项目监控：工具和步骤

项目分为多个阶段，使其更易于管理。 所有这些都很重要，尤其是项目监控。 项目监控是项目经理确保他们与项目团队一起实施的计划顺利进行的方式。

项目控制涉及许多步骤来彻底监控项目进度、资源和成本。 当然，有项目监控工具，但就像项目管理中的所有内容一样，我们将解释一个流程。

什么是项目监控？

在开始监控项目的步骤之前，让我们先了解一下这个概念。 项目管理过程分为五个阶段：启动、计划、执行、监控和结束。 项目监视和控制与项目生命周期中的执行阶段同时发生。

项目监视和控制是一个项目管理阶段，致力于衡量项目绩效并确保其符合项目计划中的规定。 项目经理将密切跟踪项目的进度和绩效，审查项目状态，识别潜在问题并在需要时实施纠正措施，以使项目按计划进行并在预算范围内。

为了发现项目中的问题，您需要能够监控项目进展和绩效的项目管理软件。 ProjectManager 是一款屡获殊荣的项目管理软件，为您提供实时监控项目所需的工具。 项目经理可以通过切换到实时仪表板来获得项目的高级视图。 它自动收集时间、成本、工作量等指标的项目数据，并以易于阅读的图形和图表的形式显示。 与轻量级软件不同，无需耗时的设置。 我们的仪表板已准备就绪，随时为您服务。 立即免费开始使用 ProjectManager。

为什么项目监控很重要？

项目监视和控制对于项目管理非常重要，以至于它是五个项目管理流程之一。 如前所述，项目监控与项目执行密切相关，以确保任务完成时按计划进行并遵守项目预算。

除了保持项目按计划进行和避免超支之外，项目监控也是管理风险和避免范围蔓延的好方法。 通过跟踪各种指标，项目经理可以在风险作为问题出现在项目中时更早地识别风险。 及早发现意味着及早缓解。 范围蔓延也是如此。 当变更应用于项目时，变更请求等控制程序可以帮助防止它们对进度产生负面影响。

忽视项目监控就等于让项目听天由命。 也许一切都会走到一起，也许不会。 但这不是项目经理应该做的。 他们不仅规划项目并分配团队，还负责确保团队按照项目进度执行任务，而不会增加不必要的成本。

相关： 12 个最佳 Excel 项目计划模板

项目监控步骤

一旦项目经理安排了任务并创建了项目发起人批准的项目计划，就可以进入项目执行阶段。 如上所述，项目监控与项目执行一起进行，以确保项目按照时间表和预算执行。 以下是确保您正确监控项目所需采取的八个步骤。

1. 创建项目范围基准

项目范围定义了项目利益相关者的期望和要求。 它在整个项目中用于监控进度。 项目范围基线捕获这些期望和要求，并可用于根据实际工作来衡量计划工作，以确保项目执行与项目计划保持一致。 范围基线可以在项目期间进行审查和修改，但只能通过正式的变更控制流程来避免范围蔓延。

2.制定项目进度基准

当您的计划得到主要利益相关者的批准后，保存它。 这就是所谓的项目进度基准。 然后可以像范围基线一样在整个项目中使用它，但在这种情况下，它用于将实际进度与计划流程进行比较。 这使得项目经理能够跟踪项目差异并采取纠正措施以使项目回到正轨。 它还有助于利益相关者的沟通，因为他们总是对项目是否按计划进行感兴趣。 项目进度基准是另一个必要的项目控制。

3. 估算项目成本并确定项目预算

项目成本越准确，项目预算就越准确。 一旦您提交了预算并获得利益相关者的批准，您最不想做的就是请求更多资金来交付项目。 您可以使用多种技术来准确估算成本并相应地规划预算。 现在，您需要监控所有项目费用并使用变更控制系统来跟踪项目成本并对任何差异做出响应。 您还可以制定预算基线，以将实际成本与计划成本进行比较，作为监控支出的一种方式。

