更好的问题管理的 8 个步骤

已发表: 2022-08-23

问题发生。如果您希望您的项目取得成功，您需要制定一个计划来快速有效地应对出现的任何问题。这些步骤是最佳实践问题管理过程的一部分，是良好项目管理的核心要素。

什么是问题管理？

问题是项目过程中出现的任何影响计划的问题。问题可能是先前定义的风险，也可能不是。你要避免的是一种集体项目健忘症，问题出现了却永远得不到解决。（当问题没有得到解决时，问题会以一种有趣的方式重新浮出水面。）

项目中的问题管理始于定义活动和业务规则的计划，以管理和控制项目期间出现的问题。

项目问题的类型

当然，对于问题管理，您需要做的第一件事就是识别问题。可能有很多问题，其中一些属于这四个类别。

主要问题：可能会阻碍项目的进展或成功完成并需要立即关注的问题。
机会：并非所有问题都是坏事，有些问题可能提供不可预见的机会。
关注：不是一个大问题，但它是你想要保持警惕的事情，因为它可能会发展成需要关注的事情。
情况：是另一个可能引起关注或主要问题的问题，但从情境的角度发展。

这些问题的一些例子是供应商员工的问题、技术故障、材料短缺或延误以及超级成功的推广。您可以使用我们的免费问题跟踪模板开始记录您的问题。

模板很棒，但它们不提供项目管理软件的问题管理功能。 ProjectManager 有多个项目视图，允许团队中的每个人按照自己的意愿工作。例如，有一个任务列表视图可以收集团队成员与一个或多个问题相关的任务。查看优先级、状态等。立即免费开始使用 ProjectManager！

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一致问题管理的 8 个步骤

关于问题管理有很多要了解的。这是一个很大的话题，每个项目经理在他们的项目中都必须处理这个话题。

与风险不同，问题不是潜在问题。一个问题正在此时此地发生。

管理问题与管理项目没有什么不同，因为它需要一个流程和计划来实施战略。这些步骤将帮助您建立一个框架来控制项目中出现的问题。

1. 创建寄存器

开始的唯一方法是识别问题并将它们收集在文档中，以便您可以开始响应并跟踪解决问题的进度。理想情况下，在线创建协作文档。同样，您可能会管理风险或变更，您希望通过在日志或注册表中跟踪它们来管理问题。如果没有报告问题的流程或工具，它将在项目的洗牌中丢失。您需要报告问题并通知其他人，以便其他人可以确认问题是否仍然存在。

2. 及时报告

时机很重要。如果您允许报告滞后，您将失去解决问题的机会，以免问题变得太大而无法修复或需要大量资源以致成为项目破坏者。沟通是关键，必须开放渠道，以便尽快将信息传递给合适的人。如果你及时报告，你最好及时解决。坐在已知问题上是自找麻烦。

3. 日志问题

确保人们知道谁可以记录问题并且他们这样做。如果没有人记录问题，那么您将遇到问题。这会使您的项目出现更多裂缝，直到最终崩溃。您希望保留此过程的详细记录。没有什么太小了。它对你来说可能看起来微不足道，但它可能是解开问题解决方案的关键。此外，日志提供了一个存档工具以供将来使用。

4. 分配动作

在行动旁边也放一个名字，这样就定义了明确的责任。只有当拥有明确的所有权，即负责识别、跟踪和关闭问题的人时，问题才会得到解决。您需要有一个负责与该问题相关的所有事情的负责人，并且在问题关闭之前不会继续处理。问责制在问题管理中至关重要。

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5. 监控进度

人们是否在跟进他们的行动项目？定期验证状态。问题的地位是一个关键的区别。如果问题已经解决，但资源仍在不必要地处理它，那么这是另一个问题。经常通知大家。为了防止将不需要的资源分配给问题，您需要完全透明。每个人都必须知道问题的状态才能最有效地工作。项目仪表板可以让每个人都了解问题状态。

6. 评估影响

定义升级规模并确保衡量所采取的行动。但适当升级。您不想将所有资源都扔到只需要一些资源的地方。也就是说，您也不希望制造任何不必要的障碍来阻止快速恢复。

7. 批准决议

确保在将问题标记为已解决后对其进行仔细检查。虽然有问题的所有者，但必须有人在管理流程，以便他们可以检查工作并确保它与组织的整体项目和战略目标保持一致。只有当所有这些鸭子排成一排时，才能关闭问题。

8. 关闭它

那是我们进入最后一步的时候。关闭问题。将已解决的问题移出列表。这感觉很好，不是吗？

帮助问题管理的免费模板

如果没有项目管理软件来实时连接团队并帮助管理人员在解决这些问题时跟踪这些问题，问题管理就会很困难。但是，如果您还没有准备好投资这些工具，那么还有其他方法可以管理问题管理流程。 ProjectManager 有几十个免费的项目管理模板可以提供帮助。这里仅仅是少数。

问题跟踪模板

我们适用于 Excel 的免费问题跟踪模板包含您在项目中出现的问题时捕获、跟踪和解决问题所需的一切。有一些列来描述问题，然后记录其对项目的潜在影响。下拉菜单可让您设置优先级，以便您知道首先处理哪个。问题所有者、日期和状态也收集在模板上。

项目仪表板模板

拥有该问题跟踪模板后，您将需要使用我们免费的 Excel 项目仪表板模板对其进行补充。虽然它不像我们的软件那样实时更新，但您可以看到使用它来跟踪团队在解决项目问题时的进度和绩效。

项目状态报告模板

您的问题在模板中可以帮助您跟踪进度，但您还必须向利益相关者报告该进度。这就是我们免费的 Excel 项目状态报告模板派上用场的地方。从关键项目亮点到需要立即关注的行动项目，您需要在此处更新利益相关者所需的数据空间。

问题管理过程中要避免的 3 件事

您可以做很多事情来帮助您的问题管理过程。同样重要的是您需要避免的那些事情。在进行问题管理时，请确保您不会陷入这些不良做法。

不使用问题日志：可能感觉问题日志只是一份无用的文书工作。当问题出现时，只需解决它们。但是问题日志是团队可以识别问题的地方，管理人员可以分析、跟踪和记录他们的解决方案以供将来参考。
不识别问题类型：了解您正在处理的问题类型有助于您跟踪和分配正确的团队成员。技术、业务流程和资源问题之间存在差异，它们需要不同的方法。
不注意问题状态：同样，这可能会让人觉得浪费时间，但是在整个项目中跟踪问题时，了解问题的状态（开放、调查、实施、升级或解决）是必不可少的。