2020 年 19 款最佳免费小型企业生产力应用程序

已发表: 2019-11-16

当您尝试管理不断发展的业务时，保持生产力至关重要。

作为企业主和领导者，你不断地被拉向一千个不同的方向。在回复客户服务电子邮件、更新您的商店和推广您的产品之间，很难知道该把注意力集中在哪里，以确保您将时间花在了能取得进展的任务上。

励志名言可能是激发行动并让您度过一天的好方法，但从长远来看，它们并不是帮助您完成工作的有效方法。另一方面，最好的生产力应用程序可确保您将时间花在正确的任务上，让您不需要做的事情从您的盘子中消失，并自动执行不值得任何人花费时间的家务。

为了帮助您入门，我们汇总了 19 款最佳生产力应用程序列表。我们为您准备了两个列表：11 款最适合企业家的提高生产力的应用程序，以及 8 款适合小型企业的最佳生产力应用程序。每一个都将帮助您和/或您的团队在 2020 年提高您的工作效率。更好的是，所有这些应用程序都可以免费使用。

免费阅读清单：电子商务动机

难以专注于发展您的小型企业？访问我们的高影响生产力文章的免费精选列表。

2020 年面向企业家的 11 款最佳免费提高生产力的应用程序

尝试提高公司范围内的生产力时，一个很好的起点是您自己的时间。毕竟，如果你没有明智地管理你的时间，你很可能会成为团队其他成员的阻碍者。

为企业家使用这 11 款提高生产力的应用程序，以最大限度地减少分心，明智地管理您的时间，并确保您始终在处理最重要的待办事项。

1.救援时间

用于时间管理的最佳免费生产力应用程序

RescueTime 是一款时间管理应用程序，可以跟踪和计算您在不同类型任务上花费的时间。

例如，也许您觉得自己每天只看几分钟社交媒体。 RescueTime 可以准确显示您在滚动浏览提要上花费了多少时间。结果可能会让您大吃一惊，并向您表明您需要尽量减少这种干扰。

或者，也许您觉得将数据从一个应用程序剪切和粘贴到另一个应用程序不需要付出太多努力，并且值得自动化。 RescueTime 可以显示使用 Zapier 等自动化工具可以节省多少时间。

如果您觉得自己工作时间很长但没有完成足够的工作，RescueTime 可以帮助您了解并了解您在哪些方面花费了太多时间在没有足够影响的任务上。这使您可以找到机会委派这些任务、自动化它们或避免某些干扰。

2. 保持专注

阻止分心的最佳免费生产力应用程序

如果您发现自己在社交媒体、新闻网站或其他在线干扰上浪费了太多时间，您可以使用 StayFocusd（Chrome 扩展程序）来完全阻止您访问这些网站。

StayFocusd 的工作原理是让您指定愿意在特定类型的网站上花费多少时间。因此，如果您想将您的 Twitter 滚动限制为每天 10 分钟，您可以在 StayFocusd 中进行设置。当您的 10 分钟结束时，StayFocusd 将阻止您访问 Twitter，无论您告诉它多长时间。

StayFocusd 还有一个核选项，当您必须专注于特定任务时，它可以让您阻止对所有网站或除您需要使用的网站（例如，Google Docs）之外的所有网站的访问。当您需要最大程度地减少分心但又在努力靠自己做这件事的意志力时，它是一个很好的工具。

3. 用于 Gmail 和 Outlook 的 Boomerang

消除电子邮件干扰的最佳免费生产力工具

如果您发现电子邮件是您最大的干扰源之一，那么 Boomerang for Gmail 和 Outlook 可以提供帮助。使用其收件箱暂停功能可防止任何新电子邮件在您需要集中精力时到达您的收件箱。准备好后，取消暂停收件箱，让您的电子邮件进入。

与关闭收件箱相比，Boomerang 的优点在于您可以创建投递例外。假设您需要集中精力，但同时也在等待来自您的业务合作伙伴或投资者的重要电子邮件。您可以将这些电子邮件地址添加为例外，以便它们绕过您的阻止程序并到达您的帐户。

您还可以在收件箱暂停时向给您发送电子邮件的任何人发送自动回复，让他们知道在您收到消息之前会有延迟。这有助于提供人们在需要紧急与您取得联系时可以使用的替代联系信息。

4. Todoist

用于待办事项列表管理的最佳免费生产力应用程序

如果您需要一个应用程序来跟踪您的所有待办事项，Todoist 是一个不错的选择。您可以使用它的免费计划来创建多达 80 个项目，从而可以轻松地将您的未完成任务划分到您需要的多个不同列表中。

例如，您可以为工作待办事项和家庭待办事项创建单独的列表，并从同一个应用程序管理这两个列表。或者，您可以更细化，为工作、家庭、差事、电子邮件、特定项目、长期目标以及您需要分类到不同组的任何其他内容创建列表。

