如何撰写报告：一个简单的循序渐进过程
已发表: 2023-02-14
知道如何撰写报告是每个想要保持竞争力和就业的营销人员必须学习的一项基本技能。 即使您最近部署的策略明显奏效，您的老板也很可能不会仅仅知道您的营销努力取得成功就满足。 他们仍然需要查看一份报告，准确说明您在做什么、哪些实验正在取得成效以及哪些想法落空了。 那么，您如何着手撰写这份报告？ 你从哪里开始？ 你应该包括什么？ 你如何构建每个部分？ 在本文中，我将与您分享我编写有效且经过深思熟虑的报告的循序渐进的方法，这些报告每次都会给读者留下深刻印象。 营销报告的重要性
什么是报告？
报告是一份正式文件，对与您的工作相关的正在进行或已完成的研究、倡议、项目或活动进行深入分析。 报告的目的是评估您取得的进展，记下影响您结果的问题或障碍，并得出结论以为未来的决策提供信息。 根据您擅长的营销方面，您可能需要创建不同类型的报告。它们包括：- 社交媒体营销报告
- 电子邮件营销报告
- 内容营销报告
- PPC 营销报告
- 一般营销报告
为什么需要写报告
当您可以将精力用于吸引、吸引、转化和取悦客户时，花时间研究如何撰写报告有什么意义？ 这是几乎每个不得不写报告的营销人员都曾经问过的问题。 因此，当您（不情愿地）准备创建您的第一份或下一份报告时，让我们考虑一下您和您的团队可以从定期报告中获得的一些最重要的好处：- 进度跟踪 -如果您不知道如何撰写报告，您将不知道您的营销努力是否让您更接近您的目标。 报告会告诉您哪些策略运作良好，哪些策略效果不佳，因此您可以快速做出调整或调整。
- 成功的证明——并不是每个人都认为营销是一项值得的投资。 您创建的报告可以作为一种武器来对抗这种短视的思想流派，并证明您所做的工作正在为企业增加价值。
- 更好地跨团队协调 -报告有助于教育和告知相关利益相关者营销方面正在发生的事情以及他们对未来的期望。 它确保每个人都在同一页面上了解公司的表现、发展方向以及他们可以做些什么来帮助公司实现目标。
- 更高的透明度——当您的老板或客户可以准确地看到营销预算花在了哪些地方并将其与所产生的结果联系起来时，他们会因为知道他们的投资正在产生正回报而感到更加放松。
- 数据驱动的决策制定 -报告可帮助您确定您的活动和策略的执行情况，以及它们如何影响业务目标，例如潜在客户生成、客户保留和收入增长。 这些数据将使您能够发现趋势、建立成功的想法并做出明智的营销决策，而不是依赖猜测和直觉。
如何通过 6 个步骤编写报告
事实上，写出出色的报告需要练习。 你写的越多，你就越能简洁地交流和表达你的信息。 无论您是在创建自己的第一份报告，还是在寻找帮助您简化流程和提高报告质量的技巧，请遵循我在撰写报告时一贯使用的这些准则。 如何分 6 个步骤撰写报告：- 考虑报告的目标
- 弄清楚你的观众需要看到什么
- 决定您将包含哪些信息
- 整理您的数据和视觉效果
- 起草报告的内容
- 查看和编辑您的报告
1. 考虑报告的目的
我做的第一件事是考虑我创建报告的原因以及它应该完成的任务。 如果您一开始没有清楚地了解您为什么要编写报告，那么您最终可能会包含不相关的数据并创建一个提出的问题多于答案的报告。 所以问问自己：这份报告的意义何在？ 我想分享什么信息？ 我希望读者从中学到什么？ 也许目的是证明您的营销支出是合理的，展示活动的成功程度，以解释您需要更多的人手来管理增长努力。 牢记目标将帮助您将报告的范围集中在最重要的数据上。2.弄清楚你的观众需要看到什么
接下来我要考虑的是这份报告是为谁准备的。 如果我严格地为营销团队创建报告，我可以负担得起包括行话、更加非正式，并分享我对趋势或我们战略的成功与失败的未经过滤的想法。 对于针对 CEO、董事会成员或外部投资者的报告，我无法做到这一点。 他们对查看指标和数字的细目不太感兴趣，而更关心这些数字如何转化为业务的投资回报率和收入。 作为负责撰写博客文章和数字营销其他方面的人，您生成的所有数据可能都很重要。 但是，执行团队是否会找到您在制作时事通讯时运行的 AB 测试，或者它生成的打开次数和点击次数是否相关？ 因此，在开始撰写报告之前，问问自己：谁是我的听众，他们想知道什么？ 例如，财务总监会想知道您的营销支出如何促进销售并影响底线。 另一方面，营销主管希望了解不同营销活动的概况，以及它们对转化率、潜在客户生成和其他盈利指标的影响。 了解您要向谁报告将有助于您计划如何撰写报告并调整语气、语言和内容以更好地符合他们的期望。3. 决定你将包含哪些信息
