如何编写推动响应的提案请求 (RFP)

作为营销人员，您有很多事情要做，无法独自管理所有事情。 此外，有些任务无法或无法手动管理。 在某些时候，您将需要与提供工具或服务的其他企业合作，以帮助您更有效地完成工作。 这就是提案请求的来源，使您能够吸引可以帮助您实现业务目标的潜在供应商。

如果您以前从未写过征求建议书 (RFP)，您可能不知道如何开始或需要包含哪些内容。 好消息是，我们随时为您提供帮助。 本指南将引导您完成编写成功的提案请求以推动最可行的供应商做出响应的过程。 让我们开始吧。

如何编写推动响应的提案请求：

什么是征求建议书 (RFP)？

提案请求或 RFP 是提供供应商完成项目所需满足的要求列表的文档。 通常由需要找到合适的技术解决方案或专业服务的企业发出，它作为公开邀请供应商提交他们的建议。 这使他们能够吸引潜在的供应商，这些供应商可以为他们提供所需的工具，或者他们可以将部分工作外包给他们。

正确获取提案请求至关重要，因为它详细说明了供应商为赢得投标而必须满足的所有标准。 因此，它使您能够从最相关的供应商那里收集建议，从而更容易地为您的业务决定合适的供应商。

编写提案请求的 8 个步骤

那么，如果提案请求如此重要，您该如何编写呢？ 查看以下步骤开始编写您自己的提案请求。

1：定义项目、范围和预算

从明确定义项目是什么开始，并了解供应商将在其中扮演的角色。 换句话说，在你写你的提案请求之前，对你需要从供应商那里得到什么有一个正确的想法。 讨论您需要供应商做什么、应该如何完成以及理想情况下应该需要多长时间才能完成。

此外，您还需要谈谈您愿意为该服务或平台花费多少。 这为您的 RFP 提供了坚实的基础，因为您清楚地知道自己在寻找什么。

2：提供介绍

现在您已经清楚地知道您要寻找什么，是时候写一篇介绍来解释您的项目和期望了。 介绍应该能够帮助潜在供应商了解您的 RFP 的目的以及他们需要帮助您实现什么。 这也是解释您是否面临任何挑战以及供应商如何帮助您克服这些挑战的好机会。

除了这些基础知识之外，您可能还想包括有关您的项目的其他信息。 这可能是详细信息，例如您打算何时开始项目以及项目将运行多长时间。 介绍应有助于潜在供应商更好地了解您的需求，以便他们可以评估满足这些需求的能力。

3：解释你的公司和项目的历史

接下来，是时候向供应商介绍您的公司了。 向他们简要介绍一下您公司的历史、您从事的工作以及您正在进行的项目。 谈论您的品牌价值、历史和其他重要的背景信息。 此信息应该能够帮助供应商了解您的市场以及您的业务目前所处的位置。

请记住，许多潜在供应商以前可能从未听说过您的公司。 通过让他们了解您作为品牌的身份，让他们轻松做出明智的决定。 然后他们可以使用这些信息来评估他们是否适合您的需求以及他们是否愿意与您合作。

4：描述您的要求

现在是最重要的部分，您可以在其中准确描述您对供应商的需求。 提供有关您正在寻找的服务或解决方案的具体详细信息，以帮助您实现目标。 请务必包括详细信息，例如您正在寻找的经验水平（在服务解决方案的情况下）。 对于软件解决方案，您可能还希望包括详细信息，例如根据您的团队规模需要的访问级别。

在本节中尽可能具体是很重要的，这样潜在的供应商就可以知道他们是否提供了您需要的解决方案。 这将帮助他们决定是否应该发送提案，让您立即过滤您的选项以从最合适的潜在客户那里获得提案。

例如，如果您正在寻找一家社交媒体营销机构，您可能需要一家可以负责内容规划、制作和调度的机构。 此外，您甚至可能需要他们代表您管理您的社区。 在这种情况下，不提供社区管理的机构可能会选择避免发送投标，因此您无需浪费时间查看他们的提案。

或者，假设您正在为三人团队寻找社交媒体管理工具。 而且您希望能够在一个地方计划您的内容、安排您的帖子、监控您的评论和分析结果。 这样，只有那些能够满足上述要求的供应商才会发送提案供您审查，以便您立即筛选您的选项。

5：给出提交说明

计划发送提案的供应商应该知道如何回应您的提案请求。 确保您就提案中应遵循的结构以及需要包含的内容提供了明确的说明。 当所有提案都以类似的方式格式化时，您将更容易处理信息和评估它们。

例如，您可能要求他们包含一定数量的标题。 或者您甚至可以要求他们在每个标题下提供一份要点列表。 此外，您还可以要求他们发送之前工作的样本、案例研究和演示，以更好地评估他们的工作质量或平台功能。

6：包括您的选择标准

同样重要的是，您要包括一份详细的标准列表，您将使用这些标准来评估提案。 这让供应商了解他们将如何被评估，以便他们能够了解他们中标的机会。 因此，只有最合格的供应商才会响应您的提案请求，使您更容易对选项进行分类。

提供有关您的优先事项、基本要求和偏好的详细信息，以便供应商确切地知道您在寻找什么以及如何定位他们的产品。 例如，您可以优先考虑专门从事营销服务以外的内容制作的机构。 基本要求可能是规划和执行社交媒体营销活动的能力，而您可能更喜欢与某个行业的公司有合作经验的机构。

7：指定 RFP 时间表

此外，让所有相关人员了解您的目标时间表也很重要。 您预计什么时候会收到回复？ 何时会公布选定的供应商？ 确保包括这些关键的截止日期，这样供应商就不必在您还没有做出选择时继续联系您以获取更新。

