如何执行需求评估

您的项目、业务或组织需要什么？ 这不是一个简单的问题。 但是，回答这个问题不应该让您不知所措。 只需进行需求评估即可准确识别您的项目需求。

什么是需求评估？

如上所述，需求评估是确定组织或项目需求的过程。 这是通过识别当前状态和所需状态来完成的，类似于差距分析。 需求评估过程是一个系统化的过程，用于许多行业和学科，例如医疗保健、企业管理、人力资源和项目管理。

1. 引发
2. 数据收集和分析
3. 最终生产

在项目管理中，需求评估可以解决组织问题，以及项目是否符合其需求。 它也可以用作项目中的一个系统过程，旨在发现项目的当前条件与成功完成所需的条件相比相差多远。

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需求评估过程从确定项目、业务或组织需求的问题开始。 然后，一旦您确定了您的需求，差距分析就会确定如何缩小组织当前所处位置与以后需要达到的位置之间的差距。

完成需求评估后，您需要将这些发现转化为项目的方向。 使用项目管理软件有助于简化该过程。 ProjectManager 是基于云的工作和项目管理软件，具有多个项目视图。 您可以在我们的看板上列出需求评估问题，所有详细信息都记录在您的甘特图、工作表、任务列表和日历视图中，这样可以更轻松地将这些问题的答案转化为项目计划。 立即免费开始使用 ProjectManager。

需求评估问题

您可以使用这些问题来帮助您开始需求评估过程。 这些示例问题适用于任何行业。

• 您的服务和/或产品是否按时交付给客户？ 如果这个问题的答案是否定的，那么您需要探究原因。 如果答案是肯定的，您将需要研究该过程，看看是否有可以进一步简化操作以节省更多时间的领域。
• 公司每年是否盈利或实现其财务目标？ 如果您没有赚钱，甚至没有达到您为自己设定的目标，那么您需要探索您业务的财务领域以找出原因。 如果你是，那么要问的问题是你怎样才能做得更好。
• 是否定期产生潜在客户？ 这是一个与您的业务销售有关的问题，但也与财务方面有关。 您需要一定的潜在客户才能进行销售。 线索越多，达成交易的可能性就越大。 因此，产生潜在客户至关重要，如果您在这方面落后，您需要找出原因。
• 公司有明确的愿景吗？ 愿景声明是任何企业的指导文件。 如果该愿景声明不明确，将对您工作的各个方面产生负面影响。 如果很清楚，那么您可能需要定期重新审视需求评估，因为愿景可能会随着公司的发展和变化而更新。
• 工作质量是否受到持续监控？ 任何企业的成功都取决于其所做工作的质量。 如果您没有适当的工具来监控质量以确保您始终满足质量预期，那么您将需要一个。 如果你有一个，也许它需要升级。

为什么需求评估很重要？

正如我们之前所说，可能很难辨别项目的需求，尤其是当您处于其中时。 通过一个系统的过程，仔细检查项目计划，任何未解决的问题都更有可能变得明显。 然后可以缩小需求和当前条件之间的差距。

有不同类型的需求评估，每一种都可以发现各种差距； 它可以解决知识、实践、技能或工具方面的差距。 需求评估有助于显示项目中哪些是有效的，哪些是无效的。 然后，可以修复不工作的内容。 这有助于组织或项目，因为它提高了效率。

需求评估是一种强大的计划工具，因为它不仅从项目或组织的一个层面评估需求，而且从所有层面评估需求。 您将获得一种整体方法，既能看到从高层次到细化层次的需求。 这有助于为您的计划提供信息并提供要采取的具体行动以进行改进。

需求评估类型

需求评估没有一种类型，实际上有七种。 例如，您可以进行差距分析或差异分析，以将性能与您的预期进行比较。 还有对行动的反思和对行动的反思。 前者正在回顾以确定哪些方面做得很好，哪些方面可以改进。 后者是相同的，仅针对当前正在发生的操作。