4. 使用风险日志

监控项目时要寻找的最重要的事情之一是风险。 在规划阶段，您可以创建风险日志，收集您认为项目中可能出现的风险。 然后，您可以记下风险对项目的潜在影响以及谁负责识别和减轻风险。 您还可以设置优先级，以帮助确定哪些风险必须立即处理或是否可以等待。 当您监控项目时，风险日志将帮助您对可能影响项目的问题保持警惕，无论是好还是坏。 如果发现问题，您可以快速有效地做出响应。

5. 使用变更日志

项目监控就是检测变化。 当您这样做时，您将需要一个更改日志来控制它。 更改日志是按时间顺序列出对项目所做更改的文档。 这充当您所做更改的摘要，并允许项目经理跟踪和传达已发生的所有更改。 这也为项目经理提供了另一种沟通工具，可以让项目利益相关者随时了解情况，以便他们了解发生的变化以及这些变化得到了适当的管理。

6. 建立质量控制程序

人们经常讨论在预算范围内按时交付项目的重要性，但不要忽视质量的重要性。 如果产品或服务达不到质量期望，那就是失败。 质量控制程序确保产品或服务经过测试并符合项目规划中设定的标准。 它还可以减少错误。 因此，建立质量控制程序是任何彻底项目监控的关键部分。

7.使用项目监控工具

项目监控工具对于项目监控至关重要。 项目管理软件具有许多功能，为项目经理提供了了解项目的窗口，无论是成本、资源还是时间。 有些仪表板可以提供项目进度和绩效的高级视图、详细的状态报告和其他类型的报告，以获取更多信息，甚至提供资源管理功能来跟踪团队的绩效。 请务必寻找具有这些功能且基于云的项目管理软件，以便您获得实时数据以进行更深入的监控。

8. 创建项目报告

我们刚刚谈到了项目报告，但它们值得更多细节。 项目报告提供了项目当前状态的描述。 状态报告捕获特定时间段的数据，而项目组合状态报告则执行相同的操作，但针对多个项目。 然而，还有更多关于项目差异、工作量等的报告。 所有报告对于监控项目都很重要，应与利益相关者共享，以更新他们的项目信息。

ProjectManager 是一款强大的项目监控软件

ProjectManager 是在线项目管理软件，提供项目经理想要监视和控制其项目的工具。 我们的软件提供实时数据，因此您可以看到项目的本来面目，而不是原来的样子。 此外，我们的协作平台使每个人都能保持联系，无论他们是在办公室、现场还是其他任何地方。 这有助于沟通，并且可以快速识别和解决问题，从而使项目保持在正轨上。

可定制的报告

当您需要项目的高级概述时，仪表板非常有用，但当您想更深入地挖掘数据时，请使用我们的可定制报告。 只需按几次键即可生成有关项目或项目组合状态、工作量、差异等的报告。 可以过滤所有报告以仅显示您想要查看的信息。 项目经理不仅可以监控他们的项目，而且每份报告都可以以多种格式共享或打印以供利益相关者演示。

跟踪您的资源

监控您的资源，无论是您的团队、材料还是设备，是项目监控过程的重要组成部分。 我们的资源管理工具有一个颜色编码的工作负载图表，可以轻松查看谁分配过多。 您可以从该图表中重新分配任务并平衡团队的工作量，以保持他们的满负荷工作。 团队生产力有助于您按计划进行。 您还可以使用我们的安全时间表工具不仅可以简化工资单，还可以查看团队记录的时间并确保他们遵守项目计划。

ProjectManager 具有多个项目视图，允许每个人使用他们喜欢的工具进行工作。 无论是甘特图、看板、任务列表还是日历视图，所有数据都会同时实时更新，让每个人都能协同工作。 我们还拥有风险管理功能，可帮助您识别和跟踪项目风险，以避免进度落后。

ProjectManager 是一款屡获殊荣的项目管理软件，使团队能够实时规划、管理和跟踪他们的项目。 我们的许多监控功能意味着项目经理始终掌握变更并在整个项目生命周期中对其进行管理。 立即免费开始使用 ProjectManager。