项目管理过程组：快速指南

项目很复杂。 有一千件事会不断影响项目，并要求您重新分配资源以保持进度。

为了保持您的日程安排和管理成本，您需要在五个 PMBOK 项目管理组中收集和处理项目数据。

什么是 5 个 PMBOK 项目管理过程组？

首先，让我们看一下由领先的行业贸易组织项目管理协会 (PMI) 出版的项目管理知识手册 (PMBOK) 中定义的五个项目管理过程组。

项目经理使用五个项目管理阶段来构建项目并从头到尾领导它们。 这些阶段中的每一个都有特定的目的，项目经理必须控制它们以确保项目保持在正轨上。 项目管理软件帮助项目经理掌握这些过程组中的每一个。

项目管理过程组如下。

启动阶段

PMBOK 将项目启动阶段定义为“正式承认新项目存在或现有项目应继续进入下一阶段的过程”。

在这个阶段，项目经理讨论项目的商业价值，以及项目是否可行。 您还将探索对利益相关者的影响。 如果该项目被认为是可行的和有价值的，它就会被执行。 如果不是，它就被放弃了。

在此阶段，您还必须创建一个回答这些问题的业务案例。 商业论证包括项目的估计成本和收益。 还有一项可行性研究，以确定该项目是否对组织及其利益相关者有意义。 紧随其后的是项目章程，其中回答了项目的人员、内容和地点。

当然，还有更多，例如：

• 利益相关者分析
• 选择团队
• 定义角色和职责
• 选择项目办公室
• 选择正确的工具、设备和通信基础设施

一旦项目已经签署并准备好推进，就会召开启动会议。 使用启动会议让项目团队中的每个人都在同一页面上，以便项目可以正确开始。

规划阶段

一旦项目启动完成并且项目获得了继续进行的绿灯，项目规划阶段就可以开始了。 规划过程是利益相关者和项目团队学习如何实现项目或服务的最终可交付成果的过程。

此时，您将记录项目计划，并定义项目可交付成果和要求。 您创建一个项目进度表，旨在管理时间、成本、质量、变更、风险和任何与项目相关的问题。

您还借此机会控制资源，例如团队、外部供应商、材料和设备。 您还可以定义角色、职责以及团队成员在项目结构中的位置。

还有一个利益相关者登记册的创建。 这是一份重要的文件，列出了项目中的所有关键利益相关者和项目发起人。 它是利益相关者管理的一部分，可以包括您如何以及何时向项目利益相关者更新项目进度。

项目经理负责领导项目规划阶段并对时间、预算和资源做出准确的估计。 在项目的这个阶段，您需要规划范围、使用工作分解结构 (WBS) 来组织任务、制定采购计划并定义沟通渠道和频率。

在制定项目管理计划时，使用项目管理软件来组织您的工作会有所帮助。 ProjectManager 具有强大的任务列表，不仅可以收集任务。 任务列表视图（让混合团队按照他们想要的方式工作的五个不同项目视图之一）可以设置优先级、附加文件、添加描述、分配给团队成员和跟踪状态。 立即免费试用 ProjectManager。

执行阶段

此时，您已准备好构建您计划的产品或服务。 因此，这个阶段往往是项目中最长的阶段。 当您使项目不受各种项目限制的影响时，您可以在此投入大部分精力和资源。

执行阶段与项目的下一阶段密切相关，即监控。 项目经理的任务是跟踪绩效和进度，以确保实际工作量与计划工作量保持一致。

监控阶段

在执行项目计划时，项目经理监控和控制绩效，以使工作按计划进行并在预算范围内。 项目经理不断地衡量指标，以确保他们达到他们的里程碑。

与此项目阶段相关的一些关键任务是：

• 范围验证和变更控制
• 日程控制
• 成本控制
• 质量控制
• 绩效报告
• 风险控制
• 合同管理

收尾阶段

在利益相关者的预算和质量期望范围内按时交付最终交付物很重要，但这并不是项目的结束。 你仍然需要解决一些松散的问题。 所有活动到此结束，项目关闭，这意味着您需要签署文件并履行合同。

建议对项目进行事后分析。 在事后分析中，项目经理和团队会检查哪些有效，哪些无效，以了解他们如何在下一个项目中改进流程。 他们通过列出最佳实践和他们学到的教训来做到这一点。

然后，您可以释放您的团队并庆祝项目的成功。 最后一部分可能看起来并不重要，但确实如此！ 通过验证他们的辛勤工作来保持团队士气高涨将对未来的项目产生积极影响。

PMBOK 项目管理过程组和知识领域之间的区别

我们详细介绍了项目管理中的五个过程组，它们都受制于项目管理中的控制过程。 要管理这些项目管理过程组，您需要利用项目管理的知识领域。

十大项目管理知识领域

有10个项目管理知识领域。 他们是：

• 项目整合管理
• 项目范围管理
• 项目时间管理
• 项目成本管理
• 项目质量管理
• 项目资源管理
• 项目沟通管理
• 项目风险管理
• 项目采购管理
• 项目干系人管理

项目管理知识领域与项目管理过程组不同。 主要区别在于过程组概述了项目经理需要做什么，而知识领域是项目经理需要知道的。

更具体地说，知识领域用于整个项目管理过程组。 知识领域由过程组成。 他们有输入、工具、技术和输出。 它们是帮助交付成功项目的项目管理功能。

您何时使用项目管理知识领域？

知识领域在所有项目管理过程组中工作。 过程组是您分解和分类项目的地方。 这是项目从开始到结束的顺序。 您可以在流程的每个阶段使用知识领域。

理解差异的一个好方法是知识领域对过程进行分类，而项目管理过程组是项目的阶段或阶段。 知识领域没有逻辑关系，但项目管理过程组从一个到下一个。

在项目管理软件的支持下，项目管理过程组和知识领域可以更好地协同工作。 项目管理软件将帮助您控制流程组并引导您成功完成项目。

ProjectManager 如何帮助 PMBOK 流程组

ProjectManager 是基于云的软件，它为项目经理提供更深入的数据以做出更好的决策，同时为混合团队提供多个项目视图，以按照他们的喜好完成工作。 有一些功能可以在每个流程阶段提供帮助。 从开始时用于文档中心中心的无限文件存储到在关闭期间查看有效和无效的内容。

在规划过程组中正确起步

计划是更复杂的过程组之一。 您需要一个可以组织任务、链接依赖项和设置里程碑的工具。 ProjectManager 的甘特图项目视图可以做到这一点以及更多。 您可以过滤关键路径，而不必进行耗时的计算。 然后，设置基线并跟踪计划工作量与实际工作量。

使用不同的项目视图确定执行阶段

ProjectManager 有多个项目视图。 经理可以使用甘特图或工作表视图，而团队可以在看板、任务列表和日历上管理自己的工作量。 这连接了混合团队，无论他们身在何处。 看板在执行阶段可视化工作流程，让团队成员管理他们的积压和计划冲刺。 同时，管理人员获得了准确分配资源和保持团队满负荷工作所需的透明度。

跟踪监控过程组的进度

在监控过程组中，实时数据就派上用场了。 数据为管理人员提供了一个了解项目进度和绩效的窗口。 ProjectManager 的实时仪表板可以为即时状态报告计算项目差异、成本等指标，而无需像其他工具那样花时间配置工具。

ProjectManager 是一款屡获殊荣的软件，具有组织、监控和报告项目的功能。 一键式报告功能可过滤详细数据，并可轻松与利益相关者共享，资源管理软件可确保每个人在需要完成工作时拥有所需的东西。 立即免费试用 ProjectManager！