远程项目管理：最佳实践快速指南
已发表: 2022-08-23在项目管理开始时，每个人都在物理上一起工作。 但工作管理不再集中在一个屋檐下。 人们现在比以往任何时候都更喜欢远程工作。
远程团队是混合团队，他们使用不同的工具和技能在不同的地点工作。 项目经理如何让他们保持协作和高效？ 远程项目管理和项目管理软件，就是这样。
什么是远程项目管理？
远程项目管理是项目经理连接远程和混合团队并确保每个人共同努力实现项目目标的方式。 从这个意义上说，它与管理任何项目没有什么不同，只是您远程执行项目。
管理远程团队会带来传统项目经理不需要考虑的独特挑战。 这就是为什么远程项目经理使用在线项目管理工具来虚拟连接物理上遥远的人的原因。 最近的事件证明，使用远程项目管理，许多行业可以生存，甚至蓬勃发展。
与其他方法不同，远程项目管理是灵活的。 它不遵循严格的集合或规则，尽管它适用于传统方法和敏捷方法。 它甚至可以支持混合工作管理，将不同的工作风格结合起来并使其兼容。
ProjectManager 拥有多个项目视图和实时数据，让混合团队无论身在何处都感觉像是在一起工作。 任务列表组织项目和您的个人工作，此外，您可以设置优先级并查看状态以了解您是否按计划进行。 团队可以对任务发表评论，以实现更好的协作。 立即免费试用 ProjectManager！
远程项目管理的好处
正如最近发生的事件所表明的那样，远程项目管理的好处是它可以保持正常运行。 也就是说，由于项目管理工具使他们能够在家工作，许多企业能够继续经营下去。 不过，重要的是，远程项目管理还有其他优点。
任务管理
远程项目管理工具让团队能够掌控自己的工作，并让管理人员能够透明地监控他们的工作，而不会妨碍他们。 计划工具可以为他们分配详细描述的工作。 然后，团队可以管理他们的积压工作并计划冲刺。 这会导致更有能力的团队，并创造良好的士气、更好的保留率和生产力。
具有成本效益
如果您有一个远程团队，那么您将节省办公空间和公用事业费用。 这些节省可以用于发展业务或团队的薪水。 说到团队，他们也受益。 他们不再需要在通勤上花钱，无论是公共交通还是汽油以及汽车的正常磨损。
工作与生活的平衡
作为一个完全远程的团队或混合模式工作可以提高士气。 一个快乐的团队是一个富有成效的团队。 无论您在管理层和员工之间解决什么问题，都肯定对双方都有利。 更少的旅行意味着更多的时间在家陪伴家人。 这也可以帮助您在比以往任何时候都更远的地方招募人才。
报告和反馈
通过更好地报告进度和绩效，远程团队的项目管理在透明度方面表现出色。 沟通是双向的，来自团队的反馈也是持续改进流程的有力方式。 远程协作可以建立更牢固的联系，而报告可以帮助做出更好的决策。
远程项目管理的挑战
远程团队的项目管理不是灵丹妙药。 存在项目管理挑战，以及项目管理之外的挑战。 有些行业即使愿意也无法远程工作。 但那些确实有幸在办公室结构之外工作的人仍然会遇到障碍，无论他们采用何种项目管理方法。
合作
虽然有一些协作工具可以将人们联系起来，但有些人认为，当团队实际在同一个房间时，协作总是会更好。 文本、聊天和其他消息传递工具缺乏细微差别，而且常常令人困惑。 使用语音或视频会议是一种解决方案，但即使它们与团队并肩工作也不相同。
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生产率
正如您可能已经猜到的那样，远程项目管理的每个积极因素也可以被视为消极因素。 例如，当团队在家工作时，生产力可能会受到影响。 有一些不在办公室的干扰，比如盘子、孩子等等。
团队建设
创建团队很容易，但建立团队联系和建立信任却很难，即使他们在同一个空间工作。 当您不亲自在一起时，对于混合团队和客户来说，这可能会变得更加困难。 团队建设可能会发生，但可能会更难并且需要更长的时间。
组建远程项目团队
要将小组聚集在一起，请按照下列步骤操作：
- 了解您正在使用的远程结构类型。
- 找到合适的候选人。 当然，那些技能与您的需求相匹配的人，但您也需要善于沟通并快速响应事物的人。
- 确保你的指导方针和期望是明确的，包括工作时间、签到频率、时间跟踪、目标、谁有权做什么等。
- 通过虚拟会议、聊天等方式与团队保持联系，以保持团队之间的联系。
- 确保您拥有一个可靠的渠道，每个人都在使用该渠道进行直接聊天、公告和反馈。
- 拥有适合项目团队的协作工具，无论他们身在何处，都可以一起工作。
- 拥有诸如时间表之类的管理工具，以使您的团队对他们在任务上花费的时间负责。
远程项目团队的类型
有各种类型的远程团队。 您必须决定哪些适合您的公司文化并满足您的员工需求。 一般来说，远程项目团队分为三种类型。 它们如下：
完全远程
正如您从名称中所期望的那样，一个完全远程的团队是一个每个人都在家工作或在该地区甚至不同时区的不同办公室工作的团队。
杂交种
混合团队是一种团队成员分散分布的团队，一些成员在办公室一起工作，而另一些则在家里或不同的办公室工作。
