如何撰写专业信函并给人留下持久印象
已发表: 2023-02-14
在您的职业生涯中，可能会有一段时间需要写一封专业信函——无论是申请工作、寻求帮助，还是礼貌地辞职。 写一封专业信件起初似乎是一项艰巨的任务。 你可能会问自己：- 我需要包含哪些信息？
- 我的语气应该是什么？
- 我怎样才能在听起来不太苛刻的情况下表达我的观点？
如何写专业信函
写一封专业的信件本身就是一项技能。 但是，如果您知道如何撰写博客文章或者您过去曾为公司的电子邮件列表撰写过时事通讯，那么您可能已经对正式写作有所了解。写一封精心设计的信件有四个关键组成部分：
- 确定你的信件的目的
- 收集必要的信息和研究
- 起草这封信
- 编辑和校对信件
1.确定你的信的目的
如果您正在研究如何撰写专业信函，您可能心中有一个特定的目标。 根据我的经验，您写信的目的通常属于以下三个方面之一：- 你在请求一些东西
- 你在提供信息
- 您正在响应请求
目的#1：请求某事
如果你在一封信中提出要求，你应该按以下方式组织信件：简介：说明信件的目的，解释你写信的原因，并提供一些价值作为对收件人的回报。 正文：提供有关您的请求的详细信息和任何相关背景信息。 结论：重申您的请求并提供明确的行动号召。目的 #2：提供信息
如果您在一封信中提供信息，您应该按以下方式组织信件：简介：说明信件的目的并分享信息的内容。 正文：提供您要分享的信息。 结论：感谢读者的时间和关注，并提供任何必要的联系信息。目的 #3：响应请求
如果您在一封信中回应请求，您应该按以下方式组织信件：简介：确认请求并感谢读者的询问。 正文：响应请求。 结论：重申您的回答，并请读者在需要进一步说明时与您联系。2. 收集必要的信息和研究
在我看来，这一步是整个写信过程中最关键的部分。 那是因为研究阶段允许您检索有关您要解决的人的信息以帮助建立融洽关系。 例如，假设您为企业撰写了高转化率的白皮书，并希望接触冷淡的潜在客户，因为您认为他们很合适。 一封要求占用他们 15 分钟时间的普通信件可能不会产生回复。 但是，如果您可以通过找到他们过去的一些工作并弄清楚他们喜欢/不喜欢什么来研究潜在客户，那么您可以建立他们的“在线个性”，可以这么说。 开始收集信息的几个好地方要么在 LinkedIn 上，要么如果公司写了一篇关于我们的深刻见解的页面。 以我自己的 LinkedIn 个人资料为例，您可以向下滚动到出版物部分，看看您的潜在客户最近是否发表过任何文章。
来源 然后，您可以通读这些文章并在您的信中直接表扬、提出问题或提供有见地的数据。 尽量在这里尽可能具体，不要只是写这样的话： “我读了你的一篇文章，真的很喜欢！”。 这太笼统了，给人的印象是你根本没有读过这篇文章。 相反，试着写一些能为他们提供价值的东西，比如： “我读了你的文章[文章名称]，认为关于[主题]的技巧 #7 是一个很好的观点。 我有一些自己的数据，如果您有兴趣，我很乐意与您分享以帮助支持您的论点？”。 马上，您就为信件的收件人提供了价值，从而增加了他们阅读信件其余部分并按照您的要求采取行动的机会。 您还可以使用公司的“关于我们”页面来收集有关您要联系的人的更多信息。 以 Canny 的关于我们页面为例： 
来源 该页面包含团队中每个人的一些个人详细信息。 比如他们的爱好、过去的工作经历和有趣的轶事。 这是为收信人建立“网络个性”的另一种好方法。3.起草信件
现在您已经确定了您的信函的目的并收集了初步信息，让我们逐节详细了解如何撰写专业信函。第 1 部分：标题
专业信件的第一部分应包括发件人和收件人的联系信息。 此信息准确地告诉读者这封信来自谁，以及谁是预期的收件人。 本节应包括以下内容：- 你的名字
- 你的工作职位
- 您的公司名称（如适用）
- 您的完整地址
- 您的联系信息（电话和电子邮件）
- 日期
- 收件人姓名
- 收件人的职位
- 收件人公司名称
- 收件人公司地址
第 2 部分：称呼
在大多数专业信件中，称呼以“亲爱的”开头，后跟：- 先生。
- 太太。
