创建完美的 2023 年公共关系日历的指南

成功的公共关系最重要的组成部分之一是及时性。 及时性让媒体及其受众有理由关心您的品牌。 困难在于调整什么对您的品牌来说是及时的，什么对目标媒体是及时的，什么对每个人的观众都是及时的——所有这些都是同时进行的。 这样做不仅需要跟上您所在行业的趋势，还需要在几乎任何其他人之前看到它们。 一个完美的公关例子？ 节日礼物指南。 购物者通常要到 11 月才会开始考虑或阅读它们，但公关和营销部门早在春季或夏季就开始着手研究它们。 您需要时间来制定您的计划，推销媒体渠道，并在假日购物开始时为他们提供所需的一切，以整合他们的礼品指南。 这就是为什么像您这样成功的 PR 专业人士因成功而值得高五分。 您如何掌握趋势、季节、媒体机构的动态、您的公司正在发生的事情，并使它们协同工作？ 如果您像我认识的任何 PR 专家一样，那么细致的日历肯定会有所帮助 —将季节性日历与您品牌的营销日历以及您想要报道的媒体的编辑日历相结合的主日历。 这种公关内容日历不仅仅是一大串日期。 它本身就是一个战略和项目，规划出公关报道所需的一切，并从你的目标报道、目标和活动中倒推。 本指南将帮助您创建自己的一个。

什么是公关日历？

公关日历是一个项目日历或计划，它列出了宣传和确保公关或媒体报道所需的所有关键组成部分。 它还可以将它们映射到您的其他重要营销活动和业务事件，因此您可以了解您的 PR 计划如何与业务计划的其余部分保持一致。 关于您的 PR 日历的一个重要说明是，它不仅仅是发布日期或最终截止日期的日历。 它实际上将流程的不同步骤以及与之相关的所有任务分解为可管理的时间表。 所有次要的截止日期、与活动相关的会议和约会、设计团队的资产请求和高管的报价。 您可以提前想到的所有待办事项都需要获得广泛的报道。 当然，需要哪些待办事项将根据贵公司的个人公关策略而有所不同。 公关日历上可能会发生的事情的示例包括：

• 日期文章或其他媒体报道上线。
• 围绕活动发布您的品牌内容的日期（即颁奖公告、新闻稿或在社交媒体上分享新闻）。
• 您、您的团队或您的主管提供给记者的报价的截止日期。
• 将产品样品发送给评论者和影响者的发货日期。
• 投球和奖项提交的截止日期。

为了获得覆盖范围，您需要做或记住的任何事情都是公平的游戏。

为什么公关和营销团队需要公关日历？

已经有业务日历、营销日历、内容日历等。 为什么公关日历也需要存在，为什么您的团队应该有一个？ 仅仅是为了感觉有条理吗？ 好吧，是的，不是。 不要低估不堪重负的营销团队对绩效和生产力的影响。 如果有人不知道发生了什么或需要完成什么，就会造成混乱，从而导致项目延迟和错误。 这就是为什么拥有 PR 日历不仅仅是组织和颜色编码。 是关于：

使公共关系与其他业务活动保持一致

将 Google 日历中的不同日历视为公关和营销的不同层次。 它们各自显示一个单独的视图，但放在一起，您就可以看到整个画面。 整体业务日历是其他一切都应基于的核心。 营销日历是第二层——您如何通过发布和活动等方式将主日历传达给客户。 内容日历可以是第三层，显示您将使用哪些内容来实施这些活动。 将您的 PR 日历视为最后一层； 展示您将如何利用宣传和知名度来扩大您的营销信息。 通过查看所有这些内容，您可以全面了解公共关系如何与其他业务和营销活动联系在一起。

围绕假期和趋势规划公关

公关日历使您的整个团队的工作更轻松的另一种方式是通过提前计划任何季节性假期或您的品牌可能想要参与宣传的趋势。 比如我们之前说的礼物指南。 那些重要的、时间敏感的活动可能会在您没有事先计划好的时候迅速悄悄地出现在您面前——以及它们所需的准备工作。 使用日历，您可以立即屏蔽与您的行业相关的季节性趋势或事件，并将它们作为每年重复出现的项目添加到您的日历中——它们永远不会再偷偷出现。

更轻松的内部和外部协作

最后，当您按照公共关系的要求进行合作时，您需要对很多不同的人负责——外部合作者，如记者和出版商、同事和同事，以及与您公司合作的自由职业者。 PR 日历可以与参与项目的每个人共享，这将帮助您更轻松地合作和沟通，而不会错过可能会牺牲覆盖面的外部截止日期。

同比回报

最后，公关日历将在未来几年产生结果。 创建的第一个日历将在每年的计划过程之后开始，其中包含一个想法框架。 内容——新闻稿、博客文章、活动等——可以创造性地重新利用，从而节省大量时间。因此，您已准备好为您的团队、合作伙伴和您自己组织起来。 你从哪里开始？

