如何管理临时项目和临时请求

项目很少按计划进行。 总是有可能获得新数据、项目或产品更新、评论或任何数量的最后一分钟请求。 您如何处理这些临时请求？

Ad-hoc 意味着它是特定的——不会重复的东西。 项目管理中会出现临时项目和临时请求，您需要知道如何处理它们。

什么是临时项目？

临时项目是意外发生的项目，通常是为了解决问题。 项目几乎总是提前安排好的，但是一个临时项目突然出现在团队身上，没有时间进行任何事先计划。

这是项目管理中临时项目与传统项目的区别之一。 另一个是临时项目通常包括快速周转。 临时项目也专注于一个目标（或一组人），并且倾向于使用更少的资源，包括团队成员。

总而言之，临时项目是指出现需要立即响应的情况。 像任何项目一样，完成它的时间有限，但时间框架几乎总是很紧。

如何管理临时项目：5 个最佳实践

因为一个临时项目似乎是凭空出现的，所以通常不会像一个更深思熟虑的项目那样受到关注。 但是，您仍然需要跟踪和报告进度以满足您的战略计划。

管理临时项目的一种最佳实践是使用项目管理软件。 ProjectManager 是一款基于云的软件，可让您实时规划、安排和跟踪您的项目。 使用实时仪表板监控资源和团队的时间。 无需设置。 ProjectManager 收集和计算数据，然后显示时间、成本、差异等。 它就像您的临时项目的即时状态报告。 立即免费试用 ProjectManager。

1.不要忽视风险

当时间紧迫时，很容易偷工减料。 临时项目的繁文缛节往往较少，但这并不意味着您应该忽略风险评估。 任何财务分析都会告诉您风险可能会毁掉一个项目。 虽然您没有时间制定完整的风险管理计划，但您必须优先考虑可能对项目产生负面影响的风险。

2. 保持灵活

无论您将哪种方法应用于您的项目，您都没有时间对瀑布结构进行高级规划。 敏捷项目方法更适合临时项目。 它们更具迭代性，允许您根据需要快速调整，并倾向于在较小规模的 sprint 中与较小的团队合作。

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3. 你仍然需要一个计划

没有足够的时间来完成所有的尽职调查，例如成本估算，这将使一个更传统的项目起步。 但即使是临时项目也需要指导。 没有适当的计划或请求管理来管理您的资源、设定截止日期、优先级和分配任务将会适得其反，并创建一个比您能够承受的更长的时间表。

4.标准化工作要求

有很多方法可以加快工作流程，例如电子邮件、文本、语音消息或面对面的快速交流。 这些方法可能会让人感觉好像它们正在加快进程，但实际上它们会产生问题。 创建一个遵循既定模式的工作流，该模式可以集中化、所有人都可以访问、确定优先级，甚至可以评论以促进协作。

5. 促进透明度

项目的每个方面都应该对项目团队中的每个人都可见。 这意味着更新和任何更改。 必须有一个集中的事实来源，为混合团队提供所需的可见性，无论他们是远程的、在不同的部门还是使用不同的工具。

管理临时项目的工具

项目管理软件具有可让您控制项目和临时项目的功能。 您可以使用它们来组建团队并为他们分配任务，包括截止日期、描述和优先级。 这使您可以在团队中快速快速地滚动。

团队需要一个协作工具来让他们更好地交流和合作。 这可以是项目管理软件或聊天和消息传递应用程序的一部分，可将团队连接起来，无论他们身在何处。

最后，您需要一个生成报告的工具，以管理项目并让利益相关者了解其进度。 这些报告应该能够过滤数据，以便您可以提供项目经理需要的详细信息以及为利益相关者提供更一般的报告。 分享这些报告越容易越好。

什么是临时请求？

临时请求或临时任务是尚未计划的请求。 临时项目是一项更大的工作，但定义基本相同。 它们超出了项目范围。

另一种看待临时请求的方法是将其视为中断和团队生产力杀手。 他们将您从项目中拉出来，并可能导致延误和成本。 最坏的情况：临时请求可能会使项目脱轨并导致失败。

临时请求可以是在最后一刻召集的会议中的任何内容，从而使您远离截止日期的工作。 它可以是文书工作，在最后一刻再次分配，或重新委派任务。 即使是回复电子邮件也可能属于临时请求。 任何你不知道的事情都会让你远离工作的主旨，这是一个临时请求。