作为自我评估的一部分，您还可以保留日记、日记、日志或进行每周回顾。 然后是同行评审，即其他专业人士查看工作并向您报告反馈和建议。 观察也很重要，只要在业务流程中密切关注任务即可。

还有一种叫做关键事件审查和重大事件审计的东西，可以识别公司的质量保证能力。 最后，实践审查是对可以识别需求和需要改进的工作的例行审查。 这七种需求评估技术并非项目管理独有，而是适用于许多行业。

如何通过 7 个步骤进行需求评估

对于可以识别差距并最好地满足您的项目需求的成熟需求评估，我们确定了七个步骤。 这些步骤几乎与您可能喜欢的任何学科或技术相关。

1. 确定项目的发起人

项目发起人不仅仅是利益相关者，而是执行发起人，是组织中的高级领导者。 此人将帮助指导需求评估并使其与更大组织的目标保持一致。

发起人还可以获得对需求评估的支持。 他们在组织中处于足够高的位置，可以让部门领导与流程保持一致，这可以清除可能阻碍进展的障碍。 赞助商通过提供指导，更重要的是，为项目提供资金，获得所有相关人员的支持。 他们确保每个人都与流程的成功息息相关。

2. 创建 ROI 模型

通过定义投资回报 (ROI) 以及项目将如何使组织受益，需求评估证明了财务承诺的合理性。

在更大的意义上，它还将表明项目本身是有价值的。 该项目值得付出的努力、时间和成本，因为它将带来可观的投资回报。 因此，该 ROI 模型的一部分应包括项目的成本计划、资本投资和人员配备要求。

3. 确定必要的工作流

这是对每个部门进行分析的时候，包括其中的工作流和团队成员。 此步骤必须具有透明度才能起作用。

也有组织外部的工作流，例如当项目与供应商、承包商和其他组织合作时。 因此，必须移除项目中的所有孤岛，此步骤才能正常工作。

4. 采访工作流领导者

一旦您确定了与项目相关的工作流，就该与每个工作流的领导者交谈，以了解他们的流程。 你会想要发现他们遇到的任何痛点。 此外，看看这种需求评估将如何影响他们的工作。 当您解决需求方面的任何差距时，后者的数据将有所帮助。

通过打开作为较大项目一部分的所有工作流之间的沟通渠道，您可以在整个项目执行过程中促进更好的沟通。 这有助于管理人员，也有助于从事该项目的团队。

5. 与团队会面

您已经会见了工作流领导者，现在是时候与他们的团队开会了。 您想与每个团队成员交谈，无论他们在组织的哪个位置工作。 团队是您在前线的部队，拥有通常不会反映在管理中的经验和观点。

团队可以为您提供项目的基本视图，这是问题首先出现的地方。 他们可以提供解决这些问题的关键信息。

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你的工作是明确项目的目的和目的。 留出时间让团队成员提出问题并让他们参与对话。 让团队成员诚实，在安全的地方听到他们的抱怨，不受评判或惩罚。 他们将向您展示项目中必须修复的区域。 建立他们的信任，解决方案会更有效。

6. 组建团队和时间表

有了您已经编译的所有数据，现在是时候组建一个团队来响应提出的问题并以分配所有不同部分并提供基于项目需求的问责制的方式安排信息。

该时间表是共享的，以数字方式存储，因此所有人都可以访问它，并在团队聚集的公共场所实际发布。 改进必须在所有部门和团队之间进行有效沟通。

7. 执行前报告

最后一步是数据和计划获得行政批准的时间。 未经行政级别的批准，在需求评估期间暴露的差距将无法弥补。 一旦每个人都同意前进的道路，只有这样，才能实施。

需求评估示例

让我们想象一个假设的需求评估示例，以更清楚地了解我们正在谈论的内容。 在这种情况下，我们将想象一家制造公司在按时向客户交付产品时遇到问题。 这将是第一步，确定他们拥有的业务需求。 不过，他们本可以通过分析来意识到他们没有按时完成生产。

