需求收集：快速指南

想象一下，您正在领导一个新的 IT 项目，该项目涉及建立一个从网络到服务器的呼叫中心。 呼叫中心本身将容纳数百个工作岗位，并将弥合客户与产品之间的差距。

像这样的大项目有很多要求，作为项目经理，您要跟踪所有要求。 需求收集是需求管理过程中的一个步骤，包括收集、记录和分析项目需求。

我们将从需求收集定义开始，然后我们将研究您可以使用的流程和工具。

什么是需求收集？

需求收集或需求获取是确定项目所有需求的过程。 项目需求主要有两种类型，业务需求和技术需求。

业务需求定义了组织将通过项目完成什么，而技术需求则解释了项目必须如何执行。 它们是在项目生命周期的启动阶段收集的，但项目经理需要在整个项目时间线中监控它们，因为它们可能会发生变化。

项目管理软件可以帮助收集需求。 ProjectManager 是一个基于云的工作和项目管理软件，可以组织您的需求。 使用我们的任务列表项目视图来收集、优先排序和分配您的项目要求。 此外，一旦进入我们的软件，它们就会通过实时仪表板和报告功能进行实时跟踪。 立即免费开始使用 ProjectManager。

真正有效的需求收集和管理从项目一开始就开始了，并且必须回答以下问题：

• 项目时间表有多长？
• 谁将参与该项目？
• 需求收集过程有哪些风险？
• 我们理解项目需求的最终目标是什么？
• 我们的技术和业务要求是什么？

这听起来很简单，但它非常重要。 一旦项目团队收集了需求，就应该将它们编译成需求文档。

什么是需求文档？

需求文档用于解释产品需要什么。 它定义了产品愿景以及在项目结束时必须如何实现它。 不过，它没有详细说明如何交付。 更多的是把产品放在上下文中，比如为什么需要这个产品或者它正在解决什么问题。 不包括它如何做到这一点的细节。

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为什么需求收集很重要？

记住回到您管理的上一个项目。 暴露了哪些风险？ 你用完了哪些资源？ 是否存在任何范围蔓延或预算失误？ 总的来说，这些缺点对整个项目有什么影响？

截止日期、范围、成本超支——如果一开始就没有正确的需求识别，所有这些元素都会受到影响。 产品的设计问题将受到影响，并且会出现开发延迟。 最终，由于预算超支，您的产品将无法获得最佳成功。

需求收集过程

那么，您如何以最有效和最易于管理的方式收集需求呢？ 通常，需求收集由几个离散的步骤组成。

1. 任命和分配

首先要做的事情是：谁会告诉每个人你是项目经理？ 确保那个人理解为什么这个角色如此重要——每个人都必须向你提供所有项目更新，因为你将充当项目进展的知识中心。

您还需要确定谁是关键利益相关者。 这些将是头脑风暴、分析、批准或拒绝项目更新的人。 他们通常由客户、团队负责人、部门经理、董事会成员、业务合作伙伴或制造商组成。 他们将在整个项目的进展中拥有最多的发言权。

2. 提出要求和面试

接下来，您需要采访您确定的所有利益相关者。 问他们以下问题：

• 您对此产品更新的愿望清单上有什么？
• 你对这个项目的最终目标是什么？
• 你希望这个产品能做什么，它还没有？
• 首先是什么让您对这个产品感兴趣？
• 哪些变化会说服您将此产品推荐给其他人？
• 你需要什么工具才能使这个项目成功？
• 您对这个项目过程有什么顾虑？

3. 收集和记录

把一切都写下来。 写到写不动为止。 记录每一个答案，并创建一个易于访问的存储库，如果其他人需要参考在需求收集阶段收集的任何信息，他们可以访问该存储库（已批准）。

当您在项目结束时回顾所实现的目标、完成的更新、添加的功能和修复的错误时，该文档不仅会有所帮助，它还将有助于管理利益相关者的期望，并让团队成员保持专注并步入正轨。

4. 列出所有假设和要求

这是过程的核心。 一旦您记录了每个人的目标和期望，您就可以创建一个可操作、可衡量和可量化的需求管理计划。

在此阶段，您将回答：

• 项目时间表有多长？ 制定您的时间表，然后在该时间表上制定您的要求。 如果某些要求取决于依赖关系，这将有所帮助。
• 谁将参与该项目？ 会是整个设计和开发团队，还是只是其中的几个？ 哪些团队成员将可用？ 哪些团队成员专门研究项目将要解决的问题类型？
• 需求收集过程有哪些风险？ 定义所有假设，并记录所有可能影响您的需求的风险。 了解您的假设通常分为三类：时间、预算和范围。 它们的范围从假设 PTO、假期和病假到假设利益相关者将及时提供反馈。
• 我们理解项目需求的最终目标是什么？ 什么是基于时间的目标、预算目标和范围目标？ 是否会更直接地与竞争对手在市场上竞争？ 是解决客户问题还是修复错误？

通过以清晰简洁的方式回答上述所有问题，您将准备好向利益相关者展示您的需求的完整地图。

5. 监控进度

一旦您提出的需求获得利益相关者的批准，您将在项目时间表和流程中实施它们。 此时，您需要确保有一种方法可以监控和跟踪所有团队的所有需求，以确保风险触发器保持在低水平。