1. 选择你的格式

首先，您需要决定您的 PR 日历将存放在何处。 尽管我喜欢纸质日历和记号笔，但我不建议将它们用于整个营销和公关计划。 这意味着您的选择是一个很好的旧电子表格、一个基本的数字日历或一个专用的编辑日历工具。 每个选项都有一些优点和缺点，因此请考虑您自己团队的需求。

2.决定你的内容类型

一旦您决定了 PR 日历的存放位置，就可以开始在其中构建您的活动和流程了。 您需要执行的首要步骤之一是确定您需要实施的内容类型并扩大您的内容和公关范围。这可能包括：

• 球场
• 事件
• 公关活动
• 博客内容
• 社交媒体帖子/活动
• 打印资料

如果它是 PR，它可以（并且应该）在日历上计划。 构建事物的一个好方法是在您使用的任何工具中为每种内容格式提供其自己的类别。

3. 计划你的发布节奏

接下来，您需要考虑您的日历将有多“满”。 换言之，您希望将内容作为策略的一部分发布的频率，无论是“获得”还是“自有”媒体。 这样做时，您需要考虑几个不同的因素。 首先，您的团队有能力发布多少自有内容并获得多少报道？ 尤其是如果您要让设计师来创建资产、请高管来提供报价以及进行更多的协作工作，您需要为团队的其他成员制定可实现的截止日期。 您还希望留出足够的空白空间或空闲时间来响应弹出的更及时的趋势和事件。 其次，哪些季节性趋势或活动会产生最大影响？ 您希望尽可能让您的目标受众最先想到，但在您的团队在幕后开展一个公司撤出所有公关和营销的大型项目时，也值得在“安静”时期间隔开内容短时间停止。 一旦您了解了您正在处理的限制，您就可以为您的内容节奏设定目标，例如每月视频、每周博客文章和新闻报道，以及每日社交帖子。

4.集思广益并添加内容创意

一旦您确定了日历的结构和节奏，您就可以开始集思广益内容和 PR 想法，并将它们添加到日历的空位中。 你会想集思广益，比如：

• 推销媒体的故事角度
• 来宾内容和思想领导力
• 贵公司博客的内容
• 社交媒体和电子邮件活动
• 宣传活动、奖项和其他公关的内容

您还需要尝试尽可能地围绕相关主题或季节性趋势来组织事物。

5. 添加行业特定内容

公关日历因行业而异。 一项业务所需的内容对于另一项业务可能完全没有必要。 将注意力吸引到特定于行业的内容可以根据您的需要定制日历。 考虑添加以下主题：

6.包括联系信息

公关需要多人协作。 要创建稳定的活动流程，请包括所有所需的内部和外部通信的联系信息。 这包括：

7. 保持活动部件井井有条

最后，您需要实际使用和维护您的新日历。 这听起来很明显，但每天开始工作时检查编辑日历是一个需要养成的新习惯。 您可以通过以下几种方法更轻松地养成这种习惯：

• 建立颜色编码指南，使信息易于理解以进行“快速检查”。
• 每周抽出时间更新日历。
• 在团队会议中（或紧随其后）调出日历。

此外，如果您使用专用的编辑日历工具，如 CoSchedule 的营销日历，您可以通过将日历连接到您的 WordPress 博客、社交媒体配置文件和电子邮件营销工具来规划内容。 这使您可以从同一日历中起草甚至安排外发内容。 专用工具还可以更轻松地使用项目和任务模板以及您自己构建的电子表格中可能不可用的其他功能将项目分解为特定操作。PR 日历消除了在多个步骤中处理多个项目的压倒性感觉。 但只有将日历最大化到最大程度才能实现 PR 目标。 使用以下四个想法来最好地优化您的日历。

流畅

你的日历不是刻在石头上的。 公关机会可能会随机出现，某些事件会要求事后采取行动，所以你的方法要流畅。 欢迎变化或对情况做出反应通常会激发创新。

考虑交货时间

最好的公关计划并不仓促。 考虑项目启动和项目完成之间的适当提前期。 充足的时间表可以轻松满足截止日期并进行内容更改。

使用相关的标签

使用相关的主题标签将内容与时事联系起来。 提前创建内容可以节省时间，但用户会关注趋势。 通过添加标签来保持内容新鲜。

评估以前的公关活动

评估前几年的公关活动评估成功，突出改进领域，并展示如何最好地向前推进。 思考以下问题：

• 什么对你有效？ 什么失败了？
• 哪些创意超出预期？ 如何扩展这些想法？
• 您是从哪里获得媒体关注的？
• 主要竞争对手从哪里获得媒体关注？

从这里开始，使用您的答案来深思熟虑地开发或更改您的 PR 日历。

现在就开始

公关日历将消除在多个阶段处理多个项目的摩擦和压倒性的感觉。 但是，仅当您使用它时。 如果您还没有日历来解决这一切，现在是时候开始将一个日历引入您的策略了。 如需构建它的帮助，请试用我们的免费 PR 日历模板或立即查看我们的软件。 这篇文章最初发布于 2020 年 7 月 1 日。它于 2021 年 12 月 29 日更新，并于 2022 年 12 月 20 日再次更新。