指导项目管理团队的 10 场项目会议

已发表: 2023-01-12

项目会议常常让人觉得它们妨碍了您的工作。如果您没有按照议程工作或者您不管理这些会议，那可能是真的。但会议对于项目规划和团队协作至关重要。这就是为什么会有这么多的项目会议，而且每个会议都有自己的重点和重要性。让我们来看看 10 种不同类型的项目管理会议并对其进行定义，我们将从什么是项目会议的定义开始。

什么是项目会议？

项目会议是定期发生的事件，部分或所有项目团队和利益相关者聚集在一起讨论项目。在整个项目管理周期中，有多种类型的项目会议。一些项目管理会议每天举行，而另一些则分散得更远。这完全取决于召开会议的紧迫性和类型。这并不意味着会议只是为了分享更新，涉及利益相关者时除外。团队项目会议将团队聚集在一起解决问题或改进进度以满足特定目标和期望。会议也可以用来建立更好的团队合作，从而提高生产力和士气。

项目会议的类型

就项目管理会议而言，有几种不同的类型。一些常见的包括进度报告、讨论项目的目的或产生想法、讨论项目过程中出现的问题以及批准或拒绝想法。还有一些会议围绕与会者展开。这些可以包括定期的团队会议和利益相关者会议，这些会议更普遍，只让利益相关者了解里程碑的最新情况。

无论是什么类型的会议，项目经理都会主持会议，这就是为什么沟通技巧对该职位如此重要的原因。实时数据推动会议更加高效。 ProjectManager 是在线项目管理软件，可生成包含实时数据的报告。您可以快速创建状态报告以进行概览、进度报告以查看您的工作情况、差异报告以确保您走上正轨等等。所有报告都是可定制的，因此您可以过滤它们以仅显示您想要查看的数据。然后，您可以与利益相关者共享它们以保持更新。

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10个重点项目会议

项目管理会议是沟通活动，清晰的沟通是保持项目正常进行的关键。因此，在项目的生命周期中会重复召开许多不同类型的项目会议。这里有 10 个比较重要的。

一、项目启动会

启动会议可能不是项目的第一次会议，但它是第一次重要会议。这是介绍项目经理、客户和项目团队并表达项目目标的地方。项目启动会议以介绍、审查客户背景和讨论项目范围开始。还讨论了项目团队的角色和职责以及后续步骤。

2.项目情况会议

项目状态报告会议是团队成员提供项目经理用来审查项目在特定时间段内的位置的数据。这不仅是为了让项目经理了解情况，也是为了让项目团队负责。你会想谈谈已经完成的事情和尚未完成的事情，以及即将到来的里程碑。您还需要审查预算、评估风险并安排即将举行的会议，以确保所讨论的一切都得到解决。

三、项目评审会

项目审查会议也称为事后总结会议，在项目完成后举行。无论是成功还是失败，回顾会议都是有帮助的，因为它列出了哪些有效，哪些无效。事后剖析特别有用，因为它让项目经理有机会确保不再发生同样的错误。会议以重复项目目标和向团队开放讨论开始，团队应该被允许诚实地批评工作、障碍和风险。您还需要讨论预算、使用和未使用的内容以及原因。同时，应该为一个成功的项目举行庆祝活动。

4.全体会议

全体会议或市政厅汇集了公司的一切。所有员工都参与其中，包括团队领导、执行团队、利益相关者等。这些会议将讨论涉及整个组织的事项，例如收入、战略等。对于一个项目，这包括整个项目团队，从项目经理到利益相关者以及中间的每个人。他们可以用来分享更新、推动协调、庆祝里程碑或开放提问。

5. Sprint 计划会议

Scrum 是一种敏捷的工作方式，其中项目被分解为多个块，这些块称为冲刺。这些通常只有 2-4 周。 sprint 计划会议涉及 scrum master、scrum 产品经理和 scrum 团队。他们开会查看积压的项目，并决定在即将到来的春季处理其中的哪些项目。这是一项称为 Scrum 仪式的协作工作。在会议之前，scrum master 和产品经理审查团队的能力、时间线并使用以前冲刺的见解来定义新冲刺。

6. 指导委员会会议

指导委员会是一种治理类型，涉及负责监督项目并为其提供支持的利益相关者。致力于帮助项目实现其目标的团体的另一个术语是利益相关者委员会、高层领导、项目工作组或项目监督委员会。指导承诺会议的频率因项目而异，但通常会在实现里程碑之后发生。