您还需要使用这些数据向利益相关者报告项目进度，向部门经理提供反馈，并确保项目从时间、范围和预算的角度来看都在正轨上。

需求收集技术

既然我们知道什么是需求收集并且我们已经探索了需求收集过程的步骤，那么您将希望有很好的来源来获取它们。 主要来源是利益相关者，例如客户、用户等。 其他来源可能包括专家、分析师和有关竞争对手的信息。

一旦确定了来源，就可以应用许多技术来收集需求。 这是一个迭代过程，没有任何一种需求收集技术能够单独完成这项工作。 您需要使用尽可能多的数量。 以下是一些最重要的需求收集技术。

用例场景

用例是解释用户将如何在您的产品上执行任务的文档。 它是从用户的角度编写的，并按步骤完成，包括：谁在使用产品，他们想从产品中得到什么，用户的目标，他们为完成任务而采取的步骤以及产品如何响应他们的行为。

头脑风暴

与一组参与者进行头脑风暴会议，只要他们认为产品很重要，他们就可以对产品说任何他们想说的。 让一名辅导员带领小组，组织他们的反应并确定他们的优先顺序。 从解释头脑风暴会议的目标开始，让小组提供尽可能多的想法，不要批评或辩论，完成后收集所有信息。

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思维导图

思维导图是另一种收集想法的方式。 它涉及创建思维导图，首先将中心思想放在页面的中心。 然后使用线条、箭头、对话气泡和不同的颜色来显示中心主题和由此产生的想法之间的联系。 它允许与您的中心思想相关的想法有机地发展。 它显示了不同的事实是如何相关的。

需求收集工具

在项目结束时，分析和理解成功或失败的能力完全取决于您用来记录所有内容的工具。

因此，正如我们所提到的，在您开始之前，您将需要一个用于所有文档的存储库。 也许这是一个文件共享系统，多个用户可以从同一服务器访问所有文档。 或者您需要的工具包括一个时间跟踪系统，您可以使用它来分析每个团队成员在以前项目的某些领域花费的时间，以了解他们在这个项目上可能需要多长时间。

下载需求收集模板以帮助您的项目流程也是有益的。 这将帮助每个人与业务需求、用户需求和系统需求保持一致。

无论工具是什么，确保可以从多个位置、在多台计算机上访问它，无论每个相关人员驻扎在哪里。 您将希望让每个人都尽可能轻松地通过所有渠道进行交流、发送更新和提供反馈。

需求收集模板

无论使用何种技术或其组合来收集需求，您都需要将它们收集到一个文档中。 模板是收集需求等的好工具。 ProjectManager 是与项目的任何方面相关的免费模板的在线中心。 这里有一些可以帮助您收集需求。

需求收集模板

第一个免费模板是我们的 Word 需求模板。 有一个封面可以将收集到的需求与其他项目区分开来，还有一个地方可以跟踪对文档的任何修订。 然后你可以描述这个项目，它的目的、范围和时间表。 利益相关者甚至还有一个空间来捕捉他们的想法。

利益相关者分析模板

说到利益相关者，我们免费的 Excel 利益相关者分析模板将帮助您识别和管理您的利益相关者。 您可以使用此免费模板来描述参与项目的利益相关者、他们与项目的关系以及承诺程度，这有助于您计划如何管理他们。

项目计划模板

最后，您将不得不获取所有这些信息并使用它来制定您的计划。 我们免费的 Word 项目计划模板可帮助您确定工作范围并将其简化为可管理的任务。 还有管理团队工作量的空间。 项目计划模板收集所有需求并将其付诸实践。

ProjectManager 帮助满足需求

任何伟大项目的关键是从一开始就收集所有需求。 这需要一种跨所有渠道的无缝通信方法和一个可以无限期保存数据的存储库。 ProjectManager 提供的工具不仅使这成为可能而且变得简单。 使用我们基于云的软件，您和您的团队可以托管无限量的文档，以便您可以在任何时间存储来自人们的任何请求。

在交互式甘特图上规划您的项目

需要具有时间跟踪系统的跨功能甘特图吗？ 我们的软件托管混合工具，可以随着您的项目向前发展而调整。 我们的甘特图完成了甘特图所熟知的一切，甚至更多。 您可以筛选关键路径并设置基线以跟踪计划工作与实际进度之间的差异。

使用多个项目视图

我们的软件具有多个项目视图，因此您在甘特图上的计划会在整个工具中更新，无论是看板、任务列表、工作表还是日历视图。 无论身在何处，每个人都可以按照自己的意愿工作并进行实时交流。

协作到核心

ProjectManager 非常适合希望在多个位置以更高透明度进行通信的团队。 使用我们的软件，您可以通过添加关键利益相关者或团队成员的评论来轻松有效地协作。 此外，被任命者可以安排任务并发出警报，以确保客户得到良好管理并且时间表保持不变。

我们的平台是您项目的唯一真实来源。 电子邮件通知和应用内提醒让您随时了解评论和进度。 实时仪表板和一键式报告可提供您需要的实时数据，以便您做出富有洞察力的决策以交付成功的项目。

跨多个团队收集和管理需求并非易事。 确保团队成员和利益相关者无论如何都是最新的。 ProjectManager 是屡获殊荣的软件，可帮助团队跨多个渠道进行有效协作。 从今天开始免费。