如何管理临时请求：5 个最佳实践

就像您管理临时项目一样，临时请求可以通过项目管理软件进行控制。

拥有一个工作管理工具将帮助您确定优先级、协作、监控和报告临时请求的进度。 以下是管理临时请求时要记住的其他一些事项。

1. 计划

是的，计划。 虽然您无法为不知道会发生的事情制定计划，但您可以在一天中设置足够的缓冲，让您在不影响日程安排的情况下响应临时请求。 使用工作分解结构来映射临时请求。

如果您允许对您的工作采用敏捷的项目管理方法，它可以提供更大的灵活性，因此您可以通过了解如何确定工作的优先级并与团队其他成员保持协作沟通，从一项任务转向下一项任务。 在 ad-hoc 系统中管理 ad-hoc 任务是保持进度的一种方法。

2. 过滤 Ad-Hoc 请求

总会有临时请求，其中一些必须立即处理，其他可以等待，甚至可能有一些您可以忽略。 但是它们有时会以很高的频率出现，并且可能会让人不知所措。

团队负责人应该是所有临时请求的关键人物，以使团队专注于他们的任务。 然后，团队负责人可以对临时请求进行优先级排序，并将工作分配给有能力承担的团队成员。

3.有一个过程

您需要一个用于计划工作的流程，您也需要一个用于临时请求的流程。 仅仅因为它是一个临时请求并不意味着它不能在系统中并被跟踪。 确保所有临时请求都进入您使用的任何工作管理工具。

这些请求也应该在工具中传递，但有时情况并非如此。 无论如何，无论它们来自何处，临时请求都必须存在于工具中以使其易于管理。

4. 跟踪进度

如果没有工具来跟踪您的进度，您就是在盲目地工作。 您需要管理临时请求，这意味着实时了解团队的工作量，以便分配临时请求，然后能够跟踪他们的工作进度。

因此，您希望使用基于云的工具为您提供实时数据，以便您准确了解任务和团队现在而不是昨天的位置。

5.分配资源

能够管理临时资源需要资源管理工具，允许您根据需要重新分配资源以完成工作，而不会影响已经在进行中的其他工作。

有时这可能意味着需要额外的团队成员来处理临时请求。 拥有可以显示团队当前分配的资源管理工具将更好地帮助您销售您的案例。

ProjectManager 如何帮助临时项目

ProjectManager 是一个基于云的工作管理工具，它足够灵活，可以管理临时项目。 通过电子邮件和工具中的自动通知使临时请求流程标准化，然后可以分配团队并与跟踪其工作所需的透明度经理和利益相关者实时协作。

接收看板上的新请求

可以将临时请求添加到看板中，以便将它们集成到更大的工作流程中。 经理可以设置优先级、添加描述并将任务分配给团队成员。 然后，团队可以通过在任务级别发表评论来管理他们的积压工作并一起计划 sprint。 同时，项目经理对流程具有透明度，可以看到前面的任何瓶颈并重新分配资源以解决它们。

有效分配资源

为了了解团队中谁有能力处理临时请求，ProjectManager 具有实时资源管理功能，例如工作量图表。 工作量图表采用颜色编码，便于查看分配给他们的任务过多或过少。 然后，项目经理可以平衡工作量并做出更有洞察力的任务。

为利益相关者生成进度报告

提出临时请求的利益相关者会想知道工作的进展情况。 这就是 ProjectManager 的报告功能的用武之地。一键生成差异、时间表和其他报告。 可以过滤所有报告以仅显示您希望与利益相关者共享的数据，然后以 PDF 格式传递或打印出来。

ProjectManager 旨在管理任何类型的项目，包括临时项目，无论您的团队是在同一屋檐下还是分布式。 借助安全的时间表，无论组织中的位置或部门如何，您都可以始终了解团队在其任务上的工作状态。 拥有这种控制和可见性可以防止临时请求降低您的工作效率。

ProjectManager 是一款屡获殊荣的软件，可以组织工作并连接混合团队。 它可以灵活地处理临时请求，让您和您的团队保持高效工作。 加入从 NASA 到雀巢和西门子的组织中已经使用我们软件的数以万计的人。 立即免费试用 ProjectManager！