项目范围说明书：包括这 7 件事

项目范围——它是一个不断变化的目标，在您制定项目管理计划之前，您希望得到一个目标。 定义为所有项目工作的总和，您的项目范围是整个项目存在的边界。

但项目的范围不仅仅是工作管理。 要定义它，您需要了解项目目标、工作分解结构、需求等。 然后，一旦定义了项目范围，就可以创建范围说明。

什么是项目范围说明书？

范围说明书是定义项目范围的所有要素以及假设、项目要求和验收标准的文件。 您的项目范围说明书将作为主要工具，供利益相关者和团队成员参考并用作准确衡量项目成功的指南。

项目范围说明书是范围管理计划的一部分，它是一个更大的文件，包含管理项目范围的所有策略、规则和程序。 同样，范围管理计划是项目计划的重要组成部分。

这三个项目文件对于您的项目成功非常重要，作为项目经理，您必须跟踪它们。 为此，使用强大的项目规划软件（如 ProjectManager）非常重要。 ProjectManager 配备了专业的项目规划工具，例如甘特图、看板、任务列表等等。

项目范围说明书大纲

现在我们知道了项目范围说明书是什么，让我们学习如何编写这个重要的项目管理文档。 类似于新闻业的五个 W——谁、什么、何时、何地、为什么——为了正确地概述您的项目范围说明书，您必须解决以下七件事：

1. 项目目标和目的

项目目标和目标定义了项目的目的。 项目目标是通向更广泛的项目目标的较小步骤。 通过解释它们来开始您的项目范围说明书。 这些目标和目的也应该记录在项目章程中。

二、项目要求

项目经理和利益相关者必须就项目范围和其他项目要求（例如预期质量、风险、收益和成本等）达成协议。

三、项目范围说明

这听起来很容易，但这是最重要的一步。 您将在此处定义项目范围，即完成项目所需完成的所有工作。 以下是一些帮助您定义项目范围的简单步骤。

• 使用工作分解结构来可视化您的所有项目任务、可交付成果和里程碑。
• 列出项目范围内的内容，以及超出范围的内容。 未包含在项目范围内的所有内容都称为项目排除项。
• 确定项目约束，即时间或成本等所有限制。
• 创建范围基线以将您的实际进度与计划的项目范围进行比较。

项目排除和限制非常重要，因为它们有助于建立项目存在的边界。 他们还管理您的利益相关者的期望/输入，并为您的团队成员提供一些创造性的限制。

4. 项目排除

虽然您必须从一开始就围绕项目包含的内容定义边界，但列出该项目不包含的内容也非常重要。 例如：

• 为以后的项目计划的应用程序更新，并且有意不包含在此项目中
• 限制或重新安排客户访问某些支持热线/产品功能

5. 项目约束

项目限制使管理项目成为一个难以解决的难题。 管理任何项目的前三个约束通常是时间、金钱和范围，被称为项目管理的三重约束。 它们是相互关联的，这意味着如果您拉动“范围”上的一个杠杆，“金钱”或“时间”上的另一个杠杆也会移动。

但是，任何时候都会出现额外的项目限制，包括风险、资源、组织、方法、客户等等。 列出您在项目中预见到的所有约束，以便您可以尝试准备好解决方案，以便在需要时启动。

6. 项目假设

您的项目假设通常围绕最终成为约束的事物展开，包括时间、金钱和范围。 例如，您将在此部分列出“前端开发团队将在此项目时间段内可用”，或者“客户支持团队将在 x 时间接受新产品培训”。 列出这些很重要，因为这不仅会告诉关键利益相关者您需要哪些主要资源来完成项目，而且还会让您快速了解您最大的风险因素在哪里。

7. 项目可交付成果

列出您的团队成员为实现业务目标而需要生产的可交付成果。 这可能包括产品本身、说明和安装手册、营销材料、新闻稿、广告活动等。

您的项目范围说明书大纲将有助于在您构建完整的范围说明书时充当标记。 因为虽然在如此高的水平上预测项目的未来是不可能的，但这是让您的项目尽可能接近结果的第一步。 从上面的七个关键陈述开始，您可以在一个成功的项目上抢占先机。

甘特图是范围管理的主力。 但是，大多数甘特图软件的功能都受到严重限制。 ProjectManager 有动态的在线甘特图，可以定期组织、优先排序和链接依赖关系并添加里程碑。 但与其他工具不同的是，您可以过滤关键路径。 设置基线时，您可以将实际进度与计划进行比较。 没有更好的方法来监控项目范围。

项目范围说明书模板

我们的免费项目范围模板是为您的项目创建范围说明的完美工具。 只需填写我们刚刚在上面查看的字段并开始管理工作。

项目范围说明书与工作范围

项目范围陈述通常会混淆一些事情，包括您的工作范围。 它们可能听起来很相似，但这是两者之间的主要区别。

您的工作范围是一份工作协议，通常是在顾问和客户之间，详细说明要执行的工作协议，包括但不限于：

• 可交付成果/产品/结果
• 项目时间表
• 项目里程碑
• 报告目录项目进度

虽然编写您的工作范围可能很耗时，但它概述了项目本身，而不一定是要遵循的计划。 反过来，项目范围说明书通过详细说明和绘制出对项目计划和项目本身的期望来履行这一职责。

项目范围说明书与项目范围管理计划

它们可能听起来相似，项目的结果也可能相似，但项目范围说明书与您的项目范围管理计划不同。 项目范围管理计划是项目范围说明书之后的内容，详细说明了从项目生命周期开始到结束的范围管理过程。

此外，它有助于定义在项目过程中必须完成的工作，并控制和监控这些过程。 它还记录和跟踪阶段以避免范围蔓延，并协助项目结束，包括对可交付成果的审计和评估项目成果的成功因素。

您的范围说明书几乎没有涉及 - 它只是您的项目范围管理计划的保护伞，充当利益相关者和团队成员遵循的准则。

成功的项目范围说明书的最佳实践

以下是编写项目范围说明书时要考虑的最佳实践：

• 避免使用大量行话的语言。 您将与多个部门和专业的多个人交谈，因此请保持语言一致和清晰。
• 保持简短。 由于这是一份寻求利益相关者支持的文件，因此在最终确定之前可能需要进行大量编辑，并且需要作为以后的快速参考指南。 因此，请保持简单，并为您的完整项目计划保留措辞。
• 远离笼统的陈述。 在项目开始之前，您不希望在项目上过度使用您的资源。
• 确保它回答问题，例如：
  • 什么是长期的商业利益？
  • 它为我们的客户提供了哪些尚不存在的东西？
  • 这比我们目前在市场上提供的更好吗？

项目经理和项目范围管理

重大项目的推出可能需要您的时间和精力。 不要让它在开球前压倒你。 对于初学者，您可以使用我们的甘特图软件创建 WBS 并获得可交付成果的可视化，以及在提交项目范围说明书之前需要完成的任务。

从那里，您可以尝试 ProjectManager 并使用我们的任务管理功能来组织所有必要的任务，按项目阶段划分优先级和排序。 您甚至可以征求其他人的意见：团队成员可以直接对任务发表评论，以便沟通保持井井有条并切中要害。

密切关注您的资源、任务和可交付成果等，从而使您的项目保持在正轨上。 借助 ProjectManager，您可以练习使用我们的甘特图绘制项目时间表，使用我们的任务列表或看板工具列出可交付成果，并邀请团队成员在向关键利益相关者提交范围说明书之前查看时间表。 立即开始您的 30 天免费试用。