会议请求电子邮件模板 + 主题行
已发表: 2022-01-17
这已经不是什么秘密了：拥有决策权的高级管理人员和经理们都很忙。 如果您正在发送冷电子邮件和冷电话，发送商务会议请求电子邮件，或以其他方式试图在未经通知的情况下向这些潜在客户推销，这些人很容易以他们繁忙的日程为借口在您有机会之前拒绝您来证明你的价值。
引起他们注意的最好方法之一是在他们已经花费大量时间的地方与他们会面：在他们的收件箱中。 普通人每周花费超过四个小时阅读、写作和回复电子邮件，因此您很有可能在此联系到他们。
什么是会议请求电子邮件？
会议请求电子邮件是发送来要求与某人安排会议的任何电子邮件。 通常，它会询问收件人是否有时间讲话或预约讲话。 这适用于虚拟会议和面对面会议。
通常，会议将深入讨论特定主题。 在许多情况下，这些都是需要决策的可操作项目。 例如，有人可能会发送会议请求电子邮件，试图安排时间讨论企业的预算或营销计划。
当然，有很多方法可以要求安排会议，无论是通过电话、当面还是通过电子邮件。 但是，发送会议邀请电子邮件是一种特别好的方法，因为它可以让用户仔细计划他们的措辞和语气，避免在一时冲动的谈话中出现任何令人尴尬的错误或失误。
此外，发送会议电子邮件请求是跟踪您的计划的一种更简单的方法，因此双方可以快速将建议的会议时间和日期添加到他们的日历中，或者返回电子邮件以供将来参考。
发送会议请求电子邮件是安排忙碌人士日程所需的基本步骤中的第一步。 以下是如何增加获得积极响应的机会。
- 在您发送会议请求电子邮件之前
- 自动化您的外展顺序
- 会议请求电子邮件模板
- 仔细检查拼写和语法错误
- 跟进您的前景
- 如何使用电子邮件模板
- 预热社交媒体的前景
在您发送会议请求电子邮件之前
请记住，人们会收到很多电子邮件，因此请重视您的电子邮件。 一封有效的会议请求电子邮件为会议本身定下了基调。 你不想让一些小（但容易犯）的错误阻止你得到你想要的。
如何查找和验证电子邮件地址
首先，对您正在发送电子邮件的人进行研究，以确保您需要与之交流。 然后，如果您确定自己找对了人，请验证他们的姓名、拼写、职位、公司名称和联系信息。
不准确的联系数据每年会浪费销售代表 27.3% 的时间，发给错误人的电子邮件可能意味着没有得到回复。 它们还可以使您的信誉受到打击。
为确保您拥有正确的电子邮件，您可以使用专为电子邮件验证而设计的工具：
- 例如，Voila Norbert 会验证电子邮件以确保可送达性并防止退回邮件。 它通过根据一个非常大的数据库检查电子邮件来做到这一点。
- Email Hunter 是另一个强大的电子邮件查找工具。 如果您只知道公司的域名，只需输入该名称即可找到员工电子邮件地址列表以及常用电子邮件格式，例如：{first}@hunter.io
与手动验证不同，这些自动化工具可以非常快速地检查大量电子邮件，从而节省您的时间，同时仍确保您的电子邮件能够发送给您想要的人，并且不会将您的电子邮件列入黑名单。
市面上有很多电子邮件验证工具，其中许多报告的准确率高达 98%，并且已经验证了数百万封电子邮件。
请检查！
即使您已在其他地方寻找潜在客户，由 Voila Norbert 提供支持的 Mailshake 的列表清理器也可提供更高级别的防御不良电子邮件地址。
如果您使用的是日程安排工具，请向自己发送一封测试电子邮件，以便您准确了解潜在客户将看到的内容，并确保一切正常。 您应该知道您为收件人提供了什么样的体验：如果安排会议对他们来说太困难或太混乱，他们就会继续前进。
