提升您的电子邮件游戏：如何撰写可取得成效的电子邮件

你想知道如何写一封令人印象深刻的电子邮件来建立关系并取得成果吗？ 你来对地方了。 写一封很棒的电子邮件类似于写一份时事通讯——你必须构建你的信息，使用有效的语言，并进行完美的校对。 但是，电子邮件有一些独特的细微差别，可以区分最终被扔进垃圾桶的草率、不专业的消息和在拥挤的收件箱中脱颖而出、写得很好、有效的电子邮件。在本指南中，我们将分享一个循序渐进的纲要，通过解决这些要点和其他最佳实践来帮助提升您的电子邮件游戏水平。 让我们开始吧。

第 1 步：创建电子邮件大纲

您的电子邮件可能是您与收件人联系的唯一机会，因此必须：

• 知道您想通过电子邮件传达什么
• 使电子邮件副本与核心信息保持一致——优化每个词以便收件人采取预期的行动

实施这些指示的最简单方法是定义电子邮件的目的并创建其外观的大纲。

了解收件人

你在给谁写邮件？ 是出于商业原因吗？ 你以前接触过这个人吗？ 如果你正在写一封冷电子邮件，使用正式的语言和语气是有道理的，因为这是你第一次联系收件人。 同样，给朋友或与您有一段时间业务往来的人发送电子邮件时，使用随意或友好的语气是合适的。 然后考虑您希望收件人采取的行动。 您是想共享信息、邀请他们参加活动、安排会议还是做其他事情？ 定义电子邮件背后的意图将帮助您设置正确的语气并正确地表达您的电子邮件。

定义您的电子邮件主题

为了让您的电子邮件从收件人收件箱中的所有混乱中脱颖而出，您需要掌握简洁、引人注目的文案艺术。 要做到这一点，您必须首先确定您电子邮件的目的和目标——并坚持下去。 您可能很想把贵公司的所有优点都包括在内。 想一想：您的品牌故事、客户的推荐以及在贵公司工作的专家。 但是您的电子邮件不是所有这些信息的地方。 也许当您写博客或公司的“关于我们”页面时，但绝对不是电子邮件。 例如，如果您希望收件人安排一次会议，请不要给他们您的简历、关于您公司的介绍以及它所取得的一切成就。 相反，简单介绍一下自己并告诉他们你的产品可以为他们解决的痛点。 您希望在不分散接收者注意力的情况下提供价值。

创建心理电子邮件大纲

确定电子邮件的受众和目的后，请考虑以下问题，在脑海中勾画出您的电子邮件应该是什么样子的：

• 您是否有正确的收件人电子邮件地址？
• 什么语言或触发点可以让收件人按照电子邮件的预期目标采取行动（例如，报名参加网络研讨会或安排会议）？
• 是否需要包含附件，例如案例研究、Google 文档或业务报告？
• 您应该添加号召性用语 (CTA) 还是链接？ 如果是，有多少？
• 您的电子邮件必须涵盖的最重要的要点是什么？
• 屏幕截图或图像是否有助于进一步阐明这些要点？

你应该有一个简短的大纲来指导你在这个阶段的写作过程。 您还可以将大纲转换为模板或将其用作清单，这样您就不必在编写电子邮件时从头开始。

第 2 步：撰写引人注目的电子邮件主题行

作为收件人看到的第一件事，您的电子邮件主题行决定了他们是否会打开您的电子邮件。 研究表明，47% 的电子邮件收件人打开电子邮件，69% 的人将电子邮件报告为垃圾邮件——所有这些都完全基于主题行。 此行应该足以吸引收件人打开电子邮件。 但是，与此同时，它应该预览您要传达的消息。 如果您的主题行无法引起人们的兴趣，您的电子邮件最终将被扔进垃圾箱。 实际副本写得有多好并不重要。 以下是一些需要牢记的最佳实践：