除了这些，您还希望包括您的项目开始时间和结束时间。 了解这些时间表将允许供应商在选择响应之前计划他们的时间表并评估他们的可用性。 这对双方都有利，因为您不想最终与最终无法帮助您按时完成的供应商合作。 此外，供应商将能够了解他们是否可以在考虑他们当前的工作量时适合您的项目。

这对于寻求服务解决方案的 RFP 尤为重要。 请记住，根据您的要求的详细程度，您需要相应地调整您的时间表。 如果供应商必须提供非常详细的建议，他们可能需要更多时间来计划他们的回应。

8：校对、修改、上线

现在您已经写下了所有重要信息，是时候校对您的提案请求了。 查看拼写错误和语法错误以及可能难以理解的复杂句子。 您希望给人留下专业和值得信赖的印象，同时避免任何误解的机会。

除了基础知识之外，请确保您在寻找可能对项目时间表有害的错误。 例如，截止日期中的拼写错误可能会导致您失去潜在的供应商，因为他们无法满足要求，或者在收到您的建议书时出现严重延迟。 或者，项目预算中缺少 0 可能意味着失去因薪酬太低而拒绝投标的潜在供应商。

进行任何必要的修改并仔细检查 RFP 以确保其专业和清晰。 然后您将能够最终开始您的提案请求。

编写有效 RFP 的最佳实践

除了简单地遵循上述步骤之外，还有一种方法可以确保您的 RFP 获得应有的响应。 遵循这些最佳实践来编写有效的提案请求。

• 保持简单易懂

为避免沟通不畅的可能性，请确保您使用潜在供应商可以理解的语言。 您可能希望减少使用行业术语并使用简单的英语，同时仍保持其专业性。 尽量避免冗长的连续句子，而是将它们切成更短、更短的句子，更容易处理。

• 充分利用标题和要点

与大块文本相比，标题和要点使您的 RFP 更易于理解。 充分利用它们来分解您的提案请求并使其更易于扫描。

• 尽可能详细

不要错过可以帮助潜在供应商更好地了解您的项目和要求的重要细节。 当供应商清楚地知道您正在寻找什么以及他们将扮演什么样的角色时，他们更有可能以正确的建议作为回应。

提案请求示例

仍然不确定您的提案请求应该是什么样子？ 让我们看一下典型 RFP 的示例，以便您更好地理解。

征求建议书：六月佳酿的社交媒体服务
2022 年 12 月 16 日
发行单位：June's Vintage
联系人：June Phillips
[电子邮件保护]
(445)917-3069

介绍

June's Vintage 是一家经营复古服装的零售店，它正在接受寻找可靠机构代表我们管理社交媒体的建议。目的是：

• 发展我们的社交媒体社区。

• 持续吸引我们的观众。

• 在领先的社交网络（Instagram、Facebook 和 TikTok）中保持强大的品牌影响力。

此提案请求的目的是找到一家能够提供最佳整体价值并取得令人瞩目的成果的社交媒体机构。我们希望运行三个月的测试项目，之后我们可能会决定建立长期合作伙伴关系。

背景

我们的复古业务成立于 2007 年，此后在整个费城建立了强大的客户群。我们的大多数顾客都是当地的时尚爱好者，年龄在 25 到 50 岁之间，并且在店内购物。然而，随着我们扩展到在线购物渠道，就有机会将这种覆盖范围扩展到本地以外。事实证明，这具有挑战性，因为我们在社交媒体上的影响力相当有限，而且我们缺乏时间和专业知识来在社交媒体上积极吸引我们的受众。

项目概况

我们希望能够在三个主要社交媒体平台（Instagram、Facebook 和 TikTok）上始终如一地发帖并与观众互动。因此，我们正在寻找可以在以下方面帮助我们的机构：

• 使用发布日历创建可靠的社交媒体策略。

• 根据发布日历开发新鲜的内容创意并负责内容创作。

• 代表我们安排和发布帖子。

• 监控并回复客户评论。

• 开展为期一周的广告活动以吸引新的关注者/客户。

我们的预算是每月 2,500 美元，根据可提供的服务水平，还有一定的灵活性。理想情况下，我们希望聘请具有与小型零售店和当地企业合作经验的代理机构。

提交指南

所有提案必须使用以下格式创建（项目符号列表将受到高度赞赏）：

• 执行摘要

• 业务背景

• 突出您的独特卖点

• 提供相关经验，使您能够胜任该项目

• 拟议的可交付成果和服务的详细信息

• 请注意您将用于完成必要任务的社交媒体管理工具

• 不是内容将如何与我们共享以供批准

• 包括您的费率

• 参考资料和/或案例研究

• 提供为以前的客户创建的社交媒体内容样本

• 与您的代理机构合作的附加条款和条件

请在 2023 年 1 月 30 日之前将您的提案以 .pdf 格式提交至[email protected]。

评价标准

June's Vintage 将使用以下标准来评估提案并选择合适的供应商：

• 至少 24 个月提供全方位服务社交媒体解决方案的经验

• 对上面强调的要求的响应

• 服务费率竞争力

• 过去/现在客户的推荐

• 用于执行必要任务的工具和技术

时间线

June's Vintage 预计将根据以下时间表完成 RFP 和项目：

• 发出征求建议书 – 2022 年 12 月 16 日

• 提交提案的截止日期 - 2023 年 1 月 30 日

• 供应商选择日期 – 2023 年 2 月 15 日

• 合同和其他项目讨论的定稿——2023 年 2 月 20 日

• 项目开始日期 – 2023 年 3 月 1 日

• 初始项目完成 – 2023 年 5 月 31 日

开始您的第一个提案请求

现在您已经确切地知道提案请求是什么样子以及其中包含什么，是时候编写您自己的提案了。 在线提供了大量免费模板，可帮助您起草完美的提案请求。