此外，考虑如果事情没有按计划进行会发生什么。 如果此人决定安排会议，但不能在您建议的日期或时间见面，您需要保持灵活性。 提供奖励，例如商务午餐或咖啡，可能会鼓励更多人对会议说“是”。 在发送您的请求之前，请务必检查日历组成员的日程安排。
案例分析
巴西最大的保险咨询平台 Multirisco 在头两个月使用 Mailshake 与潜在客户建立对话，推动了 4 万美元的新业务。 了解他们是如何做到的。
在主题行上加倍下注
电子邮件主题行是您电子邮件中最重要的部分，但它们往往被视为事后的想法。 研究表明，47% 的电子邮件仅基于主题行打开，因此编写一个成功的标题对于更接近会议至关重要。
不可抗拒的主题行是什么样的？ 包括会议日期和电子邮件收件人的姓名已被证明可以提高打开率。 此外，将主题行限制为三个或四个字会导致最高响应率。
正确的味道
带有难以阅读或垃圾语言的电子邮件，特别是在主题行中，不太可能被阅读，更有可能被发送到促销或垃圾邮件。 Mailshake 的电子邮件复制分析器提供实时反馈和建议，以提高可传递性和可读性。
观看这个简短的视频，了解如何编写主题行和打开电子邮件副本：
自动化您的外展顺序
您的目标受众可能非常庞大，因此如果您每周要接触数百名潜在客户，则不可能手动跟踪所有潜在客户。
这就是为什么像 Mailshake 这样的销售参与工具对于创建有效的、可扩展的后续电子邮件序列至关重要。
使用 Mailshake，您可以：
- 使用强大的邮件合并功能批量个性化您的电子邮件
- 使用 Lead Catcher 直接从您的 Mailshake 仪表板回复潜在客户
- 根据收件人是否打开电子邮件、单击链接或回复来安排暂停或触发的后续电子邮件
- 设置跟进之间的时间间隔（第一封和第二封电子邮件之间的 5 天，第二封和第三封电子邮件之间的 7 天等），以及您希望他们发送的日期和时间（例如，早上 8 点到 6 点之间）平日下午）
- 通过 A/B 测试不同的主题行、正文和完整的广告系列序列来优化您的文案和整体外展策略
- 通过 Zapier 与您的 CRM 的本地集成以及与数百个软件工具的第三方集成，您可以通过在有人下载电子书、预订会议或注册演示时触发活动来进一步自动化您的外展活动
如果社交媒体和电话是您的外展节奏的一部分（继续阅读以了解您为什么应该这样做），您可以在外展序列中包含这些接触点以及 Mailshake 销售参与。
底线：如果做得好，自动化可以成为您预订更多会议的秘密武器。 Mailshake 等自动化平台可以帮助您在不牺牲个性化或质量的情况下扩展您的推广范围。
会议请求电子邮件模板
个性化您的请求（附示例）
个性化是您的销售工具中最强大（而且免费！）的工具之一。 B2B 买家不仅对个性化做出反应，他们也开始期待它。 超过 80% 的买家希望品牌了解他们，而 87% 的买家表示个性化会对他们对公司的看法产生积极影响。
特殊订单
个性化是成功的冷电子邮件推广的关键。 使用邮件合并来填写收件人的姓名、公司、最近的奖项和其他个人详细信息。
以下是一些简单但个性化的主题行，您可以将其复制并粘贴到您的会议请求电子邮件中：
- 有时间谈谈吗，凯伦？
- 要求与约翰共进商务午餐
- [您的公司] + [他们的公司] 会议？
然后将这些主题行与个性化的电子邮件副本结合起来，例如：
嗨，珍妮特，
我的同事 John Hughes 推荐你为杰出的平面设计师。 我的公司与平面设计师和其他创意人员合作，帮助他们更好地推销他们的服务，我很想和你谈谈你的工作，看看我是否能帮助你以你的方式推动一些业务。
你能在周一上午 9 点参加一个快速的咖啡会议吗（我请客）？ 如果这对你有用，请在星期五之前告诉我。
