采购订单和采购订单流程解释

您的大部分项目将在内部完成，但您可能还会与供应商和其他人签订合同以提供所需的材料或服务。 您如何确保货物是您需要的类型、商定的数量以及满足您财务限制的价格？

这些参数都是通过采购订单商定的。 这是一种就项目所需的外部服务达成协议的方式，以确保您可以将它们安排到您的项目计划中。

什么是采购订单？

采购订单 (PO) 是买卖双方之间具有法律约束力的合同，其中详细说明了买方想要什么以及卖方同意交付什么。 这些细节包括价格、数量、交货日期和付款条件。

采购订单还包括一个采购订单跟踪号。 根据您使用的系统类型，这有助于跟踪购买 - 从放置时间到交付和付款时间。

采购订单起源于纸质文件，并且在许多行业中仍然以这种方式使用。 然而，随着企业迁移到计算机，PO 也纷纷效仿。 有一些系统可以简化采购流程，以帮助跟踪库存和付款。

谁创建采购订单？

较大的公司可能有专门负责监督采购订单的采购部门。 较小的公司可能依靠运营经理、财务经理、办公室经理甚至企业主来创建采购订单。

特定团队可以指定指定人员创建采购订单。 例如，软件公司可以任命办公室经理来创建采购订单，而财务公司可以任命财务经理来创建采购订单。 公司如何设置其采购流程将决定谁创建采购订单。

谁批准采购订单？

谁批准采购订单取决于给定公司的流程。 较大的公司可能已经充实了采购流程，其中包括来自特定地点和部门的批准。 例如，软件公司可能会要求董事和首席财务官 (CFO) 批准采购订单。

较小的公司可能会求助于首席财务官或首席执行官来批准采购订单，这在某些情况下可能会减慢流程。

为什么使用采购订单？

采购订单清楚地表明了买家想要从卖家那里得到什么。 它有助于避免在买家想要什么、需要多少、成本是多少、交付时间和地点等方面出现任何混淆。 采购订单用于保护买方和卖方。 例如，如果买方没有按照订单中的约定付款，或者卖方没有履行订单的详细信息，他们可以通过法律途径获得他们的金钱、货物或经济补偿。

当然，诉讼不是任何项目经理想要的。 因此，采购订单作为法律文件，通过在双方之间建立清晰的沟通来避免任何此类分歧。 它确保参与项目的每个人都同意采购的商品或服务。

实际上，采购订单只是帮助跟踪订单，这是必不可少的，因为项目发生变化并且必须重新分配资源以反映这些变化。

采购订单的要素

采购订单的细节各不相同，但都具有以下要素：

• 用于识别和跟踪订单的采购订单号
• 商定订单时要捕获的采购订单日期
• 供应商信息，包括供应商名称及其联系方式
• 买家联系方式
• 货物或服务到期的交货日期
• 运输方式，如果货物被运送到工作现场
• 任何运输要求
• 订单中包含的项目
• 每个项目的成本
• 整个货件的总成本
• 购买总物品的税金
• 付款截止日期
• 付款条件

您的业​​务可能需要更多详细信息，这很好，但如果您的采购订单中至少包含上述信息，则所有者和供应商受合同保护。 因此，为了在法律上保护各方，清楚地说明交易的所有细节并达成一致至关重要。

采购订单示例

让我们看一个理论上的采购订单示例，以实际了解该流程的工作原理。 为此，我们将使用 ProjectManager.com 的采购订单模板，您可以在此处免费下载。 想象一个建筑工作，Acme Construction 意识到他们需要更多的刨花板。

他们联系他们的供应商 Joe's Lumber，并通过电话讨论订单。 Acme 就价格和交货达成协议后，写了一份采购订单。 它们包括公司名称和联系信息，为 Joe's 创建 PO 编号、日期和供应商 ID。

供应商联系信息

采购订单的下一部分是供应商的联系信息，或者 Acme 的采购对象。 接下来是货物的运送地点，在这种情况下是工作地点。 注明批准的交货日期和运输方式，在这种情况下是通过卡车。

付款详情

以下是有关付款、到期时间以及是否有任何条款的详细信息。 在这种情况下，只有在运输信息中列出的联系人检查并批准木材后，才能在交货时付款。

订单项信息

有一个货物清单，显示项目，描述它，数量，引用单价，然后是总行。 对于此订单，只有一个订单项，但可以有多个。 不管有多少，它们都是在加上购买税后总计的。

附加信息

有一个框可以添加任何附加信息。 这可能是如何到达工作地点，货物需要如何包装等。对于这项工作，不需要额外的信息，该框可以留空。

签名

最后，还有供应商签名和采购订单签署日期的地方。 一旦签署，这将成为具有法律约束力的合同。

采购订单流程

采购订单流程包括将其写入到交付。 PO 流程分为以下几个步骤。

1. 创作

发出采购申请后，通常由采购团队或项目管理员生成采购订单。

2. 批准

如果涉及的每个人都同意项目、数量、价格和交货要求，则文件由同意条款的供应商签名批准。

3. 派遣

采购订单通过已接受的任何渠道发送给供应商。 这可以亲自完成，通过纸质，通过传真或电子邮件等发送。

4. 交货

供应商交付采购订单中列出的货物。 在质量可以接受的情况下，如无缺陷或缺少物品，这些货物将被审查和批准。 这通常由工作现场的管理员或采购经理完成。

5. 关闭

如果订单一切正常，则会将批准发票发送至融资部门以进行付款处理。 付款后，采购订单关闭。

采购订单与发票

您可能听说过可互换使用的采购订单和发票，但区分两者很重要。 采购订单概述了买家有兴趣购买的商品和服务，其中包括购买日期、买家详细信息、订单信息、交货信息、付款条件和采购订单号等详细信息。 采购员向供应商发送采购订单以帮助跟踪采购流程。

另一方面，发票充当供应商在订单完成后立即发送给买方的付款请求。 除了列出交付的商品和服务外，它还概述了欠款金额。 发票通常包含识别号、供应商信息、付款详情和应付金额。

在尝试区分采购订单和发票时，请记住以下主要区别：

• 采购员向供应商发送采购订单以监控和控制采购流程
• 订单完成后，供应商将发票作为正式付款请求发送给买家

采购订单和发票都是重要的文件，概述了所购买物品的详细信息。

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