项目采购管理：快速指南

已发表: 2023-02-11

每个企业都需要劳动力、原材料、设备和其他投入等资源。您的团队使用资源来执行各种项目，例如制造产品或提供服务。这些资源必须由您的组织购买，并且必须仔细计划和执行采购过程。这就是采购管理的全部内容。

什么是采购管理？

采购管理是指与识别、评估和选择生产投入供应商的周期相关的所有行动和策略。这涉及创建采购管理计划、测试质量、管理采购合同、执行采购以及控制组织采购方式所需的任何其他活动。

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大多数人将采购管理与采购管理混淆，但两者之间存在很大差异，这在商业、制造和项目管理等领域都非常重要。以下是这两个相似概念的不同之处。

采购管理与采购管理

采购管理只是采购管理的一小部分，采购管理规模更大，更具战略意义。采购管理只是用于管理采购流程的一组文件、工具和程序，例如采购申请、报价请求和采购订单。

什么是项目采购管理？

就项目管理而言，采购是指您需要购买、租赁或与某些外部资源签订合同以实现您的项目目标。这些关系，就像项目中的任何过程一样，需要管理。

管理这些关系意味着从公司雇用的外部供应商那里获得最好的质量来协助开展业务。存在围绕成本和时间的供应商管理限制。采购管理是一种更高效、更高效地处理采购、请购、订购、加速、检查和核对流程的方法。

但是，在建立合作伙伴关系或进行采购之前，必须回答是否需要外部供应商提供商品和服务的问题。权衡内部生产商品或服务和承包锻炼的利弊。从长远来看，与外部公司的关系是否必要且具有成本效益？做出明智的决定后，您才能自信地向前迈进，因为您所采取的步骤在财务上是合理的并且适合您的时间框架。

什么是采购管理计划？

采购管理计划概述了组织针对特定项目将遵循的采购要求、指南和总体流程。采购管理计划的复杂程度和详细程度因组织而异，但在基本层面上，您的采购管理计划应该：

定义供应商选择的评估标准
概述投标过程
确定要使用的成本方法
包括成本效益分析
解释为什么需要采购活动以及它们如何与组织的战略目标保持一致。
为采购活动设定时间表
确定采购管理利益相关者
定义采购活动的 KPI
列出可能影响采购活动的任何资源限制或项目假设
定义一般法律和付款条款
解释不同的采购管理角色和职责
包括采购项目的估计成本
列出可能影响采购的潜在风险和任何缓解策略
包括采购合同和文件，例如采购申请、采购订单、征求建议书和征求报价单

采购文件

采购过程需要几个文件。这里有一些最重要的。

信息请求 (RFI)

本文档用于正式的信息收集过程。它针对的是您可能希望与其签订合同的那些商品和服务供应商。 RFI 帮助采购经理找到能够在他们需要的时候以他们满意的价格交付他们需要的供应商。

征求建议书 (RFP)

当组织希望与供应商或承包商签订合同时，它会发出一份 RFP，说明他们想要做什么。然后，该文件记录了各种实体进行这项工作的描述和价格，可以从中选择一个，因为它们提供了最好的全方位交易。

询价 (RFQ)

此过程用于要求一个或多个供应商提交他们将在项目或其他项目中使用的项目的报价。这允许发件人与其他正在竞争这份工作的潜在供应商比较价格。这是做出与谁签约的正确决定的重要组成部分。

采购管理流程

一旦您准备好从供应商处采购货物，项目采购管理将分为四个流程。

1.计划采购管理

在项目的规划阶段首先确定采购。对于每个外部承包商，都需要一份工作说明书 (SOW) 作为概述承包工作的文件。

然而，在签订合同之前，需要征求建议书，其中多个承包商对工作进行投标，项目经理可以根据他们的投标确定谁将获得合同。

这些请求是经过深思熟虑的，因为它们在整个项目中都是指导文件。越具体越好。这避免了以后的混乱，并有助于制定更准确的计划。这个过程收集在采购管理计划中，包括需求文件、风险登记册、活动资源需求、项目进度、活动成本估算等。