一会再聊，
劳拉
案例分析
Banzai 帮助 B2B 科技公司推动现场营销活动，在拥挤的环境中，确保您的消息传递与目标受众联系至关重要。 Banzai 使用 Mailshake 来推动 80% 的产品演示。 了解他们是如何做到的。
具体说明您的要求
积极的一面是，一个人阅读电子邮件的平均时间已增加到约 11.1 秒（自 2011 年以来增加了 7%）。 但是，留下深刻印象的时间仍然不多，这意味着您需要直截了当。
明确说明您想见面的原因，以便他们能够充分利用他们（和您的）时间。 如果他们不得不花时间弄清楚你想要什么，答案很可能是“不”。 这是优先矩阵的一个很好的例子：
嗨，本，
是 Appcues 的 Karl。
很高兴与您讨论{{上次通信中的主题}}。
我正在联系，因为我知道您最近{{他们或他们的公司正在做的事情}}。
我对如何实现 {{helpful related topic or resource}} 有一些想法，我想我可能能够帮助你。
下周你们有时间打电话或一起喝咖啡吗？
我保证不会占用你太多时间。 我真的很感谢你花时间听我讲这件事。
卡尔
让说“是”变得容易
您是通过电子邮件发送商务会议请求的人，因此您的潜在客户应该承担的唯一责任就是同意并出现。 您需要完成大部分或所有繁重的工作，例如选择场地并建议日期和方便的时间。 他们要做的工作越少，你看起来就越好，他们就越有可能说“是”。
您还应该提前让他们知道您希望会议持续多长时间。 您的目标受众需要知道您需要多少时间。
避免歧义。 使您的要求简洁而具体。 他们对会议的问题会更少，并且能够更好地做出明智的决定。
这是另一个请求电子邮件示例，您可以编辑以供自己使用：
主题：有时间进行快速会议吗？
嗨迈克，
我的名字是凯尔，我是职业服务公司的销售总监。我注意到你有几个职位要填补你的公司，我很想与你安排一次会议，看看潜在的合作是否会受益我们俩。 您能在下周四上午 11 点在您或我们的办公室见面吗？
我期待着您的回音。 如果上述方法不适合您，请随时建议其他地点或时间。
问候，
凯尔
请求回复
在电子邮件末尾包含号召性用语可以使您的商务会议请求完整循环。 您一直在努力选择目标对象、获取他们的联系信息、查找会议日期、时间和地点，以及撰写您的信息。 不包括响应请求可能会破坏您的所有努力并阻止收件人采取行动。
您可以通过以下几种方式要求回复您的会议请求：
- “请随时直接回复此电子邮件，或拨打 123-456-7890 给我打电话。”
- “使用我的日历选择最适合您的日期和时间。”
- “期待你的回复！”
- “让我知道你的日程安排是什么样的，我们就从那里开始。”
此外，请确保将您的 CTA 限制为仅一项请求或操作，以减少对下一步操作的混淆。 单个 CTA 已被证明可以将响应率提高近 400%。 此外，它消除了潜在客户如何接受会议请求的猜测。
将其添加到菜单
将您表现最好的电子邮件保存为模板，以便您和您的团队成员可以再次使用它。
仔细检查拼写和语法错误
尽管像 Grammarly 这样的拼写检查工具可以发现许多拼写错误或语法错误，但它们并非万无一失。 研究表明，即使是电子邮件副本中的一个错误也会破坏您的可信度。
即使是像百事可乐和通用汽车这样的大品牌和高端公司也不能幸免于错误。 HubSpot 发布了一系列备受瞩目的拼写错误（包括他们自己的拼写错误），以表明没有人是完美的。 养成校对您的会议请求电子邮件（以及所有其他书面内容，就此而言！）的习惯，这样您就不会因为容易避免的错误而错过会议。
跟进您的前景