- 错过。
- 多发性硬化症。
- 博士
- 或头衔（例如，教授）
第 3 部分：信件正文
这是信件的主要部分，您可以在其中传达您的信息。 正文应包括以下四段：- 第一段应该快速介绍你自己，然后是为收件人提供价值的句子。 *如果您是回应请求或提供信息，则无需执行此操作。 但是，如果您提出要求，提供价值会增加您得到回应的几率。*
- 第二段应解释您联系收件人的原因。
- 第三段应该包括一两句关于您或您的公司的句子，以向收件人提供一些背景信息。
- 第四段应该重申您的要求并解释它如何使他们受益，然后是简短的 CTA。
第 4 节：结束
最后，您应该感谢收件人抽出时间，并以简单的“真诚”或“致以最诚挚的问候”结束这封信。第 5 部分：签名
包括您的手写签名，然后是您的印刷体姓名。第 6 节：外壳（可选）
如果您在信中附上任何文件或材料，您应该在此处列出。 这些可能包括简历、推荐信、销售手册或其他文件。第 7 节：后记（可选）
后记是添加到信件末尾的简短信息。 它通常会添加额外信息或突出显示特定点。 此部分是可选的，但有助于使您的信件脱颖而出。4. 编辑和校对信件
一旦你写完了最终草稿，就该编辑和校对你的信了。 无论您在写什么，无论是新闻稿、电子邮件活动还是前同事的推荐信，这一步都是必不可少的。 编辑包括修改信件的内容，以确保其清晰、简洁、文笔优美。 为了帮助编辑过程，我喜欢将信件的内容粘贴到海明威应用程序中。 此应用程序为您提供可读性等级，告诉您阅读的难易程度。 它还突出了被动语态、副词用法和替代词。
来源一旦我获得了我满意的可读性分数，我就会将内容粘贴到 Grammarly 中进行校对。 这个应用程序非常适合捕获您可能在此过程中犯的任何语法或拼写错误。 让朋友或家人也阅读您的信件也是个好主意。 新鲜的眼睛通常可以发现您可能错过的错误。 在发送之前花点时间仔细检查和校对这封信，以确保它是完美无误的。 这一步将有助于给人留下积极的印象，并增加这封信达到预期结果的机会。示例模板
如果没有示例，可能很难准确地想象如何写一封专业信函。 我在下面创建了一个示例模板，概述了标准专业信函的外观。 根据您信件的目的，正文的某些部分可能需要修改。 该模板将为您提供一个起点。
标题您的姓名 您的职位 您的公司名称（如果适用） 您的完整地址（或公司地址） 您的电话号码 您的电子邮件地址 完整日期（例如 2023 年 1 月 3 日） 收件人的姓名 收件人的职位 收件人的公司名称（如果适用） 收件人的或公司地址致辞亲爱的 [收件人姓名]，信件正文我的名字是 [您的姓名]，我认为您在关于 [主题] 的最新 [视频、文章、播客] 中提出了一些重要观点。 [提供与主题相关的有价值的一句话，以帮助建立融洽关系并吸引他们回复你]。 我今天写信给你请求[你的请求用一两句话]。 我是[用一句话描述你自己或你的公司]。 我相信[解释为什么你认为你的请求很合适，或者它如何以某种方式使他们受益]。 我很乐意与您进一步讨论这个问题并回答您可能提出的任何问题。 结束语感谢您的宝贵时间，我期待着很快收到您的来信。 此致，签名[签名] [您的姓名] 我已附上的附件[提供您信件中包含的任何其他文件的列表]后记PS [附上简短的后记，使您的信息脱颖而出。 尝试结合你在研究阶段发现的东西]。打印并发送信件
除非您的笔迹一流，否则您很可能会在计算机上打出您的信件，然后打印出最终版本以添加您的签名。 但无论如何，如果你能手写一封完整的信，书法很好，那就去吧！ 它肯定会为您的信件增添个人色彩。字体
在冲向打印机并收集新打印的专业信函之前，您需要确保信函的整体美感达到标准。 由于您可能不会添加任何图像或颜色，因此一切都取决于您选择的字体。 专业信件中使用的一些常见字体是：- 英语字体格式一种
- 宋体
- 佛达纳
- 口径
纸
选择纸张时，重要的是要选择能够传达专业精神的高质量纸张。 请记住以下几点：- 应该是重磅股，最好有水印。
- 颜色应该是中性的，例如白色或象牙色。
- 尺寸一般应为 8.5x11 英寸。