Todoist 的优势在于其简单性。添加一个简短的行来描述您需要做什么，然后在完成后将其选中。它基本上是手写待办事项列表的复制品，但无论您身在何处，在您碰巧使用的任何设备上，当您的脑海中突然出现待办事项时，它都可以使用。

5.看板流

番茄工作法的最佳免费生产力应用程序

KanbanFlow 通过使用番茄工作法完成任务所需的工具，为您提供看板的所有好处。

首先设置您的通道并添加您的任务。当你准备好开始其中一个时，你可以点击几个按钮来开始一个 25 分钟的番茄钟。 KanbanFlow 会在需要休息时通知您，甚至可以让您在需要时将番茄时间记录到时间表中。

KanbanFlow 的另一个独特功能是，当您在计时器完成之前暂停计时器时，它会询问您为什么暂停它。这有助于找出在您尝试集中注意力时最常让您分心的事情，这样您就可以集思广益，尽量减少最令人分心的事情。

6. 邮箱

用于管理电子邮件的最佳免费生产力应用程序

Gmail 是一款出色的免费电子邮件工具，但它的众多功能也使其成为一款出色的生产力工具。

感觉你一直在一遍又一遍地回答同样的问题？通过创建预设回复来节省输入答案所需的时间 - 只需单击几下即可将保存的文本选择添加到任何电子邮件中。

您是否总是需要将电子邮件添加到参考文件夹或发送给您的会计师？创建过滤器以自动标记或转发来自特定人员或具有特定主题行的电子邮件（例如，“发票”）。您还可以使用它们通过创建过滤器来自动存档或删除某些电子邮件来保持收件箱清晰。

您可以使用 Gmail 的众多插件之一在 Trello 或 Asana 等项目管理应用程序中创建任务，直接向 Slack 发送电子邮件，或在不离开收件箱的情况下将电子邮件添加到 Evernote。这使得在电子邮件到达后立即处理它们并将它们送到最终需要的地方变得很容易。

7. 印象笔记

保持井井有条的最佳免费生产力应用程序

您使用的每个软件都有自己的信息保存方法。您计算机上的文件将保存到您的硬盘中。 Google Docs 被保存到 Google Drive。您可以将要保存在浏览器中的网页添加为书签，并将可能需要在电子邮件应用程序文件夹中再次引用的电子邮件归档。

这种方法的问题？当你需要找到你记得保存的东西时，很难知道去哪里找。 Evernote 通过为您提供需要保存的所有笔记和文档的中央资源来解决此问题。

Evernote 可让您在任何设备上通过文本或语音记笔记并将其保存到您的帐户。但您也可以将它与 Google Drive、Gmail 和 Outlook 集成以保存您以后可能需要参考的文档和电子邮件，或者使用它的网络剪辑器将网页的完整副本保存到您的 Evernote 帐户。

然后，当您需要查找您知道自己拥有的东西时，您不必猜测保存它的位置。你可以只搜索你的 Evernote 帐户。

8. 最后通行证

用于密码管理的最佳免费生产力应用程序

在您访问的每个网站上使用相同的密码对任何人来说都是一个坏主意，但对于需要确保黑客无法进入他们的商业文件、网站、银行和会计程序的企业主来说，这尤其成问题。

但是想出并记住唯一的密码本身就是一项任务。这就是 LastPass 的用武之地。使用 LastPass，您可以为需要登录的每个站点生成长而强的唯一密码。它将这些密码保存在您的 LastPass 帐户中，因此您无需记住登录或重置密码。

LastPass 的免费计划可让您保存多达 20 个帐户的登录详细信息，因此您可以使用它来保护您最重要工具的登录信息。或者，您只需每月 3 美元即可升级，为所有内容创建和保存安全登录。

9.扎皮尔

用于自动执行任务的最佳免费生产力应用程序

Zapier 是一个应用程序连接器，无需编码专业知识即可轻松地将数据从一个应用程序移动到另一个应用程序。它与 1,500 多个应用程序连接，以帮助您自动化您的工作流程。

例如，Zapier 的 Shopify Zaps 会自动将新订单添加到电子表格中，将新客户添加到您的电子邮件营销工具中，在您的项目管理工具中为新订单创建任务，以及在社交媒体上发布新产品。这可确保完成这些任务，但无需您进行任何工作。

您盘子上的任何死记硬背的任务，包括将数据从一个系统复制和粘贴到另一个系统，都可以使用 Zapier 自动化。设置这些自动化只需要几分钟，并且会让您有一些时间专注于更重要的待办事项。