您发送了完美的商务会议请求，以及……蟋蟀。
首先，不要惊慌。 即使是对时间敏感的内容，您也可能不会立即得到响应。 发生这种情况的原因有几个：
- 收件人没有收到或看到您的电子邮件
- 您在会议请求中指定的时间、日期或地点不适合他们
- 他们因为忙而忘了回复
- 他们不小心删除了您的电子邮件或将其发送到错误的文件夹
- 他们不感兴趣
不要把没有回应当作答案。 不感兴趣只是让你重蹈覆辙的可能原因之一。 唯一确定的方法是跟进您的潜在客户。
研究表明，50% 的销售发生在第五次跟进后，但 44% 的销售人员在第一次尝试后停止联系。 跟进您的会议请求电子邮件绝对可以帮助您获得更多的会议 - 以及有望随之而来的销售。
直到最后一滴
将自动跟进添加到您的活动序列中，以确保每个人都收到它们。
这是一个会议请求跟进的示例，您可以根据自己的需要进行调整：
嗨，保罗，
我上周要求与您会面，但尚未收到您团队中任何人的回复。 我认为我们的公司可能会从合作中受益，并想与您见面讨论。
如果你很忙，我可以理解。 如果您认为我们谈话有意义，请告诉我您的日历是什么样的。
期待您的回音，
布赖恩
如何使用电子邮件模板
复制粘贴永远不起作用。 任何销售代表都不应该期望简单地将模板粘贴到空白电子邮件中，交换潜在客户的姓名，点击“发送”，然后期望看到结果。 买家精明； 他们可以判断何时收到的是模板，而不是真正的个性化电子邮件——而且他们不太可能被打动。
那么应该如何使用模板呢？ 它们最适合在哪些电子邮件中使用？ 他们需要什么程度的编辑才能获得最佳效果？
Rex Bibertson 在最近的一次视频通话中与我分享了一些技巧。 我总结了下面的一些关键要点，但如果您想了解更多信息，请观看此视频：
模板最适合用于可重复的消息。
Rex 最常将模板用于高度可重复的消息——比如会议跟进。 相同的目标，相同的信息。 但是更复杂的场景呢，比如冷电子邮件推广？ 你应该完全放弃模板吗？ 绝对不。 但是使用它们需要您付出更多的努力。
对一个企业有用的不一定对你有用。
不要把那些说“这个电子邮件模板在三个月内带来 100 万美元的净新销售额”的文章从表面上看。 毫无疑问，电子邮件副本发挥了作用，但行业、产品、价格点、位置和其他许多因素也是如此。
使用模板作为创作灵感。
您自己可能会收到大量冷酷的电子邮件。 或者您可能已经在 LinkedIn 上看到了一些很棒的示例。 同样，不要只是撕掉它们。 但是您绝对应该将它们用作创作灵感。 就像 Twitter 上无数的 meme 格式一样，采用一种成功的格式并对其进行调整以供自己使用并没有错。
问问自己：利用报价模板是否有意义？
一些最有效的电子邮件涉及特别优惠——比如免费试用和大折扣。 报价是这些消息成功的原因。 因此，发送类似的电子邮件没有什么意义，但提供的优惠要少得多。 它只是行不通。
个性化时，请分批进行研究。
Rex 每次花两个小时在 LinkedIn 上挑选关于他的目标受众的关键事实。 使用这些事实，他将为每个潜在客户制作一个可以直接插入模板电子邮件的句子。 在那段时间里，他通常可以做足够的研究来为 100 个不同的潜在客户发送个性化的电子邮件。
按类别个性化，而不是一对一。
另一个大规模添加个性化的重要技巧：根据潜在客户类型而不是个人添加个性化元素。 例如，年收入高达 50 万美元的 SaaS 初创公司的 CEO 可能会有类似的经历和痛点。 弄清楚您的产品可以为该客户做什么，并在您的电子邮件中引用它。
收到过关于电子邮件长度的建议吗？ 忽略它！