下一步将是执行差距分析，以了解当前情况以及该情况与所需状态之间的差距。 这可能会导致生产方法、团队的培训需求或更有效的工具出现问题。 假设该工厂最近升级了用于生产其产品的工具，但该团队没有满足新设备的潜力。

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这导致下一步，即评估培训选项，以使团队快速使用新工具。 您需要研究培训计划、成本、投资回报、法律合规性、培训时间以及如何在培训过程中保持竞争力。 此时，您将创建一份报告来解释培训需求并推荐前进的道路。

需求评估模板

如果您希望进行需求评估，项目管理软件可以提供帮助，尤其是在您实施改进计划时。 但是，如果您还没有准备好迈出这一步，我们有免费的项目管理模板来帮助您。 我们的网站为您项目的每个阶段提供了数十个项目管理模板。 以下是一些与需求评估相关的内容。

需求收集模板
需求评估意味着捕获大量数据。 我们免费的 Word 需求收集模板是收集所有这些文档的绝佳工具。 有一个封面页来确定需求，项目计划的一个部分是关于如何实施你的计划以缩小你发现的差距，一个写下利益相关者对目标和目标的想法的地方等等。

行动项目模板
当您完成需求评估过程时，您将提出任务。 您可以在我们的 Excel 的免费操作项模板中捕获它们。 现在您有了分配团队所需的任务列表。 您将了解必须完成的工作、截止日期等等。 谁、什么和什么时候是日程的开始。

项目计划模板
您使用免费行动项目模板开始的时间表将引导您制定项目计划，以执行您在需求评估中学到的内容。 我们免费的 Word 项目计划模板可让您放置执行项目计划所需的一切，从目标到活动和任务，再到完成工作所需的资源。

ProjectManager 如何帮助进行需求评估

一旦您制定了应对在需求评估中发现的差距的计划，就可以在基于云的工作和项目管理软件 ProjectManager 中设置该计划。 我们帮助您规划您的任务并安排工作，以从您的需求评估中实现您所需要的。

在交互式甘特图上组织任务

在计划如何使用我们的在线甘特图满足您的需求时，让您的所有任务井井有条。 您可以链接相关任务以避免延迟，添加里程碑以跟踪进度，甚至过滤关键路径。

现在，您可以在时间线上查看您的整个日程安排，以获得概览。 然后设置一个基线，您将能够实时跟踪计划的工作量与实际工作量，以保持该时间表。

使用多个项目视图以您想要的方式工作

当您分配团队任务时，他们可能会在不适合甘特图的敏捷环境中工作。 这就是为什么我们提供多个项目视图以让每个人都满意。

敏捷团队可以使用看板来管理他们的积压和计划冲刺，而管理人员可以了解他们的流程以根据需要重新分配资源以避免瓶颈。 其他团队成员可能希望拥有任务列表或日历视图。 这取决于他们。 所有视图都会一起更新，因此始终有一个信号源。

在实时仪表板上跟踪进度和性能

即使您的团队可能在不同的项目视图上工作，甚至可能在远程工作，您仍然可以使用我们的实时仪表板监控他们的工作。 没有像轻量级工具那样的设置，我们会自动收集实时数据，计算它，然后在跟踪六个项目指标的彩色图表中显示结果。

当然，我们有状态报告，而且只需一个按键即可过滤并与利益相关者共享。 自定义工作流程以简化您的流程并添加任务批准以控制状态更改。 此外，我们的核心是协作，帮助团队更好地合作。 您甚至可以保存所有需求评估文件以备将来使用，因为我们拥有无限的文件存储空间。

ProjectManager 是屡获殊荣的工作和项目管理软件，可将混合团队连接起来，无论他们在何处、何时或如何工作。 多个项目视图和协作平台可帮助您的团队更高效地工作，同时您可以透明地了解该过程，以使他们使用资源管理工具保持满负荷工作。 立即免费开始使用 ProjectManager。