如何创建项目启动文档（包含模板）

在开始项目之前——甚至在规划项目之前——您首先需要详细定义项目。 这使得项目经理能够获得项目主要利益相关者的支持，并确保所有研究都已完成，顺利进入规划阶段。

这就是项目启动文件 (PID) 如此重要的原因。 为了理解原因，让我们定义该术语并将其与其他项目文档进行比较。 我们将探讨它的重要性以及如何创建项目启动文档，包括其所有组成部分。 您甚至可以下载免费的 Word 项目启动文档模板来帮助您入门。

什么是项目启动文件 (PID)？

项目启动文件（PID）用于彻底定义项目。 它类似于项目章程，但更深入。 它主要用于 PRINCE2 方法，这是代表“受控环境中的项目”的首字母缩写词。 PID 是线性的、基于流程的，将项目分解为定义的阶段，主要用于英国。

虽然项目启动文件是项目启动阶段的最后一部分，但它可以被视为下一阶段项目计划的基础。 它还有助于获得主要利益相关者对项目的支持，并告知项目团队即将发生的事情。

项目启动文档是一个动态文档，在项目的整个生命周期中经常进行审查和修订。 事情发生了变化，这些变化必须反映在项目启动文件中。 由于这些原因以及更多原因，这是一份极其重要的文件，我们很快就会谈到。

它也可以被认为是完成该项目的比赛中的发令枪。 一旦您根据项目启动文件布置了轨道，那么您就需要车辆有效地通过它。 ProjectManager 是一款屡获殊荣的项目管理软件，它可以获取您的 PID 并将其转化为可行的项目计划。 我们强大的甘特图可帮助您规划和安排项目任务和资源，链接所有四种类型的任务依赖关系以避免代价高昂的延迟，甚至过滤关键路径以识别基本任务。 一旦您的计划到位，请设置基线以捕获您的计划工作量并将其与您的实际工作量实时进行比较。 这有助于您使项目按计划进行并在预算之内。 立即免费开始使用 ProjectManager。

为什么创建项目启动文档很重要？

项目启动文件在很多方面都很重要。 它可能是启动阶段创建的最重要的项目文档，因为它收集了该阶段的大多数其他项目文档。 通过这种方式，项目启动文件可确保在将项目提交给项目委员会并请求其财务支持之前，项目得到充分理解。

项目启动文件的另一个重要方面是它充当基线。 项目委员会和项目经理都可以参考它并跟踪他们的进度。 他们通过收集实际流程的数据并将其与项目启动文件进行比较来做到这一点。 它还可以帮助识别可能出现并影响项目范围、成本或时间的问题。

项目启动文档也是让新项目成员了解情况的一个很好的工具。 他们可以在一处了解有关项目所需的一切信息，例如项目的原因、业务理由、风险、管理方式等等。

项目启动文件中应包含哪些内容？

我们已经讨论了很多关于项目启动文档是什么以及它为何重要的内容，但我们还没有详细介绍它包含的内容。 这可能是我们讨论中最重要的部分。 在这里，我们将概述项目启动文档的不同部分及其作用。

项目定义

首先，项目启动文件简要总结了该项目，并对以下内容进行了简短描述。

• 目的：该项目的原因，是否是新产品，填补市场空白等。
• 目标和目标：定义项目的目标、长期成果和目标、短期成果。
• 成功标准：解释如何衡量项目以确定其是否成功。
• 假设和约束：列出您的假设是正确的，以及您已经证明的关于影响项目的内容是正确的。

商业案例

业务案例是证明项目合理性的文件。 它与项目定义中讨论的内容类似，但更详细。 它将定义项目的收益、成本和风险等。

项目范围

您可以在此处概述完成项目必须完成的所有工作，包括定义其目标、约束和工作流程管理。

项目预算

您可以在这里对项目成本进行最准确的估算。 这是通过多种不同的技术来完成的，因为您希望尽可能接近实际成本以避免损失。 因此，请使用专家意见、历史数据，将项目分解为任务，并估计与这些任务相关的成本以获得预算。

项目时间表

列出所有可交付成果、活动和任务将有助于您安排项目。 每个任务都应该有一个开始日期和一个结束日期。 然后，您需要将任务放在可视时间轴上，以便您可以在一页上看到整个项目。

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项目分解

为了避免意外忽略项目时间表中的任务，请使用工作分解结构。 这是一个分层树形图，最终可交付成果位于顶部，所有其他可交付成果从那里向下分支。 了解所有可交付成果将帮助您确定生产这些成果所需的所有任务。