电子邮件主题行最佳实践

• 保持简短，不超过 9 个单词和 60 个字符。 否则，您的主题行可能会在收件箱中被删减。

示例：停止在{Prospect Pain Point} 上浪费时间

• 用一句话突出您的电子邮件的目的。 提供一个特定的挂钩来传达您的产品的好处或引起他们对特定交易的注意。

示例：请求您出席{Event}

• 请明确点。 避免含糊不清的语言或绒毛。

示例：最后机会！ 今年夏天{Product Name}的{Offer or Discount}

• 添加个性化风格。 考虑使用收件人的名字来引起他们的注意。

示例： {Mutual Contact Name} 建议我联系您，{Recipient Name}

• 使用强词夺理来触发行动。 如果你从动作动词开始就更好了。

示例：了解 {Task Name} 的更好方法专业提示： 免费试用 CoSchedule 的主题行测试器，帮助创建引人注目的主题行。

第 3 步：问候电子邮件收件人

您的电子邮件应以合适的问候语开头，其中包括称呼和开场白。 让我们快速讨论如何使每个元素正确。

用称呼设定正确的语气

您选择的称呼应视情况而定。 例如，如果您正在写一封正式的电子邮件，“亲爱的{收件人姓名}”是开始您的邮件的更好方式。 但是，如果您要向认识的人发送电子邮件，则最好使用“您好{收件人姓名}”或“您好{收件人姓名}”。 不要拼错某人的名字或用错误的称呼称呼他们。 这在发送冷电子邮件时尤为重要，因为它决定了您收到回复的可能性。 商务教练芭芭拉·帕切特 (Barbara Pachter) 建议在她的《商务礼仪要点》一书中摒弃非正式的表达方式，例如“嘿”和“哟”。以下是一些应避免的称呼“禁忌”：

• 过于正式的称呼，例如“先生”和“女士”
• 使用通用且平淡的开场白，例如“可能涉及的人”
• 特定时间的问候语，例如“早安”或“晚安”（如果您不知道收件人的时区）
• 表示收件人的职位（Dear job_title）
• 以感叹号结尾（'Hi Nathan!!!'）

想出一个引人注目的开场白

此时，您只有七秒钟的时间来吸引收件人的注意力并迫使他们继续阅读您电子邮件的其余部分。 强有力的开场白是吸引读者注意力的门票，就像这样： 如果您要介绍自己，请以能激起收件人兴趣的内容作为开场白。 这是一个电子邮件模板，其中提到合作机会如何使收件人受益： 以下是编写电子邮件介绍时可应用的一些标准最佳实践：

• 将您的介绍限制在 1-2 句话之内。
• 避免添加不相关的信息或不必要的细节。
• 考虑超链接您的 LinkedIn 个人资料或网站，以提供更多关于您自己的背景信息。
• 如果您之前见过收件人或与收件人谈过话，请简要提及该实例以找到共同的接触点。

避免发送让读者觉得他们是众多收件人之一的笼统介绍。 相反，做一点研究（想想：查找社交媒体资料或参考共同的同事）来添加个性化的接触。 如果您要向认识您的人发送电子邮件，请跳过此部分。 在这种情况下，先说一句愉快的话（例如，“祝你今天过得愉快！”）然后直奔身体。

第 4 步：编写电子邮件正文

这是您的电子邮件中最有趣的部分，您将在其中分享完整的信息。 您的读者可能没有时间阅读冗长的电子邮件。 如果您不希望他们浏览您的信息（或完全跳过），请保持简短并切中要害。 使用 BLUF 策略帮助他们了解您的电子邮件的意图，这涉及预先写下您的底线以快速回答收件人的 5W：谁、什么、哪里、何时和为什么。 这是一个很好的例子： 来源 您还应该优化您的电子邮件以提高可读性和可扫描性。 以下是编写优秀电子邮件正文的一些技巧：

• 保持句子和段落简短
• 尽可能添加要点
• 避免技术术语和绒毛
• 使用标准格式； 使用粗体、斜体和下划线突出重点
• 不要假设读者的知识； 始终分解您的文本并提供必要的信息

诚然，电子邮件的正文部分可能很棘手。 最好的写法是：

1. 考虑您电子邮件中的主要内容
2. 考虑您希望收件人采取的特定 CTA
3. 写电子邮件，确保您添加的每一行都可以帮助您解决上述两个问题

第 5 步：以有影响力的 CTA 和签字结束

如何结束电子邮件与如何开始同样重要。 传达您的消息后，不要让收件人悬而未决。 用一到两句话总结所有内容，并添加一个 CTA，告诉他们接下来的步骤。 例子包括：

• 是否可以安排一次喝咖啡的会议来进一步讨论这个问题？
• 请回复此电子邮件并提供所需信息。
• 请在我的 Calendly 中预订一个时段来安排有关此的电话。

确保您的 CTA 具有说服力，并突出了行动的重要性。 正确地做到这一点，您将很有可能获得积极的回应。 然后根据您电子邮件的目的和与收件人的关系添加结束语（例如，“期待与您合作”或“等待您的积极回应，以进一步发展”）和结束语。 思考：

