十大项目执行策略

已发表: 2022-08-23

您的组织是否未能缩小战略和项目执行之间的差距？这不是一件容易的事。

幸运的是，您可以使用一些策略（和工具！）来克服这些差距，而且您并不孤单。让我们了解正确的策略和工具如何帮助您缩小差距以促进成功的项目执行。我们将听取专家的意见并回顾项目负责人可以立即在他们的项目和项目中付诸实践的关键要点。

什么是项目执行？

在项目生命周期的五个过程组中，每个阶段都有多个目标和结果。在项目启动和规划过程之后，项目执行开始。

成功的 CEO Ram Charan 和 Larry Bossidy 在他们的书中定义了执行力：完成事情的纪律：“执行力是公司为了获得竞争优势而需要掌握的一组特定的行为和技术。这是它自己的学科。”

项目执行是项目生命周期的第三阶段，也是项目阶段中最重要的阶段之一。在此阶段，您将构建可交付成果并将其展示给您的客户和关键利益相关者。这通常是项目生命周期中最长的阶段，并且可以预见的要求最高。

项目执行的主要目的是完成项目管理计划中规定的工作并实现关键项目目标。在此阶段，项目负责人关注以下关键流程：

管理人员
以下流程
向所有关键利益相关者、赞助商和团队成员传达信息

当您执行一个项目时，您需要管理许多事情：资源、成本、进度等等。 ProjectManager 是具有多个项目视图的工作和项目管理软件，可以更有效地执行此操作。构建甘特图、分配任务并跟踪进度以与利益相关者共享数据并保持项目团队的实时联系。立即免费开始使用 ProjectManager。

ProjectManager 的甘特图是管理项目执行的完美工具 — ProjectManager 的甘特图更有效地管理执行阶段。学到更多。

项目执行步骤

与项目管理一样，项目执行被分解为多个步骤，以确保您不会忽略任何重要的事情。八个项目步骤可能会略有不同，具体取决于项目和您的组织的工作方式，但我们在下面概述了基础知识。

1. 执行项目范围

您已经规划了项目范围，收集了需求并使用工作分解结构对其进行了定义。一旦该范围得到验证，就该付诸行动了。这还涉及控制范围，这是项目监控阶段的一部分。

2. 管理你的团队

为团队分配任务仅仅是开始；您需要监控他们的工作，并通过监控他们的工作量并消除任何可能阻碍他们进步的瓶颈来确保他们的生产能力。

3. 做出改变

这导致每个项目都需要进行更改。无论您的计划有多好，都会有影响您的日程安排和预算的变化。您需要监控项目、建议更改并采取纠正措施以保持进度。

4. 更新利益相关者

您的利益相关者对项目进行了投资，您需要管理他们的期望。一种方法是定期与他们沟通。通过了解他们想要更新的频率以及他们希望如何获得这些更新来管理这些通信。

5. 进行团队建设练习

只有团队合作才能正确执行。这种协作涉及很多东西，例如连接它们的工具，但也包括信任。团队建设练习是建立信任的一种方式，特别是对于没有很多共享经验的新团队。

6. 庆祝里程碑

有些人可能希望将庆祝活动留到最终交付之前，但是在整个执行阶段拥有里程碑、承认它们并奖励团队是保持士气的方式，这会影响生产力。

7. 定期见面

为了让您的利益相关者了解最新情况，您需要清楚地了解项目的绩效和进度。有一些工具可以监控和报告绩效，但您还必须定期与项目团队会面并获取状态报告和反馈。

8. 文件变更

正如我们所指出的，改变是项目的一部分。您可能很想识别并快速响应变化，这很重要。但是，如果不将这些更改记录在项目计划中，您就会为问题做好准备。这些变更管理文件为未来项目提供历史数据，同时也解释当前项目中的行动。

项目执行挑战

由于事情可能会出错或偏离项目计划，因此存在比我们概述的更多的问题。这就是为什么在执行期间监控和跟踪如此重要的原因。以下是一些需要注意的常见问题。

范围蔓延是指项目范围超出其原始目标。这可能是由于利益相关者想要改变、供应链问题等等。您的工作是审查每项更改并确定它们的优先级或相应地忽略它们。

拥有一个信任的团队需要每个人都对自己的工作负责。如果没有问责制，您将面临长时间的延误和更高的成本。让你的团队负责是成功管理团队的一部分。

您应该在计划阶段制定风险管理计划，并且在您执行项目时会派上用场。这使您可以在问题出现时识别并快速响应。

执行差距

实施执行战略以将战略目标转化为业务价值的组织将发现成功的“更大系统”——最高管理层、中层管理人员、项目经理和项目团队。

今年早些时候，Todd Williams 出版了另一本书，名为 Filling Execution Gaps。威廉姆斯的书更进一步明确地确定了“六个执行差距”，以实现可重复的项目成功。

