项目管理基础知识：定义、方法和工具

已发表: 2023-04-01

欢迎来到项目管理 101。项目管理似乎是一门令人望而生畏的学科，但是一旦您掌握了基本原理并将其与一些直觉相结合，无论您的情况如何，您都将走上领导成功项目的道路。

也许您意外地被指派领导一个项目并且即将获得重大晋升，或者您可能是一名团队成员，想要更好地了解自己在项目中的角色。无论如何，我们将为您简要概述项目管理中涉及的主要细节，以获得可操作的信息。

如果您在项目管理方面需要更多帮助，请查看我们所有的资源和项目管理工具，以充分发挥您的潜力。 ProjectManager 是一款功能强大的项目管理软件，经验丰富的项目经理和新手项目经理和团队成员都可以使用它来管理项目。立即免费开始。

第一个项目管理基础是项目的定义，它使我们能够理解项目管理是什么以及为什么它对任何类型的组织都如此重要。

什么是项目？

项目是导致实现单一目标的一系列任务。项目有边界，例如完成项目所需的时间、人员和资源。这些都取决于你想要达到什么样的结果，以及你想要在什么时候达到它们。

这些结果就是您的结果，它会产生可交付成果。它们是因项目而生产或提供的任何东西。可交付成果既可以是项目本身的结果，也可以是项目过程的结果，如项目计划、报告或其他文件。项目由截止日期组成。项目的每个任务和阶段都有一个截止日期，这意味着您的项目有一个时间表。

预算也是项目的一部分。您需要金钱来支付资源，以便在分配的时间内满足项目的需求。典型的资源包括劳动力、工作用品和设备。项目预算概述了这些支出。既然我们已经确定了项目是什么，我们就可以将项目管理定义为一门学科。

什么是项目管理？

项目管理是一门学科，包括使用项目管理方法、工具和技术来管理项目生命周期，这是每个项目共有的一组阶段。虽然项目团队中有多个项目管理角色，但项目经理通常负责监督项目从开始到结束的规划、执行和监控过程。

让我们回顾一下塑造项目管理学科的四个基本项目管理概念：项目生命周期、项目管理的三重约束、项目管理知识领域以及您作为项目经理可以使用的一些不同的项目管理方法。

项目生命周期

项目生命周期描述了所有项目经历的五个阶段。下面是对每一个的快速概述。

启动：在此处设置项目范围、目标、项目组织、业务案例、限制条件、利益相关者是谁、风险是什么、项目控制、报告框架等。
计划：这是您构建路线图以将您从 A 点带到 B 点的地方，这意味着创建按时完成所有任务所需的任务、截止日期和资源的时间表。
执行：项目开始，项目计划付诸实施。
监控：为确保项目按计划进行，您需要建立监控进度的机制。如果项目没有按计划进行，请努力在问题成为问题之前控制和解决问题。
结束：项目是暂时的努力，所以它们最终会结束，需要正式结束。但这并不像生产可交付成果那么简单。有文书工作要签署，有资源要重新分配，还有其他未解决的问题要处理。

三重约束

无论您使用何种方法管理项目，了解三重约束都是关键。所有项目都在一定的限制条件下进行。这些是成本、时间和范围。也就是说，项目必须在预算之内，按时交付并满足商定的范围。

如果您将三重约束视为一个三角形，那么如果您正在管理成本、时间和范围，那么这个三角形就是质量。因此，如果您正在管理项目的成本、时间和范围，那么您将满足客户的质量要求。

但三重约束不止于此；它就像船上的压舱物，无论水域多么汹涌，都能保持项目平衡。例如，如果您需要更多资金，那么您将不得不调整项目的时间或范围。因此，如果您的时间不够，那么预算或范围将不得不改变。