七、利益相关者会议

利益相关者会议用于相互介绍项目中的利益相关者。它用于获得支持并定义项目的目标。这也是一个可以进行利益相关者访谈的时间，以深入了解他们的目标和观点、他们希望如何获得更新等等。项目经理还将在项目的整个生命周期中与利益相关者会面，以便让他们了解最新进展。

8. 应急计划会议

应急计划是一种假设情景，用于确定项目是否存在需要更改其范围、进度或预算的问题。这些问题可以是环境、技术等方面的。这意味着应急计划会议是与项目团队和相关利益相关者进行头脑风暴以识别风险以及如何应对风险（如果存在）的机会。接下来，您需要确定这些风险发生的严重性和可能性，以及它们可能如何影响项目。这将导致项目经理制定应急计划。

9. 变更控制委员会会议

变更控制委员会的设立是为了审查项目中发生的变更请求。然后对他们进行评估并给予批准、推迟或拒绝。此过程发生在变更控制委员会会议期间。但是，如果项目团队和发起人已经注意到变更的重要性，那么变更控制委员会不太可能在他们的会议上反对他们的建议。

10. 每日 Scrum 会议

sprint 的每一天都会召开每日 Scrum 会议。这些会议通常在相同的地点和时间举行，但理想情况下，那个时间应该是安排后续工作的一天的开始。每日 Scrum 会议很短，持续时间不超过 15 分钟，以保持对话的相关性。这次会议也称为每日站立会议，包括团队中致力于 spring 的成员、scrum master，在大多数情况下，还包括产品负责人。这些不是解决问题的会议，而是回答三个问题：昨天做了什么？今天要做什么？有什么障碍吗？

哪些项目管理模板可以帮助项目会议？

项目会议很重要，并且都为项目管理服务。为了确保您的会议顺利进行，我们提供了一些免费模板供您下载。 ProjectManager 是一款项目管理软件，当然，它还为项目的每个阶段提供一整套免费的项目管理模板，包括这些项目管理会议模板。

会议纪要模板

会议纪要记录了印刷的相关要点，并确保在项目管理会议结束后执行这些要点。我们免费的 Word 会议纪要模板使收集和分发这些信息以及下一次会议的议程、行动项目和详细信息变得容易。

项目状态报告模板

当您计划召开项目状态会议时，请使用我们的免费项目状态报告模板来收集您需要的数据。它可以帮助您与利益相关者沟通信息，例如该报告期间的项目摘要、项目的健康状况，甚至查看已发生的风险和障碍。

项目仪表板模板

无论您召开什么项目会议，仪表板都会提供重要数据。仪表板提供项目的高级视图。使用我们的免费 Excel 项目仪表板模板，您可以输入有关任务、工作量、任务长度和成本的数据，然后这些数据会自动呈现为彩色图表，这些图表在项目管理会议中很容易理解。

ProjectManager 帮助您管理项目会议

模板很有用但有局限性。一方面，它们必须手动估算，而 ProjectManager 是实时更新数据的在线软件。您甚至可以安排项目会议并邀请您的团队参加特定的时间和日期。添加文件和其他信息，如果会议在整个项目中重复进行，甚至可以将会议设置为定期会议。但这只是我们功能丰富的软件的冰山一角。

将行动项目变成任务

项目管理会议很重要，但更重要的是根据收获采取行动。我们的软件有多个项目视图，允许跨部门的团队使用他们喜欢的工具。他们可以捕获任务列表、看板或日历视图上的行动项目。虽然经理们可能更喜欢更新他们的在线甘特图。无论您使用哪种项目视图，所有数据都会在软件中共享并实时更新，以确保每个人都在处理最新信息。

使用实时仪表板

我们的实时仪表板会不断更新，而不是仪表板模板。他们会自动处理数字并以易于阅读的图形和图表显示结果，以跟踪时间、成本等。在项目会议中使用实时仪表板作为视觉辅助，始终为您提供实时数据。与其他软件工具不同，不需要及时配置。我们的仪表板已启动并正在运行，因此您可以立即使用它们。项目经理的仪表板离开项目会议后，真正的工作才开始。我们的软件具有风险、任务和资源管理功能，无论项目给您带来什么样的挑战，这些功能都可以让您保持正轨并保持高效。我们的协作平台意味着每个人都相互联系，无论是在另一个部门还是在另一个时区。他们始终可以在任务级别发表评论并共享文件以更好地协同工作。