Rex 认为没有任何“完美”的电子邮件长度。 当然，您几乎总是希望尽可能简短，但这并不一定意味着它必须少于 100 个单词（或任何其他任意数量）。 短本身还不够好。 还需要有一个引人注目的钩子——一个让你的潜在客户做出回应的理由。
预热社交媒体的前景
如果您的会议请求电子邮件没有得到很好的回复，您可能会通过其他渠道取得更大的成功。 包括另一个接触点，例如 LinkedIn 或 Twitter，可以帮助您的名字在他们的收件箱中脱颖而出，而且它为您提供了一个额外的渠道来了解更多关于他们的信息。
对于 B2B 卖家来说，LinkedIn 是探矿的金矿。 销售代表可以直接与利基专业人士和决策者联系，同时更多地了解他们的潜在客户和他们工作的公司。 例如，您可能会查看某人的个人资料并注意到他们最近获得了奖项，或者他们的公司达到了一个重要的里程碑。
销售人员可以将这些见解转化为破冰船，在他们尝试与潜在客户建立联系时给予他们“参与”。 它为对话增加了一层个性化和真实性，这比一般的大众信息更容易引起你的注意。 如果您还没有，请查看我们关于如何发送 LinkedIn 消息请求的指南。
Twitter 还通过帮助您识别潜在客户并与他们建立联系并为他们的对话做出贡献而加入了社交销售行列。 您可以在 Twitter 上创建私人列表来跟踪您的潜在客户及其发布活动，这样您就不会错过任何参与的机会。 您还可以与目标潜在客户互动，与他们的内容互动，鼓励与您自己的内容互动，并以电子邮件无法实现的方式了解您的目标受众。
热身您的潜在客户可能需要一些时间，所以如果您没有看到立竿见影的效果，请不要气馁。 最好的做法是在与潜在客户建立联系之前推迟要求召开商务会议。 一旦你不是一个完全陌生的人，他们可能会更愿意接受你要说的话。
混合方法
在您的活动序列中加入冷呼叫，并使用Mailshake Dialer 直接在平台上拨打电话。
结论
与潜在客户会面是销售过程的关键部分。 它设置了一个议程，您可以在其中更深入地研究他们的问题和您的解决方案，而无需争夺他们的注意力。 请记住，要求开会只是第一步。 您还需要制定一个计划，说明他们接受您的请求后如何进行，并让他们很高兴他们接受了您的提议。
但现在，请使用上述请求电子邮件样本和会议电子邮件主题行，并将它们设为您自己的。
会议请求电子邮件常见问题解答
您如何通过电子邮件发送会议请求？
发送有效的会议请求电子邮件有几个基本步骤。 首先查找并验证您的联系人的电子邮件地址，然后写一个引人注目的主题行，最好包括他们的姓名和会议日期。 使其具体化，并通过添加明确的 CTA 来请求响应。
你如何要求会议预约？
请求会议预约有很多可行的方法，但您的主要目标是让潜在客户说“是”的过程尽可能简单。 这意味着您自己建议地点、日期和时间，但要给他们建议替代方案的空间。
你如何礼貌地要求约会？
要求回复有时会让人觉得有点粗鲁。 但如果不这样做，将阻止收件人采取行动。 要取得适当的平衡，请尝试以下响应请求之一：
- “请随时直接回复此电子邮件，或拨打 123-456-7890 给我打电话。”
- “使用我的日历选择最适合您的日期和时间。”
- “期待你的回复！”
- “让我知道你的日程安排是什么样的，我们就从那里开始。”
如何索取 Zoom 会议电子邮件？
在新的 Zoom 工作文化时代，发送 Zoom 会议电子邮件变得越来越普遍。 要做到这一点，请按照下列步骤操作：
- 登录 Zoom 的桌面客户端
- 安排您的会议
- 点击“会议”
- 选择您要邀请的人参加的会议，然后单击“复制邀请”
- 将信息粘贴到电子邮件（或任何其他通信平台）中，并将其发送到整个日历组