如果您在管理项目时牢记三重约束以及项目阶段和管理工具，那么您就有办法进行必要的调整，使项目保持在正轨上。这是成功的公式。

项目管理知识领域

项目管理知识领域可以简单地定义为描述项目经理和团队成员为成功完成项目所做的不同工作类型的类别。项目经理应该在这 10 个项目管理知识领域中的每一个领域都非常了解，以便他们可以指导团队完成项目生命周期并确保三重约束得到很好的平衡。

项目整合管理
项目范围管理
项目时间管理
项目成本管理
项目质量管理
项目人力资源管理
项目沟通管理
项目风险管理
项目采购管理
项目干系人管理

如果您对此主题感兴趣，可以查看我们的项目管理知识领域博客，了解有关这些项目管理关键原则的更多信息。

项目管理方法

构建项目过程的方法有很多种，项目经理是其中一种或多种方法的专家。最传统的称为瀑布，它遵循线性方法来管理项目，将项目分解为非常结构化的序列。

另一种越来越受欢迎的方法称为敏捷，它来自软件开发。这是一个以称为“冲刺”的小阶段或周期运作的过程，适用于小型团队。就像它的名字一样，这个过程拥抱变化并且是灵活的，并且根据客户的反馈不断改变方向。

为什么项目管理很重要？

每个企业、非营利组织或任何其他类型的组织都需要执行项目，这使得项目管理对任何组织都很重要。

有效的项目管理不仅意味着您的团队将在预算内按时交付项目，还将为整个组织带来其他好处，例如提高生产力、降低成本、更好的领导力和积极的员工。

简而言之，项目管理通过规划和监控任务、目标和团队绩效来帮助组织提高效率。

什么是项目经理？

项目经理是项目的负责人。这一点很清楚，但这样解释可能太简单了。项目经理带领项目完成每个阶段。这意味着他们负责首先将项目出售给利益相关者，然后规划和定义项目的范围。

项目经理做什么？

项目经理找出实现项目目标所需的所有任务，然后他们将这些任务排列成一个时间表。然后为这些任务和进度表提供实现项目目标所需的资源。这意味着组建一个团队，获得他们需要的工具、用品、保护站点和任何必要的资源。

项目经理也是创建项目预算以支付这些资源的人。他们负责管理所有文档，然后在项目结束时归档这些文档。他们还管理风险并监控项目进度，以确保人们的工作畅通无阻并在时间表和预算范围内。

所以本质上，任何与项目相关的事情都在项目经理的职权范围内。他们是项目的领导者，管理执行项目计划的团队。然而，他们不是老板。项目经理已将项目的想法出售给发起人或利益相关者，他们向他们报告项目的进展情况。

因此，项目经理是一个组织能力很强的人，他以目标为导向，对过程充满热情。项目经理必须在压力下工作良好，发挥领导作用，并知道如何激励人们尽力而为。除了人际交往能力，沟通技巧也是最重要的。他们必须了解有助于成功交付项目的方法和技术。

项目管理工具

您可能已经注意到，项目可能很复杂。您计划、安排和监控以确保项目的所有元素都顺利运行。手头的工具越多，项目和任务就越容易管理。项目管理软件可以包含帮助项目经理和团队成员处理项目各个方面所需的所有工具。

当该项目管理软件基于云时，数据和协作可以实时发生，从而提供更准确的项目画面并有助于决策制定。此外，项目管理软件通常包含许多用于管理项目的主要工具，如下面讨论的那样。

仪表板

项目仪表板从项目的所有部分收集指标。然后这些数字显示在易于阅读的图表和图形中，让经理或团队成员实时查看项目进度和数据。仪表板也可以协助报告。运行项目意味着向项目发起人报告项目的进展情况。可以过滤图形和图表以仅提供目标报告所需的数据。

甘特图

在线甘特图是很好的计划工具，因为它们在时间线上以图形方式显示您的任务列表。每个任务都有一个截止日期，它会创建一条线来标记该任务的开始和结束。如果相关，则可以链接任务。

