校对电子邮件的 11 个技巧

已发表: 2020-12-14

电子邮件让我们能够以光速进行交流——或误传。这就是校对电子邮件如此重要的原因。语法错误、坏链接和缺少附件表明缺乏专业精神，一个令人困惑的句子可能会完全传达错误的信息。

可靠的电子邮件营销策略是大多数数字营销活动的核心，因此您的电子邮件始终看起来专业和优美是很重要的。只要您遵循以下提示，这份有效的电子邮件校对指南就会有所帮助：

1. 休息一下

当您仍然处于创建错误的相同心态时，很难纠正错误。休息片刻，散散步，或者做点别的事——然后回来重读你写的东西。

当您的大脑处于新鲜状态时，会更容易发现模糊的措辞、令人困惑的单词组合和语法错误。第二天校对将发送给大量人的重要信息，例如推销、新闻通讯和自动电子邮件。

如果您知道自己的模式，则可以使用计算机的查找/更改功能（在大多数浏览器和应用程序的“编辑”菜单下）来检查它们。

一些成为习惯的常见错误包括：

您知道有免费的插件可以在您输入浏览器或电子邮件程序时检查您的语法和标点符号吗？ Grammarly 是最受欢迎的，它的免费版本是真正的主力。这就像拼写检查的扩展版本，可以标记各种单词和标点符号问题。

自己使用它并将其推荐给您的团队，这样您的所有书面交流都会显得专业而优美。

主题行中的错误是您在校对时最后会注意到的——但它们是读者首先会看到的。确保重新审视您的主题行。

如果您使用 Constant Contact 的电子邮件营销工具来格式化专业时事通讯和活动，则此建议也适用于标题和主题标题。您可能会忽略标题中的错误，但客户不会。

另一个容易被忽略的地方是收件人的名字。许多人对看到自己的名字拼错有强烈的反感。这可能会破坏交易，所以不要依赖你的记忆——检查你的来源，以确保你的收件人姓名拼写正确。如果您使用邮件合并功能，请务必确保您的数据库不包含联系人姓名中的错误。

小心你对代词的假设。现代代词的使用可以很灵活。如今，许多人在他们的电子邮件签名行中陈述了他们喜欢的代词，因此您可以轻松确定您是在与她/她、他们/他们还是他/他交谈。如果有人清楚地说明了他们的代词偏好，那么尊重他们是明智的。

要检查您的信息是否清晰且思路流畅，请大声朗读。您会立即注意到任何尴尬或缺乏清晰度。

您的计算机可能能够将您的消息读回给您——检查您正在使用的应用程序的“编辑”菜单中的“语音”命令。如果您的应用具有语音功能，请突出显示您想听到的文本并选择“开始讲话”。阅读时将视线从屏幕上移开，看看您的标点符号和语言选择是否会引导计算机使用正确的音调。

大多数人不得不发送后续消息，说“糟糕，我打算将此文档附加到最后一封电子邮件中”或“抱歉，该链接无效 - 这是正确的链接。”

这些都是容易犯的错误——但如果你花时间校对，它们也很容易避免。手动检查电子邮件中的每个链接以确保其正常工作，并在发送之前验证您要附加的所有内容。

另一个常见错误是在电子邮件中混淆数字。例如，您可能无法指定时区，忘记将金额从欧元转换为美元，或者不小心指定了不存在的日期/日期组合——比如在 6 月 2 日实际到来时说出“6 月 2 日星期五”一个星期四。

这些都是容易犯的错误，但由此产生的混乱可能需要很长时间才能消除。如果您反复发送不正确的信息，可能会损害人们对您作为可靠信息来源的信任。

只需片刻即可快速浏览电子邮件中的数字和日期。

语气可能很棘手。一个人认为专业的内容可能会让另一个人感到简洁和突然，而旨在温暖和友好的信息在读者看来可能是虚假的，甚至是讽刺的。这些差异是文化和个人的——如果你已经与接受者发生摩擦，他们可能不会倾向于让你受益于怀疑。

如果您的消息中没有包含任何闲聊，请添加一两个短语。以令人愉快的形式打开和关闭您的信息，这些程序专注于您的读者而不是您自己，例如“我希望你的家人一切都好”或“祝你下周的演讲好运”。

好的编辑是要去掉一些东西——比如多余的单词或不必要的句子——而不是添加。校对时，寻找简化和缩短信息的方法。

在电子邮件方面，越短越好。大多数消息可以通过将字数减少一半来改进。人们很忙，他们会简单地忽略他们认为太长的消息。向人们展示你尊重他们的最佳方式是尊重他们的时间和注意力。

用简单的词代替复杂的词。缩短长句。拆分长段落。对于电子邮件，最好使用每个不超过 100 个单词的段落。

一句话的段落可以很强大。

如果您正在写一封非常重要的电子邮件，请寻求帮助——例如向潜在客户推销、与供应商进行微妙的谈判，或者您将在几个月内发送给每个新订阅者的欢迎信息。

第二个人可以在你的写作中看到你永远不会看到的东西，因为你总是会以你想要的精神阅读你的文字。如果有办法曲解您的信息或语气，第二个读者可能会发现它。

使用 Constant Contact 提供的模板和工具可以轻松发送专业电子邮件。遵循这些电子邮件校对技巧将确保您的业务始终看起来完美无瑕。