为了指导这些决策，有一些工具和技术，例如自制或外购分析，这有助于确定活动是否需要外部供应商或可以在内部完成。寻求专家的帮助、进行市场调查以及与利益相关者会面也有助于指导这一决策。

2. 进行采购

完成第一阶段的文书工作后，进行采购阶段就是您研究返回的投标并确定接受哪个投标的时候。然而，在决定之前，应该有一个标准来决定哪个投标最适合该项目并适合您的物流管理。然后签署协议并更新项目管理计划。

通过与投标人会面、评估建议书的技术和独立估计以确保投标在正常范围内来决定获胜者。在您签约的领域寻求专家的建议以获得他们的观点并没有什么坏处。

您还可以应用分析技术。广告是确保您尽可能广泛地撒网的好方法，因此您可以根据所有潜在投标人做出决定。然后需要进行采购谈判来调整最终合同以满足您和承包商的需求。您应该使用采购订单来记录您订购的商品/服务的价格、数量、交货期和付款条件。这是一份具有法律约束力的文件，可确保您和您的供应商在同一页面上。我们的采购订单模板可以帮助您创建适合您项目的采购订单模板。

3.控制采购

一旦合同签订，这些承包商的管理必须纳入整体管理职责。承包商可能会对预算和进度产生负面影响，这可能导致项目偏离轨道或更糟。

因此，有必要定期更新状态以审查承包商协议、获取进度更新和审查工作绩效，以确保承包商满足其合同中概述的要求。尽管您雇用承包商是因为他们是所从事工作的专家，但您仍然需要监控和跟踪他们的工作以确保其按计划进行。

最好签订变更控制系统并定期进行采购绩效审查，包括检查和审计，以确保工作正常进行。绩效报告也有助于让管理人员了解情况。需要建立支付系统以及索赔管理和记录管理系统。工作单必须包括有关承包商正在执行的工作的所有详细信息，以促进绩效监控。

4. 关闭采购

就像启动采购有一个流程一样，也需要一个流程来完成它。什么是已完成的工作应该在与承包商的初步协议中详细说明，这样双方就不会混淆工作何时完成。

保险和担保通常也需要正式免除责任。这确保没有与合同的价值和完成日期相关的未决变更。

采购审计有助于此过程，并有助于进行结构化的采购谈判。还需要一个记录管理系统来管理采购过程这一阶段涉及的所有文书工作。

项目经理在采购中的作用是什么？

项目经理参与采购，就像他们在项目管理过程中控制的任何其他方面一样。然而，这是一个他们可能不拥有与项目其他部分相同权限的过程。

虽然项目经理确实有权代表公司与承包商达成协议，但项目经理通常不是合同一旦到位后的管理人。无论如何，重要的是项目经理在循环中。

这意味着了解项目管理知识体系 (PMBOK) 中概述的项目采购管理知识领域内的六个流程。第一个是计划采购和收购，这意味着确定项目需要哪些外部资源。项目经理对此有控制权，因为他们更了解整个项目的需求。

计划合同是为需要的任何产品或服务创建需求，包括哪些公司提供这些产品或服务。他们通过将公司缩小到少数几家然后选择卖家来请求卖家的回应，这通常是采购部门的职责。

合同管理是与供应商的合同管理。项目经理每天与供应商的客户经理一起工作。当合同履行时，合同关闭。这通常由采购部门处理。

ProjectManager 如何帮助采购

与项目的任何部分一样，拥有正确的工具可以使项目管理采购更加有效。 ProjectManager 提供了一个在线甘特图，使您可以规划采购合同，注明采购的开始时间和计划结束的时间。状态更新会立即反映出来，您可以跟踪承包商的进度以确保项目按计划进行。如果需要在项目的特定时间加入，甘特图还可以帮助安排材料。

由于 ProjectManager 在线，所有状态更新（包括采购付款）都会立即反映在实时仪表板上。然后实时仪表板获取这些数字并处理这些数据，这些数据以易于阅读的图形和图表的形式提供。现在您可以查看项目是否正常进行并管理为该项目进行的任何采购。