用于高效数字营销客户呼叫的会议议程提示和模板

您是否发现自己在客户会议期间手忙脚乱？ 处理客户在最后一刻突然出现在您的团队中的意外绩效问题或新晋升？ 或者也许是参加一场老式的会议线尴尬游戏？ 会议应该富有成效，并推动您的团队共同前进。 会议不应该让人筋疲力尽或分心，必须讨论正确的 PPC 主题，以保持你们的关系朝着共同目标前进。

良好会议的基石是在电话会议之前提前发送的精心制定的议程 - 理想情况下，在会议前一天发送，以便所有各方都有时间回顾或添加他们自己建议的谈话要点。 以下是有关使用 2 个模板制作可操作的数字营销会议议程的一些提示，您可以将其用于您自己的未来会议。

为什么议程对会议的成功如此重要？

有几个原因：

1) 议程设定了对时间如何花费、谁将参与以及将涵盖哪些主题的期望。

2）议程减少分心并消除分支，“兔子踪迹”对话

3）精心构建的议程可以让您的客户被听到

4）议程可以作为帐户中已完成工作的跟踪记录

• 如果您通过 Basecamp 或 Asana 等工作流自动化软件发送议程——那就更好了！ 您将拥有所有讨论过的主题和做出的决定的运行日志。 通过电子邮件发送议程很好，但它使跟踪过去的对话变得痛苦。

5) 议程允许所有各方满怀信心地离开他们的会议，并确信下一步将采取什么步骤以及需要采取什么行动。

话虽如此 - 什么是好的议程？ Hanapin 要求所有客户会议都有一些特定于数字营销人员需求的关键要素：

1.先把家务放在一边

家政项目可能包括：

• 预先设置特定的会议时长，以防您遇到困难并需要限制会议时长
• 讨论任何可能中断工作流程的团队成员缺席、增加、即将到来的假期等。
• 如果需要调整未来的会议时间、安排 QBR 或需要额外的团队参与特定的会议类型，例如创意审查、Facebook 广告审计、与销售有关的合同等。 – 进行这些更改并发送如果可能，日历会在所有各方仍在通话时发出邀请！ 通过电子邮件协调会议邀请既困难又耗时，因此请利用实时对话来为未来的会议做好准备。

2. 避免意外：给客户一个“有什么新鲜事？” 要点

• 议程的这个要点可以很简单： “客户公司/行业更新”
• 口头跟进客户，看看他们最近是否有什么紧迫的事情。 他们有新的促销活动吗？ 他们的内容团队是否正在推出一个新项目？ 正在制作视频吗？ 预算对话是否在内部进行？ 给客户时间来了解他们行业中正在发生的事情。 这一步对于有时会感到与客户所在行业脱节的机构至关重要。 作为值得信赖的合作伙伴，您应该与客户一样了解他们所在行业的动态。 它总是会影响您的营销策略！

3. 包括月度或季度预算预测

• 触摸基于预算的预计支出方式。
• 这避免了关于预算分配的任何令人讨厌的谈话。 如果您看到某些机会可以更好地将预算用于 KPI 摇滚明星活动或渠道，它也可以用于绩效对话。

4.保持性能更新部分简单，并通过对话或超链接报告/屏幕截图进行详细说明

策略、受众、定位、活动……绩效更新可能会很快变得过于复杂。 在一个强有力的议程中，性能更新可以分为 3 个部分：

1）什么表现好：

• 是否有达到或超过目标 KPI 的测试？
• 带着关于如何利用关键胜利的建议来参加会议，无论是通过调整预算，向正增长方向扩大更多目标，还是扩大小测试。

2）表现不佳的地方：

• 导致性能滞后的原因是什么？
• 我们可以对这些痛点做些什么，这些行动的预计到达时间是多少？

3) 后续步骤：

• 要采取的行动，详细说明由谁来做
• 每项行动都应始终与日期相关联——客户可以期望完成工作的截止日期，或者您的团队可以期望获得客户反馈或资产的日期。 请记住——ETA 不仅适合您！ 无论谁负责前进的动力，它们都将应用于每个项目。

