在项目管理中管理重复性任务

已发表: 2022-12-22

这发生在我们所有人身上。错过每周或每月出现的会议或重要任务。一旦我们深入工作，就很难记住重复性任务。在项目管理中，忽略重复性任务会很快使项目偏离轨道，或者团队成员可能会错过重要的更新。

将重复性任务作为项目管理软件的一部分至关重要。如果你不相信，让我们说服你。首先，让我们澄清什么是重复性任务，并包括一些常见的例子。然后我们讨论如何在 ProjectManager 中安排重复性任务，这样您就再也不用担心错过任何任务。

什么是重复性任务？

重复性任务是定期发生的工作。在项目管理软件中，重复性任务可以设置为每天、每周、每月或任何发生频率提醒用户该任务到期。

使用重复性任务有助于简化流程。这使团队不必使用在线日历或物理待办事项列表等其他工具来将这些任务放在首位。更多的精神空间可用于工作，而不是分心或错过重复出现的重要任务。

项目管理软件自动化流程越多，团队成员离开工作的时间就越少。虽然在线日历或智能手机很有用，但不得不离开你的工具意味着暂停你的工作并减慢你的速度。

ProjectManager 为您提供了许多任务管理选项，例如看板和自动化上的自定义工作流程。例如，我们的重复任务功能允许用户创建和编辑一系列重复任务，它适用于我们所有的项目视图。这意味着您可以使用所需的工具并获得自动提醒，通知您即将进行的重复性任务。没有更多的解决方法，例如创建独特的任务来在整个项目中提醒您。重复项目可以节省时间并保持团队的工作效率。立即免费开始使用 ProjectManager。

ProjectManager 中的日历视图 — ProjectManager 允许您在一个方便的视图中查看所有定期和重复的任务。学到更多

重复性任务示例

尽管它们看起来微不足道，但重复性任务在项目管理中很重要。说明重复性任务的种类和频率有助于理解它们对任务管理的重要性。让我们看一些重复性任务的例子。

会议

重复性任务最明显的例子是开会。您可能每天或至少每周与您的团队举行站立会议。然后是全公司范围的会议、鼓励协作的跨部门会议等。

但是会议很重要。是的，他们可能会觉得很浪费时间，但如果有适当的议程，他们是提供相关项目信息的绝佳工具。即使错过一次会议也会对项目产生不利影响。但如果您工作太忙，很容易错过会议。这是重复性任务可以帮助您想起项目会议的地方。

报告

当然，团队或公司会议只是重复性任务的一种。项目经理通常每周进行一次状态报告。这些让项目经理了解他们团队的进度和绩效，或者通知利益相关者，这两者都非常重要。

如果不跟踪您的项目，它很可能会落后于计划或超出预算，这可能会导致超支或更糟。利益相关者也需要保持更新，以管理他们的期望并确保项目按计划向前推进。

重复性任务的其他示例可以是其他会议类型，无论是与高管还是客户。除了状态报告之外，还有其他报告。项目报告需要安排为重复性任务，以确保这些截止日期都不会被忽视。

如何使用 ProjectManager 安排重复性任务

ProjectManager 将重复性任务作为其更大的任务管理功能的一部分，它使用户不必单独创建每个任务。使用我们的重复任务功能，您可以完成一项任务并设置其频率以满足您的需求。

打开任务卡时，您可以添加说明、自定义标签、截止日期、优先级、添加附件和评论。我们软件上的任何任务都可以变成重复性任务。您所要做的就是更新位于任务截止日期和优先级之间的任务卡中的循环设置。

要设置它何时重复出现，请单击重复以创建一个弹出窗口。默认设置为不重复，下拉菜单允许您选择每天、每周、每月或多年重复。注意：您可以在工作日和工作日重复该任务。

接下来，因为这是一个项目，所以会有一个结束日期。在“结束”下，您可以单击按钮以调出日历图标并选择您希望重复性任务结束的日期。或者，您可以选择“之后”按钮并为结束后的重复性任务安排特定数量的任务或发生次数。一旦你点击保存，你就完成了。

您可以像编辑该工具上的任何任务一样编辑重复性任务。更新一项任务，这些更改会反映在所有重复性任务中。您还可以将更改应用于该单个任务。

重复性任务显示在项目视图中。我们的软件有多个项目视图，因为我们知道项目经理可能需要规划项目的工具与项目团队用来执行该计划的工具不同。以下是可以执行重复任务的功能。

看板

看板是可视化项目工作流程的绝佳工具。他们有代表任务的卡片，随着任务从一个生产阶段移动到下一个阶段，任务从一列移动到另一列。该工具可以自定义，因此每个列标题都与您的项目周期相匹配。

任务清单

项目团队喜欢的另一个工具是任务列表。这不仅仅是一个待办事项列表，而是您工作的集合，显示了任务的优先级、截止日期、分配给谁、状态和完成百分比。

项目日历

项目日历视图是以经典日历格式查看的项目。它显示月份、日期、工作量和项目。您可以显示日历以显示截止日期和持续时间或任务和受让人。这是对重要日期的一个很好的概述，对于那些不想迷失在杂草中的利益相关者来说，这是一个流行的观点。

甘特图

甘特图是比较流行的项目管理工具之一。他们组织您的任务，链接依赖关系并可以指示项目里程碑。它们是必不可少的计划和调度工具。我们的甘特图的独特之处在于您可以过滤关键路径并设置基线。设置基线后，您可以根据实际工作量实时跟踪计划工作量，以帮助您按计划进行。

时间表

时间表是安全文档，可以添加来自多个项目的任务并根据需要自动填写。一旦提交，它们将被锁定并交付给有权批准它们的个人。由于时间表通常每周提交一次，因此有一个重复性任务可以帮助团队成员按时完成任务，并且经理可以快速审查它们。

任务管理模板

重复性任务是时间管理的主要内容，也是我们软件中的一项有用功能。但是，如果您还没有准备好迁移到项目管理软件，我们提供了许多免费的项目管理模板。由于我们一直在谈论任务管理，这里有一些您现在可以下载的免费任务管理模板。

工作分解结构模板

在您可以管理您的任务之前，您需要知道它们是什么。工作分解结构 (WBS) 是一种分层树状图，可帮助您确定项目可交付成果以及完成这些交付成果所需的任务。下载我们的免费 Excel 工作分解结构模板，确保您在计划任务时不会错过任何关键的可交付成果。

甘特图模板

如前所述，甘特图是流行的任务管理工具。他们列出了您的所有任务，然后在时间表上显示它们。您可以在一个地方看到整个项目，这有助于您更好地管理资源。使用适用于 Excel 的免费甘特图模板直观地跟踪您的项目任务。

项目任务跟踪器模板

有重复性任务很重要，但跟踪任务以查看是否按计划进行的能力也很重要。使用我们的免费 Excel 项目任务跟踪模板，您可以列出您的任务、截止日期、优先级以及最重要的状态。这样您就可以一目了然地看到哪些任务是按时完成的。