显示您最新的社交媒体帖子
• 和更多

如果您想了解有关此主题的更多信息，请查看我们的电子邮件签名创建指南，其中包含大量可激发灵感的出色模板。

编写更好的电子邮件的基本技巧

您可以将上述步骤视为编写专业电子邮件的蓝图。 遵循这个公式，你应该能很好地打动重要的人。

但是，如果您真的想提高电子邮件写作技巧，我们强烈建议您应用以下一些技巧：

考虑电子邮件格式

虽然电子邮件的内容显然是焦点，但格式也值得考虑。

这从您选择的字体开始。 Papyrus 和 Comic Sans 会将您的电子邮件变成有趣的好奇心。 Arial 很好，但很乏味。 像 Verdana 和 Helvetica 这样的无衬线字体更有趣，但仍然具有很高的可读性和专业性。 如果你想选择衬线字体，格鲁吉亚是一个不错的选择。

除了字体，我们建议您在电子邮件中使用大量换行符。 将较长的段落分成块可以使它们更易于阅读，尤其是在某些移动电子邮件应用程序中。

了解您要写信给的人

在你给任何人写一封专业的电子邮件之前，你真的需要知道你要把它发给谁。

这从收件人的姓名和他们工作的公司的名称开始。 您还应该了解他们的职位，以及他们的职业生涯或组织中出现的任何重大新闻。

这些附加信息可以帮助您制作更个性化的信息，从而增加您的成功机会。

始终校对您的电子邮件

无论是要求老板升职还是试图联系高价值的潜在客户，您都可能希望给人留下有能力和专业的印象。

一封写得很好的电子邮件对建立这种形象大有帮助，但只需要几个愚蠢的错别字就会让你的声誉一落千丈。

因此，在点击发送之前，请务必仔细检查电子邮件的正文和主题行。

如果您担心遗漏错误，您还可以在 Gmail、Outlook 和其他电子邮件平台中设置发送延迟。 在您点击发送后的几秒钟内，您可以选择取消并进行最后一分钟的更改。

跟进

当您联系 CEO 或其他高管但没有收到回复时，他们很可能只是错过了您的信息。

几天后，不要害怕发送后续电子邮件。 最糟糕的情况是他们只会忽略跟进——但这可以挽救你的工作申请。

确保您有正确的电子邮件地址

如果邮件永远无法到达预期的收件人，那么写一封好的电子邮件就毫无意义。 这似乎是显而易见的，但研究表明，我们中有超过一半的人将消息发送到错误的人或电子邮件地址。

在发送草稿之前，请务必检查地址。 最快的方法是使用 NeverBounce 之类的工具。 我们的平台可让您检查整个电子邮件列表的准确性，因此您无需再考虑。

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