5. 数字营销人员的一些塑造议程的智慧：

• 包括会议详细信息，例如屏幕共享链接、电话号码和 PIN 码，因此客户无需在日历邀请中挖掘此信息。
• 没有人喜欢庞大的议程！
  • 不要将有关最近审计或项目的信息段落与大量附件一起粘贴，而是参考有关该项目的其他电子邮件或在议程中使用超链接，以便各方可以轻松访问 Basecamp 或 Asana 中的项目线程、Google 文档和表格，等等。这将使议程保持整洁并切中要点。
• 确保会议日期包含在电子邮件或消息的主题中
  • 当您对代理与客户关系中的某些历史性时刻感兴趣时，这使得回顾旧议程变得更加容易。
  • 这也适用于报告或审计文档——指明报告何时完成以及为审查而提取的数据的时间段。
• 使用“我们”的语言而不是“我会在星期五之前把这份报告发给你”。 如果您有其他团队成员承诺在该帐户上工作，这表明他们的参与并灌输对团队的信心。 毕竟，代理是一个团队，代理-客户关系也是一个团队！ 没有人在这里独自工作。 呼叫特定团队成员也是如此，除非您想让客户准备好接收来自特定团队成员的电子邮件。

会议议程模板：

示例 1：简要版本

下午好，请查看随附的每周绩效报告。 [90 天路线图和状态文件位于此超链接中。]

我们期待着明天美国东部时间下午 3:30 与您交谈。

会议议程

• 公司/行业更新
• 预算进度
• 性能更新：
  • Google Ads 表现最佳/问题点和后续步骤
  • Facebook 广告表现最佳/问题点和后续步骤
• 行动项目：
  • 广告附加信息（预计到达日期）
  • X 审核（ETA 日期）
  • 促销发布（预计到达日期）

示例 2：详细版本

主题： X 客户/机构名称数字营销会议议程 - 2019 年 11 月 13 日

早安客户名称和团队，

以下是我们明天美国东部时间上午 11 点会议的状态文件和议程的链接。 如果您想在我们的讨论中添加任何额外的要点，请告诉我们。 我们期待明天的来电！ 会议信息：用于屏幕共享的 Google Hangout Link
电话：XXX-XXX-XXXX
Pin: ?XXXXXXXX# [状态文档链接]

2019年11月13日会议议程：

1. 家政

• Google Display Audit 已完成：安排时间进行审核。
• 注意：我们不会在感恩节那一周（11 月 27 日）开会

2. 客户公司/行业动态

3. 11 月 1 日至 12 日 MTD 预算进度和绩效概览

• 谷歌搜索： $X | X 转换 | 每次转化费用：X 美元 – 以理想的预算速度目标运行（由于高质量、低 CPL，我们正在增加 X 活动支出以缩小差距。）
  • 品牌搜索：$X | X 转换 | 每次转化费用：$X
  • 非品牌搜索：$X | X 转换 | 每次转化费用：$X
• 谷歌显示： $X | X 转换 | 每次转化费用：X 美元 – 超出理想预算速度的百分比
• Facebook/Instagram 广告： $X | X 转换 | 每次转化费用：X 美元 – 在理想预算速度下的运行百分比

4. 回顾每周表现

[链接到每周报告]

• 最佳表演者：
  • 关于绩效的简要说明——什么做得好，如何利用这些机会。
• 问题点：
  • 什么是行不通的，我们可以做些什么来改进。 [报告我们调查表现不佳者的超链接——在会议期间筛选分享和讨论。]

5. 下一步——行动项目和预计到达时间

• 客户：
  • 我们在启动 Y 活动之前等待 X 审查和批准。 预计到达时间：11 月 15 日
• 机构：
  • 最近完成：11 月 11 日至 12 日完成非品牌削减
  • X 个广告组将于 11 月 18 日星期一发布
  • 创建新的预算进度表 - ETA：11 月 18 日。
  • Google 本地广告改进/扩展 – 11 月 25 日
  • 搜索查询审核将于 11 月 27 日完成

通过了解您的客户，您自然会发现他们喜欢什么样的议程——他们是否需要大量细节或只是一个简短的讨论大纲。 确保保持简单、可操作、可预测。 议程不应该觉得很耗时，但是当您作为值得信赖的机构与客户建立数字营销关系时，它们可以很好地直接对话并设置工作优先级。

另外——不要忘记在会议结束后发送一个简短的会议跟进后续步骤！ 这可以像让客户知道您已将后续步骤和 ETA 添加到他们的状态文档一样简单，或者可以采用帐户下一步操作的洗衣清单的形式。 这将使每个人都感到轻松，并建立每周的期望。