10. 谷歌

用于最小化应用程序的最佳免费生产力工具

需要快速转换货币、了解远在海洋之外的国家的时间或执行复杂的数学计算？您不需要单独的应用程序来完成任何这些任务，您只需要 Google。

Google 在其自然搜索结果上方显示了大量功能，可帮助您快速执行原本需要单独应用程序才能完成的任务：

在搜索栏中键入计算以获取结果。
找出现在在澳大利亚的时间或查看澳大利亚和纽约之间的时差。
将美元兑换成欧元或日元。
在您要去的城市中找到最便宜的酒店。
设置番茄钟计时器或秒表以跟踪在任务上花费的时间。

这些搜索工具限制了您需要在屏幕上打开的应用程序数量以及您在一天中登录和退出不同程序的次数。

11. 海明威编辑

最好的免费生产力应用程序，用于清晰、无错误的写作

写作非常耗时，而不必担心您是否有拼写和语法错误，或者您所写的内容是否足够简单以供其他人理解。

海明威编辑器通过指出拼写和语法错误、向您显示哪些句子太难读以及用更简单的替代方案指出单词和短语来减轻您的担忧。

您可以直接在海明威编辑器中写作，或者，如果您不想在写作时被它的建议所困扰，可以将您的文本粘贴到工具中，以便在您完成写作时进行清理。这是一种很好的方式来捕捉你的想法，而不会因为试图同时让事情变得完美而分心。

免费阅读清单：企业家的文案写作策略

您的网站内容是否会影响您的销售？了解如何通过我们免费的、精选的高影响文章列表来改进您的网站副本。

2020 年面向小型企业的 8 款最佳免费生产力应用程序

一旦您将自己的时间管理转变为一门科学，您就可以开始提高整个团队的工作效率了。

在公司范围内使用这八个免费的生产力应用程序，以确保每个人都可以访问他们需要的小型企业营销工具，以尽可能高效地完成工作。

1.特雷罗

适用于装配线工作流程的最佳免费生产力应用程序

如果您正在管理需要在完成之前从一个人或团队转移到另一个人的项目，Trello 是理想的项目管理生产力应用程序。

使用 Trello 看板，您可以为流程中的每个步骤创建不同的通道，在每个通道完成时将任务从通道移动到通道，将任务分配给需要完成它们的人员，并在第一时间查看每个未完成任务的进度一眼。

Trello 非常适合内容营销等工作流程，在这些工作中有作家、编辑和平面设计师参与，或者在招聘和招聘中，人力资源和招聘经理都需要在流程的不同部分完成特定任务。

2.体式

适合小型团队的最佳免费生产力应用程序

虽然 Trello 非常适合装配线工作流程，但 Asana 的免费计划为您的团队选择工作方式提供了更多的灵活性。

Asana 的看板视图与 Trello 的完全一样，让您的团队在看板板上管理任务和项目。但是，如果该视图不适合您的团队，您还可以在更传统的待办事项列表甚至日历上查看任务。

Asana 的另一个优点是您可以从一个中心视图管理多个项目。在 Trello 中，您的每个工作流程都需要单独的面板，但 Asana 允许您从中央仪表板将任何项目的任务分配给组织中的任何人。

Asana 的缺点是它的免费计划只能容纳 15 名团队成员，所以如果你有一个更大的团队需要协作，你就需要升级。使用 Trello 的免费计划，您可以添加到看板的人数没有限制。

3. 松弛

用于实时通信的最佳免费生产力应用程序

Slack 是一款聊天应用程序，可让团队彼此实时交流。当电子邮件的异步性不够快时，单个团队成员可以相互发送即时消息进行聊天，整个团队可以创建自己的讨论渠道以进行全团队协作。

但在生产力方面，Slack 真正闪耀的地方在于其庞大的应用程序库。您可以将 Slack 连接到您使用的任何其他应用程序，例如从 Slack 讨论创建支持票证、将附件直接保存到 Dropbox 或 Google Drive，或者将 Slack 中收到的待办事项添加到您的待办事项列表中。

还有一些 Slack 应用程序可以帮助您自动化从同事那里获取信息的过程。您可以添加一个应用程序，该应用程序会自动收集每日站立的更新、为午餐提供食物订单或发送每周员工参与度调查。

其中一些应用程序是免费的，一些是付费的，但是 Slack 应用程序的大型库为您提供了很多可供选择的选项。

4. 谷歌文档、表格和幻灯片

用于实时协作的最佳免费生产力应用程序

Google 文档、表格和幻灯片可让您轻松与他人协作构建文本文档、电子表格和幻灯片。贡献者可以实时协作处理这些资产，查看其他人当前在哪里进行更改，因此没有人会覆盖其他人正在做的事情。

您还可以控制其他人可以对您创建的资产执行的操作，授予他们查看、评论或编辑您的资产的权限。使用建议模式为文档所有者提供更改以接受或拒绝，或者在有问题或需要进一步解释时留下评论。