理想情况下，您可以与您的团队共享甘特图并在他们更新状态时跟踪他们的进度。对于某些甘特图，开始日期和完成日期之间的栏将在团队处理任务时填充，如果您需要更改日程安排，只需拖放栏即可反映新的截止日期。

任务管理工具

有一些任务管理工具可以让您为自己创建待办事项列表并将任务分配给团队成员。这些任务有时可以附有与任务相关的注释、文件、链接和图像，团队成员可以在任务级别进行对话和协作。您还可以自动发送电子邮件通知，以了解任务何时完成并提醒人们即将到来的截止日期。

时间表和工作量工具

在管理项目工作人员方面，这可以是一个单独的项目，有时间表。这些是在线文档，可以让每个员工轻松跟踪和记录他们的工作时间，完成后可以将它们提交给经理签字。

在管理工作量时，资源分配工具让您一眼就能看出您是否在整个项目中正确分配了资源，以便每个人都在工作并且工作量是平衡的。在某些情况下，您也可以从工作负载管理软件运行报告。

项目管理模板

我们提供许多免费的项目管理模板，以帮助您节省时间并简化项目。以下是您可以免费下载的一些基本项目管理文档。

项目计划模板

项目计划是解释项目所有内容的文档。从计划的方式到执行和完成的方式。这个免费的项目计划模板将帮助您开始您的项目。

项目预算模板

每个项目都需要人力、材料和设备等资源。这些资源需要花钱，因此您需要估算所有项目成本以创建项目预算。这个免费模板非常适合新手项目经理。

项目时间表模板

重要的是要创建一个项目时间表，以规划项目工作的执行方式，包括所有任务的开始和结束日期。这个免费的项目时间表模板可以帮助您做到这一点。

什么是项目管理软件？

项目管理软件承担繁重的工作，使管理人员能够以比手动起草项目进度表等传统方法更快、更高效的方式轻松地计划、安排和跟踪项目。

项目管理软件可以定义为一种软件，它结合了上述项目管理工具，以及时间表、实时团队协作或无限文件存储等其他功能，以便项目经理和团队可以跟踪项目一个中央平台。

但是，并非所有项目管理软件都以相同的方式工作。市场上有很多选择，虽然有些易于使用，但它们可能无法提供您需要的所有计划、日程安排和跟踪工具。

ProjectManager 是一款功能强大的项目管理软件，配备了任何项目经理所需的所有项目管理工具，无论您的专业水平如何。 ProjectManager 是一个强大的工具，它使项目团队能够实时计划、管理和跟踪他们的工作，并为管理人员提供保持团队成员全力工作所需的透明度。

ProjectManager 如何帮助项目管理

ProjectManager 是一款在线项目管理软件，可帮助您管理项目的各个方面。 ProjectManager 等项目管理软件使项目管理变得易于管理。

存储文件

在项目启动阶段生成的所有文书工作都可以保存到 ProjectManager。这样您就可以将所有东西收集在一个地方，从而轻松找到您需要的东西。不用担心上传大文件和图片，ProjectManager 有无限的文件存储空间。

计划和安排工作

当您计划项目时，ProjectManager 会完成繁重的工作。在线甘特图通过在项目时间线上映射所有任务来帮助您安排时间。现在您可以链接依赖项、设置里程碑，甚至可以开始分配团队成员。

监控进度

当团队执行他们的任务时，ProjectManager 为您提供了监视和控制他们的进度的工具。资源管理功能确保没有一个团队成员承担全部负载并且他们的工作量是平衡的。此外，我们的实时仪表板可以跟踪进度、成本、健康状况等。

当然，项目管理的内容远不止这篇项目管理 101 篇文章。 它变得很深。 而且它在不断发展。 然而，管理项目的飓风眼中有一个常数：工具。 ProjectManager 是一款基于云的项目管理软件，具有实时仪表板、在线甘特图和管理工作量、资源、时间表和项目各个方面的功能。 立即参加 30 天免费试用，了解它如何帮助您取得成功！