这是我为报告构建大纲并找出要包含的数据点以确保报告相关且可操作的关键点。 当然，报告的范围将取决于主题——社交媒体、付费广告、搜索引擎优化、电子邮件等——以及你将从中获取数据的平台数量。 然而，我发现创建大纲可以帮助我弄清楚如何构建信息流，并确定我需要去哪里找到充实报告所需的数据、结果和资源。 大纲不必深入细节。 它应该只是您要根据报告的目的包含在报告中的关键部分和子部分的框架。 例如，您的大纲可能如下所示：
4.整理您的数据和视觉效果
既然我知道了我的报告的目的、我为之撰写的受众以及报告将涵盖的内容，下一步就是开始收集报告所需的数据。 我通常会根据我之前制定的目标和大纲，列出我的报告中应该包含的相关指标列表。 接下来要做的是记下我将从中获取每个指标和数据的平台。 然后我根据它们所属的标题和副标题将所有这些信息添加到我的大纲中。 我建议创建视觉效果来配合您的数据，这样您的报告就不会只是充满无聊的数字和文本。 您可以使用图表、图像、图形、图标、信息图表等来可视化您的内容并阐明您的数据所表达的观点。 一旦完成所有这些，就该开始写作了。5.起草报告内容
如果像我一样，你是那种希望你的想法在你把它们写到纸上之前就完美的人，你必须学会放弃完美并开始写作。 您的报告初稿可能看起来有点粗糙，但之后您将有足够的时间来完善它。 此时最重要的是充实所有要点并在页面上组织数据。 起草草稿的方式会因报告的目标和内容而异，但遵循以下结构通常是一个很好的起点。总结您的主要发现
报告的第一页应包含报告摘要。 突出显示关键指标，以及您在考虑期间的营销工作的成功与失败。 解释为什么事情会变成这样，你在执行活动的过程中遇到的问题，以及记录的绩效的主要收获。 然后根据您的发现讨论您将来要采用的策略。 摘要是读者在您的报告中遇到的第一件事，它将决定他们是否会阅读报告的其余部分或将其扔掉，因此请尽可能地制作它。 但是，我建议您等到写完报告的其他部分后再写摘要。 这样你就可以准确地概括文档的内容。
2. 制作介绍
此部分是可选的。 我没有将它包含在大多数报告中，尤其是那些打算供部门或公司内部使用的报告，因为目标读者可能已经知道报告的内容。 但是，如果您的报告旨在供外部投资者或董事会阅读，您可以使用介绍部分来解释您的报告的内容、涵盖的内容，并添加他们可能需要的任何其他额外背景信息。3.深入研究报告正文
报告正文是您锻炼写作肌肉的地方，因为它是最长的部分。 您之前收集的所有数据都将连同详细的解释、分析和基准一起插入，以便为数字添加上下文。 仅仅说您在上个月通过创建白皮书产生了 20% 以上的潜在客户并保持这种状态是不够的。 你必须谈论它是如何发生的，哪个特定的白皮书驱动了大部分线索，以及它有什么特别之处。 解释你的指标、成功，甚至是糟糕的结果，会让读者更好地了解正在发生的事情。 它将有助于对您的营销活动所依据的策略建立准确的印象。 不要隐藏或歪曲负面数据。 诚实地说明是什么原因造成的，并说明您打算如何解决它。 以这份报告为例，说明您如何深入研究报告的正文。 解释导致结果的每个指标、数据，甚至可能的原因。
4. 推荐一个行动计划
这是您报告的结尾部分，您可以在其中总结您的发现并讨论它们对您公司的意义。 我想更进一步，推荐应该采取的后续步骤来提高性能并帮助企业获得竞争优势。 因此，如果在评估数据和结果后，您认为贵公司将从增加付费广告预算或采取特定策略（如影响者营销或发布新闻稿）中受益，请毫不犹豫地提出建议。 只要您的报告令人信服，并且您展示了自己的知识和专长，上级就很可能会接受并信任您的建议。 提示：您可以使用营销报告模板来呈现您的数据并更明智地利用您的时间。6. 查看和编辑您的报告
编辑是撰写报告的最后阶段，也是我最喜欢的阶段，因为这是让我的文档大放异彩的机会。 完成草稿后，我喜欢将其搁置几个小时或几天，这样我就可以重新审视并以全新的眼光开始编辑。 这样做可以让我发现我在写作时可能没有注意到的错误。 通读你写下的内容，删除任何看起来不必要或不相关的部分，以保持你的报告简洁有效。 注意拼写错误和语法错误并交叉检查您的数据以确保准确性。 分解长文本块并确保报告具有将所有信息联系在一起的连贯叙述。 交给你
您的报告应该展示您取得的进展，解决您遇到的问题，并分享可用于制定影响业务的决策的可行见解。 它是您武器库中最强大的通信工具之一，您可以使用我在本文中列出的指南来学习如何使用它。 报告愉快！