这套工具的最佳之处在于您创建的资产的所有历史版本都已保存并可访问。因此，如果有人做出了您不喜欢的更改，或者您需要返回到以前的版本，您不仅可以查看所有以前的版本，而且只需单击几下即可恢复到它们。

5.谷歌驱动器

用于共享文件和文件夹的最佳免费生产力应用程序

虽然很多企业都使用 Dropbox，但如果您正在寻找免费的文件共享和存储工具，Google Drive 是更好的选择。 Dropbox Basic 的免费计划仅为您提供 2 GB 的存储空间，但您可以使用 Google Drive 获得 15 GB（尽管该空间与您的 Gmail 帐户共享，如果您有的话）。

如果您还使用 Docs、Sheets 和 Slides 等 Google 工具，Google Drive 的运行会更自然。您使用这些工具创建的文件会自动保存到 Google Drive。您可以在 Google 云端硬盘中创建共享文件夹，并自动授予有权访问该文件夹的任何人对该文件夹中文件的相同访问权限。

Google 云端硬盘的备份和同步工具还可以轻松地将您保存在计算机上的任何文件自动备份到 Google 云端硬盘并访问这些文件，而无需打开您的 Google 云端硬盘网络应用程序。这是另一种在中央位置获取所需一切的方法，因此您不必猜测文件的保存位置。

6. 概念

用于团队知识管理的最佳免费生产力应用程序

保持团队高效的最佳方法之一是确保每个人都可以轻松访问完成工作所需的信息。当每个团队都使用不同的系统来记录和存储他们的知识时，这是一项艰巨的任务。

Notion 解决了这个问题，让团队可以轻松地构建企业中任何人都可以搜索和访问的内部知识库。为不同的团队创建不同的工作空间，例如人力资源、市场营销、销售和客户服务，然后一次性搜索它们以快速找到任何团队记录的知识。

借助 Notion 的免费计划，您可以添加无限的团队成员并创建多达 1,000 个存储块，这对于希望尽早收集公司知识但预算不多的成长型公司来说是完美的选择。

7. 波浪会计

用于简单商业会计的最佳免费生产力应用程序

Wave 是一个免费的、功能丰富的商业会计工具，让企业主和他们的财务团队一起工作，以跟踪销售、发票、费用和利润。

通过 Wave 的免费计划，您可以获得无限制的银行账户交易、发票和收据扫描，从而轻松收集和合并您的所有业务费用和收入。添加您员工的商业信用卡以记录他们的开支，并让他们使用 Wave 的移动应用程序提交收据图片。

您还可以通过 Wave 接受付款（尽管需要支付交易费用）并自动转换外币付款。最后，将您的会计师和簿记员添加到您的系统中，这样您就可以使用相同的数据，并设置权限以确保每个人都只能看到您希望他们看到的内容。

8. 云应用

用于共享屏幕截图的最佳免费生产力应用程序

屏幕截图有助于在内部和外部进行清晰的沟通，但共享屏幕截图可能会很麻烦。 CloudApp 可以轻松捕获和共享屏幕截图和短视频，并通过 Web 链接与您需要的任何人共享它们。它可以帮助企业主向员工提供清晰、直观的指示，并让员工向客户提供同样的指示。

要在您的企业中免费使用 CloudApp，每个需要它的员工都必须创建自己的免费帐户。虽然这不会将您企业的所有屏幕截图保存在同一个位置，但您可以通过链接轻松共享它们，如果它们显示安全信息，这些链接可以受密码保护。

为您自己和您的企业选择合适的生产力应用程序

虽然拥有合适的生产力应用程序可以帮助您专注于推动工作的任务，但拥有过多的应用程序可能会消耗自己的生产力。

因此，在您开始下载应用程序并将其发送给您的团队之前，请花一些时间确定您要提高工作效率的最大障碍是什么。

分心是您生产力的最大障碍吗？如果是这样，RescueTime、StayFocusd、Boomerang 和 KanbanFlow 等工具可能会有所帮助。

您的企业的整体生产力是否受到影响，因为人们不确定他们的优先事项是什么，或者因为他们找不到前进所需的东西？如果是这样，请让您的团队使用 Trello、Asana、Google Drive 或 Notion 等应用程序进行设置。

您是否正在为高效协作而苦苦挣扎？ Slack、Google Docs、Google Sheets、Google Slides、Google Drive 和 Wave Accounting 等工具可以提供完美的解决方案。

您是否难以清晰地沟通？试试 Hemingway Editor 和 CloudApp。或者，如果您难以记住太多信息，请使用 Evernote、Todoist 或 LastPass 等工具。

确定你不完美的生产力的根本原因，你将在 2020 年迈出提高生产力的第一步。