项目关闭的 5 个步骤（包括清单）

在一个项目的计划中投入了如此多的时间和精力，人们常常忘记了项目的结束——项目结束——同样重要。 即使项目在技术上完成，也会涉及很多工作。

例如，有许多任务您仍然必须完成。 它们可能是程序性的，但这并不会使它们变得不那么重要。 有批准、签名、付款，所有这些看起来都像是把文书工作推给你，但要告诉等待获得报酬的团队成员。

更不用说，当您结束一个项目时，您可能正在计划另一个项目。 因此，您希望获得此转换的过渡支持。 您必须发布资源、存档文件，并且不要忘记通过聚会或某种庆祝活动来承认项目的成功。 这也很重要。

我们的免费项目结束模板是一个很好的资源，可以帮助您记住还有哪些工作要做。

什么是项目收尾？

项目收尾是项目的最后阶段。 当项目经理验证客户、利益相关者或客户已接受项目可交付成果时。 如果项目或产品在项目之后仍在进行，则必须设置维护。

项目经理还将在关闭之前审查整个项目，对绩效进行评级并将其与基线进行比较。 项目团队将参与此过程，提供他们的观察和反馈，这些意见和反馈将收集在经验教训文件中。 这为未来的项目提供了指导。

项目结束的重要性不仅仅是签署所有文件、履行与供应商的任何合同以及让团队参与其他项目。 它确保项目的最初目标得到满足，并解决任何松散的问题，例如风险或尚未解决的问题。

关闭项目的步骤

项目的结束是您工作的最后阶段，是项目生命周期的最后一关，与项目的任何其他方面一样，它需要一个过程。 以下是您应该采取的五个步骤，以确保您已经完成了所有的 I 并跨越了所有的 T，并充分利用了经验。

1. 安排验尸

管理项目不仅涉及任务和资源、预算和截止日期，还涉及您可以不断学习的经验。 虽然您应该在整个项目中一直在学习，但现在是回顾过去的好时机，没有压力和分心可能会使您的注意力变得迟钝。

召集核心团队就哪些有效，哪些无效征求反馈意见。 鼓励诚实。 通过记录项目的错误和成功，您正在构建一个提供历史数据的目录。 在规划新项目时，您可以返回并查看先例信息。

项目从来都不是独立的东西，而是连续体的一部分，其中细节可能会有所不同，但一般方法通常保持不变。 任何项目结束后都会产生丰富的知识。

2. 完成文书工作

如前所述，项目会生成大量文档。 这些文件必须得到利益相关者的签字和批准。 一切都需要注意，必须签字，这是这些文件实际上已经结束的法律证明。 这包括关闭您可能与内部合作伙伴或供应商或与您签订合同的任何其他资源签订的所有合同。

这包括处理所有未付款项。 您要确保支付所有发票、佣金、费用、奖金，以及您拥有的一切。 完成与项目有关的所有费用。 如果不付款，就不会完成。

项目管理软件可以帮助您组织所有这些文件。 ProjectManager 就像您所有项目文件的中心一样。 您可以在我们的列表视图中跟踪它们，这比通常的待办事项列表应用程序要多。 一方面，您可以看到列表中每个项目的完成百分比。 现在您知道该承包商是否已收到付款以及您是否可以签署合同。 您甚至可以设置通知以确保您的付款按时交付。 通过此免费试用版自己尝试一下。

3. 释放资源

您为该项目组建了一个团队，现在您必须将他们裁掉。 这是一个正式的过程，也是一个至关重要的过程，可以让他们为下一个项目腾出时间。 每个团队都聚集在一起，因为他们为项目带来了技能和经验。 项目决定了你想要合作的团队成员，每个项目都会有一点不同，这将反映在聘请来执行它的团队中。

对于内部资源和外部资源都是如此。 当您与他们签订合同时，外部的可能会更明显，并且该合同将有一个期限。 结束后，确保他们全部付清，这样他们就可以签字离开。 但是内部资源仍然存在，所以你必须提醒自己，他们在项目上的时间也是有限的，如果你在项目完成后不释放你的资源，你可能会阻止其他团队的项目。

4. 归档文件

从旧项目中可以吸取教训，这就是为什么您在项目期间定期与您的团队会面并在之后回顾过程的原因。 但是，如果您没有存档来提取旧记录，那么您获得的任何知识都会因为组织和管理不善而丢失。 您努力工作以获得出色的项目文档，不要丢失它。

相关：什么是项目决策日志？

在关闭项目之前，将所有文档以及任何可能证明有用的注释和数据存档。 即使您从未访问过它，也需要为组织中的其他人保留在任何项目上完成的工作的书面记录。 这可能包括法律团队、人力资源团队，甚至是你的继任者。 你永远不知道什么时候有人可能不得不回过头来回答一个问题，或者想了解一个老问题是如何解决的。 把它想象成为冬天储存食物。