根据最新的 PMI Pulse of the Profession 2017，“C-Suite 继续主要专注于桥接战略制定和执行以及应对技术和业务中断。” 威廉姆斯的研究揭示了我们一直缺少的差距。

威廉姆斯的研究确定了阻碍项目成功执行的六个主要差距：

缺乏共识
离职的执行发起人
与战略目标不一致
变革管理不善
公司治理不力
缺乏领导力

现实情况是，单独修复每个差距并不是解决方案。真正的挑战是找到解决方案、制定行动计划和实施战略来弥补所有六个差距。根据威廉姆斯的说法，这不是火箭科学，但了解每个差距如何影响您的项目计划是项目最关键阶段的关键：执行。

缩小执行差距

缩小差距有两个方面：

使战略计划目标和目标与实施计划保持一致
在计划和项目中执行满足这些目标的结果

缩小执行差距，也称为战略差距，是当今企业领导者面临的最令人沮丧的挑战之一。执行差距是公司的战略和期望与其实现这些目标并将想法付诸行动的能力之间的感知差距。

项目执行计划模板

如果您正在寻找项目执行模板，我们有一个免费的 Excel 行动计划模板，其中概述了您需要采取的行动步骤。它列出了分配给任务的人员、截止日期、需要哪些资源等等。这是一个静态文档，但如果您还没有准备好升级到项目管理软件，您会发现它很有用。

改善项目执行的战略技巧

让我们回顾一些促进项目成功执行的策略。

1. 以终为始

考虑使您的策略与预计的最终结果保持一致是一个好主意。从概念到实施的一个大问题就是缺乏明确定义的目标。无法定义他们想要完成的任务的高管很难指望项目负责人了解他们的战略并以任何有意义的贡献来领导他们的项目。

2. 获得核心团队的支持

定义明确的项目有助于赢得团队和利益相关者的认可。解释战略决策背后的愿景可以让这个核心团队更深入地了解他们的知识和工作将如何为更大的整体做出贡献。使用协作项目管理软件是一种理想的方式，可以让每个人都作为一个团队工作，同时关注主要目标。

3. 项目负责人完成他们的项目

为确保战略付诸实施，请确保您拥有具备正确项目领导技能的人才来管理项目。情商和自我意识仍然是项目领导者的基本技能。

4. 打造高绩效团队

旨在建立一支高素质的团队，帮助您为您的计划和项目定义正确的策略和调整。能够调整愿景并与团队合作的项目负责人将成功交付关键计划和项目，愿景和战略与实施的一致性将帮助您缩小这些差距。

5. 通过问责制监控进度和绩效

实施任何战略都需要开会讨论所需的各种项目和计划。会议对于帮助在此阶段集中注意力以执行以下操作至关重要：

管理人员
遵循流程
向所有关键利益相关者、赞助商和团队成员传达信息

会议是巩固协议、记录可操作项目、识别风险/问题并让您的团队负责跟进以产生结果的好方法。

在整个项目中保持沟通渠道畅通。确保在会议之前、期间和之后就未解决的行动项目、问题和风险进行跟进。避免微观管理，并根据情况和团队成员调整你的领导风格。

使用 ProjectManager 执行项目

在执行方面，战略和理论只会让您走得更远：您需要正确的工具来确保您的项目计划取得成功。 ProjectManager 拥有一套强大的工具来帮助您执行项目计划。

实时跟踪项目执行

使用实时仪表板获得项目的高级视图。与其他轻量级软件一样，无需设置。我们的工具自动收集和计算实时数据，并以彩色图表显示。查看监控进度和绩效的六个项目指标，从时间和成本到工作量和运行状况。

更有效地管理任务

仪表板允许经理监控项目，而我们的任务管理工具帮助团队成员执行日常任务。我们屡获殊荣的软件具有多个项目视图，包括列表视图，团队成员可以在其中查看所有分配的任务、任务优先级和截止日期。更新进度、添加评论和附加文件任务很容易，因此所有工作都以项目为中心。透明度是良好执行的关键，而 ProjectManager 绝对有它。

如果您正在寻找一种工具来帮助您在执行项目时实施这些策略，那么可以使用 ProjectManager。 我们基于云的项目管理软件提供实时数据，因此您可以看到正在发生的事情。 免费试用此 30 天试用版。