• 此致
• 温暖的问候
• 问候
• 真挚地
• 最好的
• 亲切的问候
• 谢谢
• 干杯
• 尊敬
• 一会再聊

不要忽视你的结语。 错误的签字会给人留下不好的印象，让你看起来不专业或过于熟悉。

第 6 步：校对和编辑您的电子邮件

想象一下，花费数小时制作完美的电子邮件，却因为充满语法错误而被忽略。 这就是校对电子邮件非常重要的原因。 但是仅仅校对是不够的； 您还应该确保您的电子邮件副本听起来很人性化。 以下是一些电子邮件文案写作技巧，可让您的电子邮件文案有力且可操作：

避免重复

大声朗读你的句子。 你是否在同一段中重复单词，甚至可能在一个句子中？ 虽然这不是最糟糕的写作冒犯，但它会使您的文案听起来重复并让读者感到厌烦。 请留意以下最常重复的词：

• 仅有的
• 信息
• 还
• 只是
• 物品
• 命令
• 甚至
• 要求
• 报告
• 总是

您还可以在点击“发送”之前让同事运行您的副本。 第二双眼睛将帮助您删除您可能错过的过度使用或重复的单词。

使用牛津逗号

在考虑如何撰写电子邮件时，人们通常会欢呼或避开牛津逗号。 您可能对此也有一些强烈的意见，但在电子邮件中使用它们通常是个好主意，以避免混淆或沟通不畅。

修剪过长的句子

我们经常收到的电子邮件就是这些巨大的文本块。 但是，您有多少次只是浏览它而不是通读整篇文章？ 将难以理解或不清楚的句子替换为专注于手头问题的简洁句子，以获得满意的回应——或任何回应。 以 CTA 结尾，以便读者知道下一步该做什么，并明确表示您愿意接受问题和后续跟进（如果需要）。

检查格式和字体

如果您收到以下电子邮件，您将如何反应： 可能删除它并假设它是一个骗局，对吧？ 在您的电子邮件中添加图像或 GIF 并没有错，但是有一种方法可以做到这一点，因此它看起来不会分散注意力或不和谐。 例如，使用几种不同的字体大小和颜色会让人感觉不知所措。 您的信息可能会因大量争夺读者注意力的元素而丢失。 通常，坚持使用一种字体样式、大小和颜色会更好。

健全的人

您的收件人是真实的人，因此请使用听起来像您会说的话的语言。 写出听起来像机器人输入的句子或直接来自维多利亚时代的句子不会对您获得读者的良好回应有任何帮助。 相反，给你的电子邮件一个更自然的效果。 写作时，就好像与你交谈的人坐在你旁边的咖啡店里。 例如，与其说“你好，我希望你住的地方天气晴朗”，不如说“嗨，希望你这边一切都好。”

第 7 步：使用专业的电子邮件签名

虽然不是必需的，但专业的电子邮件签名有助于确定您的真实性。 它还为收件人提供有关您的角色和公司的更多背景信息。 以这个为例： 它包括个人的：

• 爆头
• 全名
• 角色
• 公司
• 网站
• 联系信息
• 链接到社交媒体资料

联络所需的一切都集中在一个地方。 聪明，对吧？ 此外，大多数电子邮件服务和平台（如 Gmail 和 Outlook）都允许您将自动电子邮件签名附加到每封电子邮件，因此您不必为每封电子邮件手动添加它们。 当然，您始终可以根据电子邮件的目的进行更改以获得更好的回复，并包含满足您的目标的其他信息。

轮到你发送一封优秀的电子邮件了

写好电子邮件是一门需要时间的艺术，但如果您勤奋地遵循我们的流程，您会发现您的打开率和点击率有了显着提高。 这是为了让你得到更好的回应！