资源计划

资源是执行项目所需的所有东西，包括您的团队、设备、材料等。本文档将列出所有这些资源、您需要的每种资源的数量以及何时需要它们。 这项工作将得到协调，以尽可能高效。

风险计划

风险是所有项目所固有的，无论是积极的还是消极的，都必须加以考虑。 风险计划将识别这些风险以及当它们成为项目中的问题时如何处理它们。 您需要指派一名团队成员来回应这些问题并设置优先级、影响和发生的可能性。

变革管理计划

变更是项目中的另一个给定因素，这就是变更管理计划发挥作用的地方。 它创建了一个流程来管理这些变更，以便可以审查、批准或拒绝这些变更。 如果获得批准，该计划还将详细说明如何在项目中传达和实施变更。

项目团队的角色和职责

该文件将定义参与该项目的每个人的角色和职责。 它还将解释向谁报告以及团队中的谁将回答团队成员可能提出的任何问题。 这将在项目开始之前清楚地传达给每个人。

项目控制

为了使项目按计划进行，管理者必须监控项目的进度和绩效。 项目控制用于确保项目符合其计划和预算、按预期执行并满足质量标准。

沟通计划

利益相关者需要随时了解情况，但他们不需要介入项目的细节。 沟通计划定义了谁需要知道什么、他们应该更新的频率以及他们获取数据的首选方法。 沟通计划还可以包括让项目团队中的每个人都了解情况。

项目启动文件模板

因此，您不必从头开始创建一个，我们提供了一个免费的 Word 项目启动文档模板。 它概述了我们上面定义的所有各个部分，并且是完全可定制的，因此您可以根据需要添加或删除部分。 附上所有支持文档将使这个免费的项目启动模板变得非常有价值。

项目启动文件与项目计划

项目启动文件可能听起来很像项目计划。 当我们将其分解为不同的组件时，我们会看到，有一些元素是相同的。 例如，两者都有项目时间表、资源和预算。 但尽管两者相似，但它们并不相同。

其一，项目启动文件比项目计划更高级。 项目计划专门设计用于概述项目从开始到结束的步骤，从而产生可交付成果。 它更多地用作路线图，而项目启动文档是整个项目的详细概述，包括其存在的原因。

项目启动文档和项目计划之间的另一个区别是 PID 是 PRINCE2 的一部分。 您不太可能在采用其他方法运行的项目中找到此类文档。 采用瀑布式方法，它会有一个类似的文档，但称为项目章程，其中涵盖了大部分相同的内容。

项目启动文件与项目简介

项目简介在范围方面与项目启动文件类似，但在细节方面又有所不同。 虽然 PID 从项目委员会获取信息，项目委员会将决定是否批准项目，但项目简介是对项目关键要素的简短描述。

项目经理或项目负责人创建项目启动文档。 他们通常会在项目简介制定并达成一致后开始创建 PID。 从某种意义上说，它启动了项目启动文档。 这避免了必须做大量被项目委员会或利益相关者拒绝的详细工作。

项目经理帮助您管理项目

模板很棒，但它们是需要手动更新的静态文档。 当您管理项目时，您需要效率。 ProjectManager 是一款屡获殊荣的项目管理软件，为您提供从项目启动阶段到执行、监控和控制阶段所需的所有功能。 我们的无限文件存储为您提供了一个中央枢纽，用于保存项目启动文档中的所有支持项目文档，以便您随时掌握它们。 但这只是我们的软件可以为您做的事情的开始。

使用实时仪表板监控您的项目

项目执行后，管理人员将深入参与对该项目的监控和控制，以确保其与项目进度和预算保持一致。 实时项目仪表板提供项目进度和绩效的高级概述。 他们捕获实时数据并将其显示在易于阅读的图形和图表中，显示时间、成本、工作量等。 与轻量级工具不同，不需要任何设置。 当你准备好时它就准备好了。

利用资源管理功能保持团队生产力

确保您坚持正确方向的一种方法是管理资源。 当然，您最重要的资源是项目团队。 您可以保存他们的可用性，包括 PTO 和全球假期，以便更轻松地向他们分配任务。 然后使用颜色编码的工作负载图表来确保没有人过度分配。 如果有的话，只需从图表中重新分配资源即可平衡他们的工作量并保持他们的能力和生产力。

还有许多其他功能有助于任务管理，例如我们的多个项目视图，允许团队成员使用他们想要的工具，以及风险管理功能，可以识别和跟踪问题，直到问题得到缓解。 自动化工作流程提高了效率，任务审批设置确保只交付质量。 项目计划文档使项目能够成功，而项目经理则确保其成功。

ProjectManager 是在线项目管理软件，无论团队身在何处或何时工作，它都可以将团队联系起来。 共享文件、在任务级别发表评论等以促进更好的协作。 加入安飞士、雀巢和西门子等公司的团队，他们正在使用我们的软件成功交付项目。 立即免费开始使用 ProjectManager。