采购合同：合同类型和最佳实践

您如何组装执行项目所需的物品称为采购，这是一种说明如何获得项目所需商品和服务的奇特方式。 如果您没有稳定的或至少管理的供应来执行项目所需的东西，那么您将偏离轨道并威胁项目的成功。

当您需要来自第三方的用品时，您必须签订协议以确保您获得所需的物品并在您需要时交付。 所有这些细节都在所谓的采购合同中定义。 没有采购合同就没有项目。

采购合同要点

采购中有许多类型的合同，但在深入了解之前，我们需要对采购是什么以及为什么它对项目成功至关重要。 采购是指组织用来以合理的价格和按时获得所需的技术、结构化方法和手段，同时仍与供应商和供应商建立牢固的关系。

首先，您需要确定您需要的商品或服务。 一旦你知道了这一点，你就可以开始研究一个供应商名单，这些供应商可以在你的预算限制内以价格满足你的要求。 然后，您进入谈判阶段以确保满足这些需求。 当他们完成时，双方最终确定了一个带有价格、交货和付款流程的采购订单。

接下来，供应品在约定的日期交付，并审核交付以确保其符合协议。 然后，您保留良好的合同管理记录并保存文书工作，就像处理任何业务交易一样。 这个过程越顺利，所有相关人员就会越开心，双方之间建立联系以确保未来采购顺利进行的可能性就越大。 一份可靠的合同对于交付一个成功的项目是必要的。

什么是采购合同？

采购合同是在管理项目的过程中在承包商和供应商之间建立具有法律约束力的协议的过程。 这些合同是项目获得所需材料、供应品和服务所必需的。

使用合同和采购有助于买卖双方就这些材料、商品和服务达成协议。 本协议包括支付发票和满足合同的条款和条件。 采购合同是买卖双方之间具有法律约束力的文件，它不仅定义了业务关系，而且保护了双方的利益。

采购合同的参数包括选择供应商和产品、审查供应商、通过谈判决定条款和条件，以及通过订购、支付和交付材料、供应或服务来管理该过程。

为什么采购合同很重要

采购合同很重要，因为它可以最大限度地提高利润并使企业在竞争激烈的市场中保持稳定。 采购合同让双方有机会合作，相信双方都不会利用对方。 它还通过将工作外包给可以更具成本效益的第三方来帮助企业分散其资源以更有效地工作。

采购合同的种类

在合同方面，达成协议的方法不止一种。 这些不同类型的采购合同为一方或另一方提供了多种风险，适用于从一开始就或多或少确定范围的建设项目。 采购合同的主要三种类型如下：

• 固定价格合同：固定价格或包干合同是在合同签订时确定的材料、货物或服务的支付金额，此后无论是否有外部或内部影响都不会改变这会增加成本或延迟进度。 这种类型的合同的优点是它清楚地概述了双方在交付内容和成本方面的角色和责任。 这些是最常见、直接且易于管理的合同类型。
• 成本补偿合同：成本补偿或成本控制合同是买方同意支付材料和设备以及任何间接成本，例如工资和水电费，这些成本是制造产品或服务的一部分。 为了让买家觉得物有所值，他们将获得固定费用或利润相对于成本价格的百分比。 这将大部分风险放在了卖方的肩上。 他们只有在费用得到核实后才能得到报销。 如果项目范围发生变化，卖方承担任何额外费用。 为了使这对卖家有价值，他们将增加额外的成本，将调整保持在最低限度并提高他们的底线。
• 时间和材料合同：时间和材料合同补偿供应商使用的材料并支付他们在项目上花费的时间。 这使得供应商的行为就好像他们是承包商的第三方雇员一样。 当项目的范围更难定义时，该合同最有效，因为合同允许一定的灵活性。 但是，当使用其中一份合同时，买方必须提供更多监督，以确保项目按计划进行并且不会超出预算。

采购合同的关键流程和最佳实践

虽然签订了合同，但过程并不完整。 当然，还有已签订合同并遵守合同条款和条件的工作。

强调透明度

为了确保事情顺利进行，您可以做的一件事是优先考虑采购流程的透明度。 更深入地了解供应商绩效有助于加强这些关系，并努力为所有相关人员实现最佳结果。

监控进度

您需要密切监控和管理合同条款，尤其是与工作相关的费用，以降低成本。 与其使用必须不断更新并经常冒着传播旧版本风险的电子表格，不如使用数字工具自动化这些流程。

身份效率

简化采购流程也是关键。 供应商的收集和监控有助于确保合同条件得到满足。 使用在线项目管理工具将通过避免在努力实现合同合规性时会减慢工作速度的手动错误来降低成本。

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