如何使用项目决策日志获得最佳结果

项目是一系列决策。 理想情况下，每个决定都应该是深入研究、团队咨询和历史数据的结果。 项目经理使用决策日志让利益相关者了解谁授权了决策以及决策是如何产生的。

决策日志是所有项目经理都需要了解的关键沟通工具。 您可以使用项目管理软件、模板或简单的记事本来跟踪决策。 但在我们讨论如何制作之前，让我们更好地理解项目决策日志的定义。

什么是决策日志？

决策日志是导致您在项目期间做出选择的决策记录。 它可以是会议信息、记录或项目文件——所有这些都编译在决策日志中并传递给项目发起人。

沟通问题是项目的死亡。 决策日志用作向利益相关者提供支持信息的沟通工具。 决策不仅仅发生在预定的会议中：它们也可以在临时会议或几个团队成员之间做出。 决策日志记录了所有这些信息。

因此，决策日志是在项目过程中商定的关键决策的列表。 虽然参与项目管理的每个人都不会使用项目决策日志，但它肯定已经获得了关注。

为什么需要决策日志？

决策可以决定一个项目的成败。 利益相关者在已做出的决定中拥有既得利益。 正如他们定期更新利益相关者的演示和状态报告一样，决策日志解释了为什么做出决策以及谁授权了这些决策。

文档是项目的关键，虽然主流项目管理世界可能还没有完全接受决策日志，但他们一直在使用完整的文档。 文档提供了规划未来项目所需的历史数据，并且在查看决策时还充当风险管理计划的一部分。

决策日志只能是对行动过程的提醒。 在项目的生命周期中会做出许多决策，有时项目团队中的人员需要提醒以避免不必要的冲突。 它还解释了谁做出了这个决定以及为什么做出这个决定，这有助于防止团队产生分歧。

将项目决策日志作为唯一的事实来源，所有人都可以访问并且易于与利益相关者共享，这对于运行成功的项目至关重要。 ProjectManager 是基于云的软件，可将混合团队、经理和利益相关者与实时工作管理工具联系起来。

保留您的项目决策日志、更改日志、问题日志、风险日志、操作日志、突袭日志、风险登记册或您在我们软件的任务列表视图中使用的任何日志。 您可以附加文件、与团队共享文件并在添加新项目时收到通知。 加入全球 35,000 多名用户，立即免费开始使用 ProjectManager。

决策日志的元素

决策日志有助于进行变更分析，因为它捕获了关键的决策数据。 基本上，它就像一个电子表格。 每一列都注明了决定的特定部分。 以下是任何决策日志中应包含的一些项目：

• 项目名称：将项目中做出的所有决策集中在一起
• 项目经理：负责人
• 识别号：为每个决定分配一个，以便于参考
• 决策标题：为决策命名可以将其与项目生命周期中的其他决策区分开来
• 日期：您做出决定的时间以及与之相关的任何截止日期
• 区域：您正在讨论项目的哪个方面
• 描述：您所做决定的概述
• 理由：决定的原因以及引用的任何评论或分歧
• 替代方案：您讨论过但决定反对的其他选项
• 预期影响：简要概述您认为该决定将改变的内容
• 贡献者：列出对决策做出贡献的每个人
• 批准签字：签字，通常来自项目经理

决策日志示例

让我们组成一个理论案例来完成这个过程。 对于我们的决策日志示例，让我们考虑一个建筑工地，它想知道在将较小的后屋构筑到较大的建筑物时是使用钢材还是木材。

决策日志将包含上面详述的所有数据，例如项目名称、项目经理的姓名、ID，并且标题可能类似于“Backhouse Frame”。 所涉及的人员至少是项目经理、建筑师和承包商。

讨论可能是关于价格与安全的。 收集这些优点和缺点并将它们添加到项目决策日志中。 探索影响和替代方案，例如钢铁将如何影响预算以及木材可能需要额外的稳定元素。 这是一种通过最佳实践并查看最适合该项目的方法。

做出决定，记在日志中并让项目经理签字。 然后，将文件交付给项目的利益相关者，比如承包工作的财产所有者。 这为利益相关者提供了讨论和决策的背景，并在构建结构时指导分包商。

如何使用决策日志

只要在项目中做出决定，就使用日志。 这并不一定意味着小决定，但越多越好。 包括对项目有影响的任何决定。 有可能，利益相关者会在某个时候感到不安，并要求知道为什么会这样做、那或其他事情。 决策日志是一种与他们沟通并支持决策的方式。

因此，项目决策日志在您编写时并不重要，但在您能够捍卫自己的决定时更重要。 如果您受到挑战或决定受到质疑，日志会在那里为您提供支持。

如果修改了决策日志，应在决策记录中注明。 您还想记录该决定。 解释为什么做出这个决定以及为什么改变它。 然后，更新日志并创建一个反映更改的新日志。

决策日志模板

您可以在任何电子表格甚至文字处理应用程序上自己制作决策日志，但如果这更容易，有许多免费的决策日志模板可以为您布置。 以下是我们在网上找到的一些比较流行的。

示例模板

SampleTemplates 有超过九种不同的 PDF 和 Word 决策日志模板。 它们跨越许多不同的行业，因此您应该能够找到适合您特定需求的模板。

Word模板在线

WordTemplatesOnline 为 Excel、Word 和 PDF 提供免费的决策日志模板。 他们为各种类型的商务会议提供各种不同的日志模板，例如退休计划的指导方针和原则，一个捕捉关键决策和风险，其他包括优先级、状态等。

当然，模板是静态的，不能用于有效协作。 与其使用决策日志模板，不如使用软件来管理您的决策并跟踪您的项目变更。

ProjectManager 如何帮助处理决策日志

ProjectManager 是基于云的工作管理软件，可连接混合团队并帮助他们更高效地工作。 ProjectManager 拥有适合每个人工作风格的多个项目视图和实时数据，以促进协作和更好地监控项目，它也是跟踪决策制定的好方法。

使用仪表板跟踪 KPI

在做出决定之前，您需要数据来更好地洞察问题。 ProjectManager 的实时仪表板和一键式报告自动收集项目指标。 仪表板跟踪时间、成本、工作量等，为您提供即时状态报告。

使用看板创建可视化工作流程

不要使用静态模板作为决策日志，而是使用看板视图。 看板是一种显示工作流程的可视化工具。 您可以将每一列设置为决策日志中的一个类别，并且卡片可以捕获相关数据。 然后，您可以使用该功能在该更改获得授权后分配和跟踪该更改的进度。

在甘特图上遵循您的计划

事实上，您可以使用 ProjectManager 的甘特图计划对项目所做的所有更改。 只需从看板切换到甘特图视图，您就会看到项目时间表上的工作安排。 现在，您可以添加依赖项、过滤关键路径并设置基线以跟踪您的计划工作量与实际工作量。

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