5. 庆祝成功

如果这对你来说听起来很傻，那么你就没有做好你的工作。 奖励你的团队承认工作做得很好并没有什么愚蠢的。 它创造了封闭，这就是项目的这一部分的全部内容，但它也种下了一颗种子，当你与旧团队的成员一起工作时，它会在以后的项目中开花。

项目收尾清单

为确保您正确关闭项目，请按照此分步项目关闭清单进行操作。

1. 从您创建的项目范围文档开始，并确保您已满足其中列出的所有要求。
2. 确保所有可交付成果都已由利益相关者移交和签署，得到他们的认可和满意。
3. 其他项目文件也必须由适当的人签署，这包括与供应商和其他承包商的任何未完成的合同和协议。
4. 一旦文件被签署，然后处理它们并支付所有发票并关闭任何与项目相关的合同。
5. 将所有文档添加在一起，包括完成所有项目报告，然后将它们组织并存档为历史数据以供将来参考。
6. 使用收集的文书工作来识别和记录在项目过程中吸取的经验教训，包括来自利益相关者的任何反馈，这样您就不会在未来的项目中犯同样的错误。
7. 完成后指派一名过渡支持人员来指导项目，以便彻底关闭项目。
8. 释放或重新分配项目资源，包括您的团队和其他项目人员以及用于项目的任何设备或场地租赁。
9. 如果你没有用过项目管理软件，那就买一个吧，因为它不仅可以帮助控制项目的生命周期，还可以彻底控制项目结束的过程。
10. 最后，但也许最重要的是，与您的项目团队一起庆祝。 他们完成了这项工作，值得称赞，并有机会在下一个项目开始之前发泄一下。

帮助项目关闭的免费模板

当你关闭一个项目时，有很多事情需要跟踪。 您不想错过任何关键步骤，也不想留下一些未签名的文件或不讨论经验教训，以避免在下一个项目中出现同样的错误。 ProjectManager 是一款出色的软件，也是用于所有项目管理的首屈一指的在线网站。 其中包括数十个免费模板。 这里有一些可以帮助您完成正确关闭项目所需的所有小事情。

项目关闭模板

我们免费的 Word 项目关闭模板中概述了关闭项目时需要捕获的所有内容。 您可以确保利益相关者已在每份文件上签字，承包商已获得报酬，合同已关闭，您的团队已从项目中解脱出来，这样他们就可以开始下一个文件了。

经验教训模板

关闭一个项目需要大量的行政工作，但它也应该是一个反思的时间。 我们免费的 Excel 经验教训模板是一个很好的工具，可以捕捉项目生命周期过程中出现的胜利和问题。 你描述了发生的事情，它如何影响项目，以及你将在未来的项目中做些什么来避免重复这些错误。 这是一个经典的项目结束文件。

行动项目模板

Excel 的免费操作项模板是吸取您在上述模板中收集的经验并将其转化为计划的好地方。 一旦你看到你过去犯过的错误，你就可以制定一个行动计划，以免重蹈覆辙。 这个免费模板可让您创建任务、将它们分配给团队成员、添加优先级以便您知道哪个先执行，甚至提供截止日期并跟踪状态。

您的项目已关闭——使用 ProjectManager 进行下一个项目！

现在我们知道，适当的项目结束将帮助您正确地开始您的下一个项目。 如果您在集中式项目管理软件（如 ProjectManager）中计划和管理您的项目，您将可以访问您以前的所有项目。

这样，当您计划一个新项目时，您可以快速查看系统中的旧文档、任务、评论和模板。 它也使下一个项目的入职变得更简单，因为团队成员应该已经在系统中。

为后代创建报告

在此过程中，自动报告软件可以提供巨大帮助。 ProjectManager 让管理人员一键创建报告。 这包括时间表报告等报告，因此您可以快速查看团队成员在项目生命周期内的工作时间。 您还可以创建更多特定于利益相关者的报告，例如状态报告、差异报告或项目计划报告。 这一切都在我们的项目管理软件中实现自动化，帮助您更快地完成项目。

节省时间并在开始新项目时抢占先机是您有效减少时间和成本的方式。 ProjectManager 从头到尾为您简化项目。

关闭项目的一部分是能够计划和执行它。 这就是 ProjectManager 的用武之地。作为基于云的软件，它使您和您的团队能够在监控和报告项目时获得实时数据。 此外，您的文档更易于访问和安全。 参加这个免费的 30 天试用，自己看看吧。