资源管理：流程、工具和技术

资源管理是项目管理中最重要的方面之一。 项目资源包括执行项目任务所需的原材料、设备和人力资源，所有这些都必须在任何给定项目期间进行管理。

什么是资源管理？

资源管理是计划、调度和分配资源以完成项目的过程。 项目经理负责从头到尾监督资源管理过程。 为此，他们需要使用资源管理工具和技术。

资源管理涉及创建计划和流程以更有效地管理资源，您可以使用电子表格、文档、项目管理软件或三者的组合。

为了管理资源，您必须在整个项目中监控和跟踪它们的性能。 ProjectManager 是具有实时仪表板的工作和项目管理软件，可帮助您监控项目资源。 无需设置，我们会自动收集六个项目指标并以彩色直观的图表显示数据。 立即免费开始使用 ProjectManager。

资源管理流程

如上所述，资源管理是一个持续的过程，从项目规划阶段开始，一直持续到项目结束。 这被称为资源管理生命周期，它由项目经理应该了解的四个阶段组成，以正确管理项目资源。

• 资源规划：一旦你定义了你的项目范围，你需要估计每项任务需要哪些资源。 不要忘记计算管理变更和实施风险管理策略可能需要的资源。
• 资源调度：现在您可以使用项目资源，您需要确保这些资源随时可用。 为此，您只需将资源计划与整体项目计划保持一致，并建立稳固的供应链。
• 资源分配：资源分配是一个持续的过程，简单地定义为在正确的时间选择正确的资源来完成项目任务。 例如，在创建资源计划时需要优先处理一些关键任务。

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资源管理技术

项目经理在项目执行期间实施以下资源管理技术来预测、计划、分配、平衡和优化资源。

1. 资源预测

项目经理必须尽最大努力估计项目所需的资源以及这些资源需求如何与组织的当前计划相适应。 为此，您必须定义项目范围以识别所有项目任务及其所需资源。

2.资源分配

资源分配包括评估可用资源、能力、资源计划和需要完成的任务，以找到具有最相关技能的团队成员，并确保他们在需要时拥有所需的所有项目资源。

3. 资源均衡

资源平衡的目的是评估您的团队成员的技能并找到更好地分配资源的机会。 通过彻底了解您的团队成员可以提供什么，您可以根据他们的能力分配任务，以最大限度地提高资源效率。

4. 资源利用

仔细的资源规划与资源跟踪同样重要。 项目经理需要跟踪资源利用率，以发现任何未被有效使用的资源。 然后他们可以简单地重新分配这些资源或更改资源管理计划。

资源管理工具

这些是项目经理用来应用资源管理技术来规划和监控项目资源的工具。

资源管理计划

就像项目管理的所有其他方面一样，当您安排资源时，您希望首先从资源计划开始。 这是您构建管理流程的基石。 详细列出您认为完成项目所需的所有资源。 越详细越好。

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由于这是一个计划，因此您需要让其他人参与此过程，因为某些团队成员可能需要超出您预期的额外资源。 确保包括必要和非必要的人员和设备。 最好对物品进行计划而不是最终需要它们，而不是在最后一刻争先恐后地购买昂贵的设备并支付高价。 简而言之，资源规划就是财务规划。

资源分解结构 (RBS)

现在您已经有了完成项目所需资源的完整列表，您希望以某种方式对它们进行排序。 您可以根据招聘组织（如报告结构或团队层次结构）或地理（如亚洲或非洲所需的所有团队或设备）创建资源层次结构，也称为资源分解结构 (或 RBS)。

这些基本层次结构应该包括人员，最好是项目资金将用于的所有资源，但由您决定哪种类型的层次结构与您的项目相关。 请注意，RBS 不同于典型项目计划中的工作分解结构，后者定义了与项目核心部分相关的任务。

责任分配矩阵

列出并整理好您的资源后，您就可以开始定义对完成项目任务或整个项目负有不同责任级别的资源了。 这称为责任分配矩阵（或 RAM）。 在这里，您可以明确整个项目的角色和职责。

您可以将其分解为谁负责执行哪些任务，谁拥有该任务，如果对任务有疑问，谁可以提供帮助，以及谁需要随时了解该任务的进度。 许多 RAM 是带有编码字母的简单图表，根据 RACI 方法定义不同的问责功能。 R 代表“负责”，A 代表“负责”，C 代表“咨询”，I 代表“知情”。 您可以根据组织的需要按个人或角色执行此操作。

