计算和改进潜在客户响应时间的 12 种方法

你有线索。 那太棒了。

但接下来发生的事情将为您的整个销售互动定下基调——并在您最终是否完成销售方面发挥重要作用。

一个关键变量有很多影响——您的潜在客户响应时间。

那么，什么是潜在客户响应时间，为什么它对您的销售策略如此重要？

很高兴你问！

什么是潜在客户响应时间？

潜在客户是对您的产品或服务表示兴趣的人。

换句话说，这是一个已经证明自己是可行的销售目标的人。 这与潜在客户不同，后者适合您的目标客户的模式，但尚未表示出兴趣。

那么，潜在客户响应时间是您的销售人员响应潜在客户所需的时间。

通常，这指的是初始消息； 如果潜在客户联系到您的企业，他们必须等待多长时间才能收到某人的回复？

或者，销售人员需要多长时间才能联系到对您的产品表示兴趣并因此成为潜在客户的人？

潜在客户响应管理有多重要？

您可能已经知道潜在客户响应时间和潜在客户响应管理很重要。 而且响应时间越短越好。

但它们到底有多重要？

如果您可以缩短平均潜在客户响应时间，您会看到更高的成交率。 一项研究发现，所有销售额的 35-50% 流向了最先响应的供应商。 另一个发现，如果您在一小时内做出回应，您的潜在客户关闭率会上升 700%。

如果一个潜在客户接触到多个竞争企业，其中一个响应迅速而其他企业滞后，那么早期响应者可能会赢得业务。

这有很多原因，包括大多数客户重视服务这一事实。 你的及时性和即时性得到了回报。

同样，如果您等待超过 5 分钟做出回应，您的潜在客户资格将下降 10 倍。 90% 的客户希望您“立即”做出响应（定义为 10 分钟或更短时间）。

这对您和您的销售团队来说是很大的压力。

但别担心。 我们在一起。

如何计算提前期

有几种不同的方法可以计算平均响应时间。

依靠外部工具来帮助您计算此数字通常符合您的最大利益。

例如，在 Microsoft Outlook 中，您可以使用 MyAnalytics — Office 365 中的员工生产力应用程序。或者，使用我们其他排名靠前的 Outlook 电子邮件分析工具之一。

Gmail 是世界上最受欢迎的电子邮件提供商，它没有内置的方法来计算潜在客户响应时间。

这就是我们创建 EmailAnalytics 的原因。

EmailAnalytics 是您的 Gmail 帐户的分析工具。 您可以将它连接到任意数量的帐户（这样您就可以同时观察整个销售团队）并测量数十种不同的指标——包括平均响应时间。

更好的是，您可以访问动态数据可视化，因此您可以直观地得出有关数据的结论，并发现改进电子邮件处理方法的新方法。

计算和改进潜在客户响应时间的 12 种方法

好的，我已经为您提供了计算潜在客户响应时间的最佳方法。

那么，如果您对找到的结果不满意怎么办？

如果您想缩短潜在客户响应时间怎么办？

下面，我将为您提供 12 种我们用于潜在客户响应管理的最佳策略 - 并最终减少您的销售人员响应传入潜在客户所需的时间。

1. 采用科学的思维方式。

进行领导响应管理的最佳方法是采用科学的思维方式。

进行实验以测试不同的变量、研究数据、形成结论、更新假设并重复。

在潜在客户响应管理领域，这意味着改变变量，例如潜在客户的管理方式、销售人员的培训方式以及您使用的沟通渠道（以及您如何使用它们）。

反复观察和改进最终会带来突破。

2. 建立基准。

接下来，熟悉您的基准。 换句话说，什么是“好的”潜在客户响应时间？您的目标应该是什么？

大约 41% 的客户希望在发送电子邮件后 6 小时内看到电子邮件回复，许多品牌力求在 10 分钟内回复电子邮件。

查看我们的电子邮件响应时间综合指南，其中包括其他一些关于“可接受的”电子邮件响应时间的著名研究。

无论如何，您都应该争取最快的响应时间，但您也应该设定切合实际的期望。

3. 尽可能自动化一切。

尽可能在您的潜在客户管理系统中实现自动化。 例如，当客户下载白皮书或选择使用电子邮件通讯时，您可以自动将他们的信息转发给您的销售团队成员。

自动化使您免于手动工作，通常为您节省时间和金钱。 但更重要的是，它加快了流程并使其更加一致，因此您在洗牌中丢失的潜在客户更少，结果更可预测。

4. 明智地分配潜在客户。

您可能有某种系统可以“四分卫”引导您的销售团队的不同成员。

例如，您的潜在客户管理软件可能会自动将各种潜在客户的详细信息连续转发给团队的每个成员，从而平均分配潜在客户。 如果这个系统有任何效率低下或不一致的地方，它将完全破坏你的平均潜在客户响应时间——所以你可以尽可能地解决问题并简化它。

