会议计划步骤：如何计划会议
已发表: 2023-08-17人们常常对会议的前景抱怨不已，这是可以理解的。 它们可能会很长，但并不能有效地利用一个人的时间。 但会议很重要。 它们是与团队沟通并让团队更好地合作的好方法。 要消除会议带来的耻辱，请学习会议计划。
什么是会议策划？
会议规划确定会议议程。 它包括谁将出席、会议将在何时何地举行以及会议期间和之后将发生什么。 它组织会议以避免浪费任何人的宝贵时间，还可以为何时可以发言、谁将主持会议以及谁记录会议记录制定指导方针。
使用屡获殊荣的项目管理软件 ProjectManager，不仅可以捕获会议议程并在与会者之间共享，还可以列出会议期间创建的所有行动项目。 这些任务可以添加到任务列表、看板或日历视图中，并分配给具有截止日期、优先级和注释的个人。 您甚至可以将文件附加到任务中，以便每个人离开会议时都可以立即开始工作。 立即免费开始使用 ProjectManager。
为什么会议计划很重要？
会议是向一群人有效传递信息的绝佳工具。 当然，还有其他方式，例如电子邮件或文档，但是会议提供了提出问题和反馈的空间。 这可以确保在会议结束之前每个人都达成共识。 会议还有助于在团队中建立联系，从而促进更好的协作。
会议是项目中沟通的重要手段，但它们常常浪费时间，而不是提高效率。 Jennifer Bridges，PMP，向您展示如何计划一次富有成效的会议。
这是白板的截图供您参考！
会议计划步骤
在计划一次富有成效的会议时，您必须问自己与新闻业更常见的人物、原因、地点和方式等问题。 以下是有效会议规划的 6 个步骤：
1.确定会议的目的
在没有首先了解为什么应该召开会议的情况下，不要安排会议。 如果没有充分的理由见面，就不要见面。 但如果有的话，那么这个目的就应该明确定义并突出重点。 你不想在会议上贪多嚼不烂。
2. 为会议设定目标
会议应该让一群人从一个地方转到另一个地方，无论是让他们明确某个主题还是给个人分配工作。 在安排会议之前，请确保您心中已有目标。 这样您就可以确保在会议结束之前目标已经实现。
3. 确定谁应该参加会议
并非每个人都需要参加每次会议。 不要邀请那些对参与会议将要讨论的内容不感兴趣的人。 让那些以某种方式参与会议主题的人出席。
4. 提前通知与会者
会议的宣布应该有足够的时间，以便每个人都可以确保他们在日历上安排了时间。 切勿在没有通知的情况下擅自与人开会。 他们可能无法参加，即使可以参加，他们也会因为这种突然的情况而感到不安。 这表明他们缺乏对时间的关心。
5. 准备会议内容
在会议之前写好议程。 这将提供会议期间讨论内容的大纲。 如果您需要分发任何支持文件，请务必在会议之前将其打印出来。 您最不想做的就是毫无准备。 这不专业。
6. 确定会议的持续时间
会议可能会一直持续下去。 为了避免会议永无休止，请设定时间限制。 您实际上需要多少时间来完成会议要求的事情？ 这就是会议的持续时间。
7.制定会议议程
我们已经提到了议程的必要性。 现在你可以写了。 首先进行破冰活动，让每个人都感到舒服，然后列出主题，包括下次会议之前需要完成的任何要点或行动项目。
8.写会议纪要
应指定一名秘书保存会议记录，会议记录是会议期间要点的简短摘要。 这可以包括会议领导者和与会者的发言内容以及下次会议之前将执行的任何行动项目。
最后，创建会议纪要很重要，以确保您和您的团队成员不会忘记会议的要点。 我们的免费会议纪要模板是帮助您完成此过程的绝佳工具。
完成所有这些事情，团队成员就不会在每次召开会议时抱怨，但实际上，他们会收到行进命令，并对下一步该做什么感到兴奋。
会议策划的挑战
詹妮弗说，会议可能会成为团队成员生存的祸根。 并不是说项目会议不重要，只是有时它们更成问题，例如：
- 让错误的人参加错误的会议
- 缺乏关于会议的沟通
- 会议期间缺乏清晰度
- 缺乏会议计划
詹妮弗指出，最后一个项目如果计划得当，将解决她提出的所有其他问题。 这将使会议富有成效，团队快乐。 监控团队的健康和幸福似乎不是一个优先事项，但如果你想拥有一个成功的项目，你就必须这样做。
免费会议策划模板
ProjectManager 有许多适用于 Excel 和 Word 的免费项目管理模板，您可以立即下载。 有一些模板涵盖了项目的每个阶段，包括这三个可以帮助您召开更成功的会议的模板。
会议纪要模板
为了更轻松地记录会议纪要，请使用我们免费的 Word 会议纪要模板。 是否有空间记录出席人员、会议议程、会议要点以及下一次会议的时间。
行动计划模板
大多数会议都会以行动项目结束，这些行动项目被分配给出席者在下一次会议之前完成。 使用我们免费的 Excel 行动计划模板列出所有这些任务、分配的人员、完成任务的时间表等等。
任务跟踪模板
一旦您开始执行行动计划中的任务，请务必使用我们的免费 Excel 任务跟踪器模板来确保它们按计划完成。 您可以监控您的工作状态并确保您保持在正轨上。