采购管理：最佳实践操作指南

采购管理对于保持组织的供应充足至关重要。 从采购订单到库存管理，需要有一个流程来让团队配备必要的物资。

您如何管理采购订单处理？ 让我们来看看采购部门的来龙去脉以及采购库存时要遵循的一些最佳实践。

什么是采购管理？

采购管理是从外部供应商处采购物品的过程。 它是采购、接收、审查和批准采购订单的管理。 采购管理还包括管理与供应商的关系。

采购管理的关系部分是流程中最重要的方面之一。 虽然购买过程中的每一步都很重要，但如果没有良好的工作关系，就会出现问题。 公司与供应商之间的关系越好，采购就越顺畅。

人们必须将采购管理视为不仅仅是购买商品和服务。 采购过程包括研究材料和来源、确保按时交付、检查它们的质量以及彻底的库存管理和会计。

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采购管理的好处

钱是底线，不注意采购管理的这些方面会对企业的底线产生负面影响。 采购管理将通过编译文档来帮助您进行采购管理，以显示您的利润高于您的支出。

• 降低成本：降低成本是公司可以从采购管理中获得的最大收益。 这包括通过获得最优惠的价格和条款来更有效地运行您的采购部门。 采购部门还可以利用可能会落空的保修和折扣。
• 降低风险：采购管理可以降低风险并确保您的供应链安全。 风险与供应商分担，您可能会将风险转移给能够处理它的供应商。 采购部门还可以识别关键供应品并确保供应链安全。
• 软件：通过使用识别供应链问题并提高效率的软件，技术可以进一步增加您的采购管理。
• 供应链管理：供应链是商品和服务的流动。 供应链管理可帮助公司简化其供应方活动，以帮助为客户提供最大价值。 这使他们能够在市场上获得竞争优势，从而带来更可行的业务。
• 库存管理：库存管理是关于控制和监督企业的采购。 采购管理通过简化库存控制流程，帮助您定制审批以改善库存。 这导致更高的效率和更低的成本。 看板库存管理是控制这一点的一种方法。
• 供应商关系管理 (SRM)：关系是采购管理的关键。 这是为公司和供应商寻找利益的一种方式。 当供应商与企业合作并投资于长期关系时，两者都会成为赢家。 因此，管理这些关系至关重要。 采购管理系统通过跟踪您的公司并将其连接到实时库存数据来改善供应商关系。
• 质量管理：质量还可以通过设置质量目标绩效水平并跟踪它们以确保它们得到满足而受益。 耐用性和交货及时性等指标可以提高产品的整体质量。

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采购周期步骤

在整个采购周期中，企业将做出需求确定、研究供应商、进行价值分析、审查流程、监控和评估订单等等。

采购流程的七个步骤包括以下内容。

1. 创建采购申请

采购申请是用于采购商品或服务的内部文件。 采购申请可以用于业务运营或制造。 采购申请包括请求商品或服务的人的姓名和部门、请求日期、请求的产品或服务、项目描述、数量和价格。

2. 预算审批

预算是用于购买商品或服务的分配资金。 预算确保有足够的资金用于该项目。 确定采购预算后，必须将其提交给有权批准采购的经理。

3. 创建一个 RFP

征求建议书描述了工作，并就与该建议书相关的商品或服务征求供应商的投标。 并非所有采购管理流程都包含 RFP，但它们是标准化与供应商的关系并以最优惠的价格获得最高质量的好方法。

4. 供应商选择

取回 RFP 后，您需要选择供应商。 拥有供应商选择记分卡可以帮助您通过详细说明特征、战略一致性、业务政策以及您将使用或不会使用的任何限制来减少您的选择。 一旦您有合适的供应商以符合您标准的成本、时间和质量来回答您的 RFP，您就可以进行谈判，这将导致下一步。

5. 创建采购订单

一旦您的供应商同意您的条款，就可以创建采购订单 (PO)。 采购订单是从买方到卖方的具有约束力的文件。 采购订单和采购申请的区别在于后者是合同。 公司承诺按照采购订单中的规定从供应商处进行采购。 采购订单由公司创建，在购买之前制定，列出所需内容并包括建议的付款细节。

6. 发票审批

在您验证采购订单以确保它与您的 RFP 和任何其他与采购相关的文件（例如采购申请、收据等）并定义任何例外以确保没有丢失重要信息之后，您可以携带采购订单以设法获得任何必要的批准。

7. 合同批准

与供应商的合同可以是长期的，也可以是固定数量的供应。 无论哪种方式，您都必须审查合同并确保所有各方都同意条款。 最好有一个标准化的合同来简化这个过程。 在批准之前，请仔细阅读，因为一旦签署，这是一份具有法律约束力的文件。

采购策略和最佳实践

制定采购策略可帮助您做出更有效的采购决策，并以双方同意的条款按时交付优质商品。 公司可以采用多种采购策略来获得这些好处。

一种是单一来源采购，即公司仅采用一种来源进行采购。 这需要一个致力于这种关系的供应商提供优质的服务。 大多数情况下，您在购买办公用品时会发现这种策略。

采购周期是指公司从一组常规供应商处订购，但外包较大的临时采购。 采购拍卖用于短期项目以获得最佳价格。 但是，在与供应商打交道时，有几个核心策略适用于所有最佳实践采购。

最后，您可以与为您提供最佳条款和定价的供应商合作，并建立牢固的关系。 全面质量方法 (TQM) 要求供应商提供越来越好的质量。 但无论您选择哪一个，在处理任何供应链时都应该应用风险管理程序。

ProjectManager 如何帮助采购管理

ProjectManager 是一种软件，可帮助简化工作管理流程，同时连接混合团队，无论他们位于何处或拥有何种技能水平。 买家可以监控他们的库存并与该工具中的供应商联系以共享采购和发票文件。 可以设置通知以使每个人都保持最新状态，以避免代价高昂的延误。

使用看板提高生产透明度

让您的制造变得透明，以确保您的团队拥有他们需要的所有资源，以利用看板继续满负荷工作。 这种可视化工作流工具使管理人员可以了解制造过程，以便他们可以看到库存何时低并要求供应商提供更多供应。

在几秒钟内生成报告

要更深入地了解该过程，可以使用一键式报告。 获取有关时间表、状态、时间、成本等的报告。 这些报告可以与供应商共享，以使他们了解情况并建立更好的关系。 可以过滤所有报告以仅关注您要跟踪的数据。

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