灵活的
灵活或灵活的团队可以在家中或办公室工作，也可以在他们与管理层之间的协议确定的同一地点工作。
如何管理远程项目团队
当您组建了远程项目管理团队并定义了他们的工作结构后，真正的工作就开始了。
- 您需要做的第一件事是召集远程团队开会，并在项目规划时为他们设定明确的期望。 希望您已经聘请了能够在远程工作时自我管理的团队成员，但无论如何，每个人都需要了解自己的角色和职责。 RACI 矩阵可以提供帮助。
- 每一天都应该从签到开始。 人们可以解释他们已经做了什么，以及他们希望在接下来的一天里做什么。 这是确保每个人都了解他们的任务的好时机。 沟通渠道应保持畅通，但每日站立会议是一个不错的起点。
- 虽然您希望拥有能够自我管理的自我启动者、团队成员和独立团队成员，但该项目仍然需要流程来管理工作并保持高生产力。 无论您喜欢或适合该项目的任何方法都可以，但要确保团队中的每个人都知道它是什么，它是如何工作的，以及他们应该多久更新一次状态。
- 您需要支持您的远程团队。 当没有像在办公室那样持续不断的面对面互动时，团队成员会感到孤立和被遗弃。 这会导致士气低落和团队成员不开心，这不是你想要的。 想办法与他们保持联系，无论是每周一次的一对一会议，还是让他们知道他们正在被倾听的其他方式。
- 最后，您需要有一个混合工作管理工具来连接团队，无论他们身在何处，无论他们的技能水平或部门是什么，以允许他们与他人联系并使用他们想要完成工作的工具。 基于云的工作管理工具有助于打破距离障碍，因此寻找一种足够灵活的工具来为项目经理和团队成员服务。
最佳远程项目管理工具
市场上有很多远程项目管理工具。 有些人在连接混合团队和促进更高效的工作管理方面比其他人更好。 以下是一些更好的远程项目管理工具的候选清单，可帮助您连接混合团队以进行生产性工作管理。
专案经理
ProjectManager 是一个基于云的工具，它通过实时数据、文件共享、任务级别的评论以及标记项目团队中的任何人并使他们参与对话的能力来促进远程项目管理。 您可以通过电子邮件分配任务和管理通知，也可以在工具中让每个人都了解情况。
多种工作方式
有多个项目视图允许每个人按照他们想要的方式工作。 管理人员可以使用项目计划工具（例如在线甘特图）提前创建结构化计划，该工具过滤关键路径并设置基线，以便在项目执行时可以跟踪计划工作量与实际工作量。 然后可以与利益相关者和整个团队共享甘特图。
强大的团队协作功能
团队可以处理比收集工作更多的任务列表。 它们显示优先级、状态、可以将文件附加到任务、添加评论等等。 还有看板来可视化工作流程和日历视图。 所有项目视图都同时更新，因此没有人使用旧数据。
实时数据
无论团队在何时何地工作，项目经理都可以监控进度和绩效。 实时仪表板不需要及时配置。 他们自动收集项目数据、处理数字并显示图表和图形，以显示项目差异、成本等。 一键式报告更深入地了解数据，并且可以过滤并与利益相关者共享。
松弛
Slack 是一种连接团队的沟通工具。 您可以为团队、部门等创建特定频道。有一对一的聊天以及视频和语音会议。 这是一个很好的工具，可以让每个人都在同一个页面上工作，即使他们从未见过面。
谷歌工作场所
Google Workplace 是一种帮助团队协作的工具。 有一套应用程序可以让每个人保持联系，例如 Gmail、Google 日历、Meet 和 Drive，其中包含可供团队共享和使用的免费文档、电子表格和演示软件。
特雷罗
Trello 是一种管理项目和帮助团队协作的方式。 它使用看板模型进行任务管理并与其他应用程序集成。 如果您正在寻找仅看板的解决方案，这可能是适合您的工具。
远程项目管理最佳实践
要记住的一些项目管理技巧是，无论您是完全远程还是混合，在说明项目目标和您将使用的过程时，您必须保持透明。 这使团队与您保持一致，并有助于激励他们。 当为即将到来的工作日明确说明议程时，每天以站立会议开始并没有什么坏处。
状态报告是远程项目管理的命脉。 团队需要让项目经理保持最新状态，项目经理需要能够与团队进行清晰的沟通。 当团队成员不在同一个屋檐下时，很容易失去联系。 保持强大的沟通纽带是保持远程项目管理正常工作的原因。 您希望团队成员知道他们需要做什么，并且项目经理必须对来自团队的反馈保持开放态度。
拥有一个事实来源对于保持远程项目管理的团队管理在没有代价高昂的延迟的情况下继续前进至关重要。 如果团队正在处理一组数据而项目经理有另一组数据，那么问题就在眼前。 拥有基于云的远程项目管理工具意味着可以在所有项目视图之间共享实时数据，以使每个人都能够处理最新信息。
ProjectManager 是一款屡获殊荣的远程项目管理软件，可以组织工作并为全球和公司的混合团队提供便利。 它的多个项目视图允许团队按照他们想要的方式工作，并且经理可以获得他们需要的报告工具来监控资源、进度和绩效，以保持项目的正常进行。 立即免费试用 ProjectManager！