资源直方图

资源直方图可用于为项目中需要留在循环中的任何人提供资源的可视化。 这是查看资源分配并注意是否过度分配或分配不足的一种快速简便的方法。 然后，您可以快速处理过度分配的资源，并根据需要重新分配给工作量较轻的人。 然而，在一些项目管理软件工具中，这不仅仅是一个简单的视图。 这是一个调度工具，用于根据可用性或过度分配或分配不足重新分配工作。

资源管理关键术语

为了更好地理解项目资源管理并了解如何制定有效的资源计划，我们首先要分解通常与资源管理相关的不同术语和流程。 请记住，资源可以是人的或非人的，例如设备或办公空间。 这是完成项目所需的一切成本。

资源过度分配

过度分配仅仅意味着当一个人被赋予过多的工作时。 他们无法在您安排或分配的时间内完成工作。 这可能会导致加班，从而影响预算，或者可能会阻碍甚至破坏项目。 平衡资源至关重要，因此您将需要一种方法来在项目的整个生命周期中始终掌握团队的工作量。

要确切了解项目管理软件如何帮助您管理资源，请观看下面的短视频。 甘特图、工作量日历、时间表和项目报告等功能相结合，可简化您的资源管理体验。 当这些功能上线时，您的所有数据都是实时的，因此您的资源更新始终是最新的。 学到更多：

资源依赖

资源依赖是指组织应避免将所有鸡蛋放在一个团队篮子中的理论。 也就是说，过度依赖一个团队来完成核心工作，特别是如果它是一个外部团队，可能会导致工作量阻塞和资源短缺。 您想要计划避免对一个团队或一种资源的不健康依赖来完成工作。

如果计划的设备资源不可用，您可以通过跨多个资源分配工作或制定备份计划来缓解这种情况。 您还希望确保您的资源不会因过度依赖或过度依赖一个或多个资源而受阻。 如果一个团队成员有太多任务而没有足够的时间完成它，他们可能会阻碍其他人的工作。

请记住，并非每个资源都只在您的项目上工作，他们可能有其他工作分配给他们。 如果您要有效地管理资源，那么您需要能够查看他们所有的项目，而这正是资源平衡派上用场的地方。

ProjectManager 如何帮助资源管理

开发资源管理是为了管理项目中的资源，这需要了解资源可用性、工作量等。 ProjectManager 是一款工作和项目管理软件，可为您提供实时数据，以便在管理资源时做出更有洞察力的决策。

使用交互式甘特图规划资源

资源和成本可以通过我们的甘特图项目视图中的任务来安排。 设置基线后，您还可以查看整个项目的计划进度与实际进度，以便在资源出现问题时提前了解情况。 进度条告诉您根据计划的工作量在特定任务上取得的进展。 如果你没有达到你的基线，重新分配你的资源以保持在正轨上。

管理工作量并保持团队高效

您的团队是您最宝贵的资源。 您可以为团队工作的任何地方设置团队的可用性、工作日、假期和 PTO。 一旦它们开始工作，您就不想烧毁它们或让它们闲置。 我们用颜色编码的工作负载页面让您一目了然地了解您的团队成员是否过度分配或分配不足。 平衡的工作量会带来更高效、更快乐的团队——更快乐的团队会更有效率。

使用实时仪表板和报告跟踪您的资源

您已经计划好资源管理，但在执行项目时，您必须监控这些资源。 如果您不关注您是如何使用资源的，您就有可能超出预算或错过最后期限。 我们的实时仪表板自动收集实时数据并将其显示在彩色图表中，该图表绘制了六个项目指标。 一键即可生成更深入地了解工作量、时间、成本等的报告。 所有报告都可以在您认为合适的情况下过滤并与利益相关者共享。

我们的软件可帮助您规划、管理和报告项目资源。 您可以分配和跟踪资源成本，查看您的团队是否可以进行分配，并使用充当即时状态报告的仪表板监控一切。 将管理资源所需的一切都集中在一处。

当你管理一个项目的资源时，有很多事情要悬而未决，这个过程可能会变得复杂和混乱。 但是，使用正确的在线工具，您可以非常准确地规划、监控和报告您的资源。 ProjectManager 是一款基于云的项目管理软件，可为您提供引导项目成功完成所需的工具。 自己试试吧。