避免让您的销售人员过度劳累，并争取实现平均分配。

5. 使用多种沟通渠道。

对于本文的大部分内容，我们一直专注于电子邮件。 电子邮件无疑是可供企业使用的最有效（也是最通用）的通信平台。

但其他沟通渠道也有优点。 如果您想加快响应时间，请确保您正在使用多个潜在渠道。

例如，您可以让潜在客户通过电话或社交媒体轻松与您联系。

6. 优先考虑潜在客户。

你给你的线索打分吗？ 您必须知道，某些潜在客户显然比其他潜在客户更有价值。

与您的受众完美契合、来自利润丰厚的业务、似乎渴望购买的潜在客户对您的品牌而言将比可能只是在踢轮胎的潜在客户更有价值。

理想情况下，您将为与您的业务联系的每个潜在客户提供快速响应时间，但如果被迫选择，您应该优先考虑您最好和得分最高的潜在客户。

始终倾斜您的潜在客户响应管理策略，以支持这些宝贵的机会。

7. 授权您的销售代表。

我们专注于改善响应时间，因此自然而然地，我们必须关注我们的响应者——负责完成交易的销售代表团队。 我们必须赋予他们权力！

好的，那我们该怎么做呢？

我们可以为销售人员提供更多工具（和更好的工具）来响应新的潜在客户。 我们可以腾出销售人员的日程安排，这样他们就不会因为繁忙的工作而负担过重，以至于无法快速响应。

我们还可以帮助销售人员了解其他工作是次要优先事项——如果这意味着迎合潜在的新客户，他们可以退出行政会议。

8. 创建协作环境。

与此一致，设计和培养一种有利于协作的公司文化是有帮助的。

确保您的所有销售团队成员都知道一起工作对您的组织至关重要——并且人们不会羞于请求或给予帮助。

这将使您的销售代表更容易相互覆盖。

如果有需要响应的潜在客户并且分配给他们的代表整天都很忙，则代表可以将其转发给另一个日程安排更开放的代表。

9. 设定团队和个人目标。

目标对于激励人们、设定方向和鼓励人们取得最佳表现非常重要。 所以，是的——设定目标！

设定目标时，尽量设定个人层面的目标和以团队为中心的目标。 团队目标将鼓励人们更紧密地合作和协作，为组织实现更好的目标。

个人目标将使您有机会放大个人员工的优势和劣势 - 并平衡它们以实现更高的个人绩效。

如果你想成功，你将需要两者。

10. 提供奖励。

我一般都是自我激励的。 我喜欢在每一件事上都做到最好，不管有什么风险。 但很多人不是这样的——如果他们要尽力而为，他们需要一些更具体的东西。

这就是为什么提供奖励和激励措施以加快潜在客户响应时间可能符合您的最佳利益。 如果代表可以始终保持 5 分钟的平均响应时间，请考虑给他们奖金或特殊停车位。

即使是很小的奖励也可以在很大程度上鼓励更好的表现。

11. 收集反馈。

花时间收集来自客户和销售代表的反馈。 您的客户对您提供的响应时间（以及您的整体沟通）是否满意？

您的销售代表是否有关于如何更快响应的想法？ 您的组织中有什么东西阻止他们更快地响应吗？

这是“直接从马口中”的方法，它非常有价值。 认真对待这些意见和建议，并考虑积极改变您的销售策略以适应它们。

12.研究数据并找到改进的方法。

我向您展示了如何计算平均潜在客户响应时间，因此请充分利用这些知识。 在此期间，请研究与您的电子邮件活动相关的其他指标，包括发送和接收的电子邮件数量以及平均线程长度。

这里的想法是找出与您的电子邮件通信习惯相关的最大优势和劣势，并找到纠正它们的方法。

只要你不断地寻找新的想法、尝试和改进，你最终会取得进步。

如果您想计算您的潜在客户响应时间并找到更好的改进方法，您需要像 EmailAnalytics 这样的工具。

它直接与 Gmail 集成，教您了解有关销售代表习惯的所有信息。

您不仅会了解他们的平均响应时间，还会了解他们每天发送和接收的电子邮件、他们最忙的时间和天数，以及许多其他指标。

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