项目需求管理：快速指南

每个项目都有需求，这意味着每个项目经理都应该准备好需求管理计划。 这是如何运作的？ 假设您的组织正在建设一个新的配送中心，据报道它将带来数百个新工作岗位。 它将包括新员工、新的人力资源人员和新设备。

但是，如果没有来自各个方面的洞察力——您的客户支持专家、利益相关者、团队成员和客户群——您如何知道项目要求是什么才能使配送中心取得成功？

这就是为什么需求管理是一个需要掌握的重要方面，因为它对项目的长期成功至关重要。

项目管理中的要求是什么？

在项目管理中，需求是为了成功完成项目而必须完成的一组任务或条件。 它们可以包括产品特性、质量、服务甚至流程。 这些要求的目的是确保资源和公司的长期目标在项目结束时保持一致。

掌握这些项目管理要求对于管理和执行项目至关重要。 ProjectManager 是具有无限文件存储和实时通信功能的软件，可作为满足您所有项目要求的中心枢纽。 使用我们的列表视图快速查看您的所有项目要求，但我们的多个项目视图中的任何一个都可以随时随地访问文件。 如果文件更新，每个人都会收到电子邮件和应用内警报通知，因此只有一个事实来源。 立即免费开始使用 ProjectManager。

项目要求的类型

一般来说，需求可以分为三种方式：业务需求、解决方案需求和涉众需求。

业务需求

业务需求是实现项目的业务的总体需求。 属于此类别的需求是与组织的长期目标保持一致的更基础的长期需求。

解决方案要求

解决方案需求更加以产品为中心，并深入挖掘。 它们可以是功能性的或非功能性的，它们确保产品的最终结果满足产品需要做的和产品应该做的。

就像我们上面的示例一样，解决方案需求可能包括功能需求，例如销售团队使用新 CRM 完成工作所需的适当工具的实施。 如果 CRM 工具还包括内容营销日历以协助营销团队，则非功能性要求是必要的，但这不一定是必需的。

利益相关者要求

利益相关者要求描述了签署里程碑、生产工作、最终确定可交付成果等的关键人员。 他们可以是客户、团队成员、业务合作伙伴或关键领导。 它需要一个顽强的项目经理来确保所有相关利益相关者的需求在整个项目中得到很好的平衡。 这对于良好的利益相关者管理至关重要。

什么是需求管理？

需求管理是记录、分析、跟踪、确定优先级和验证项目需求的过程。 简单来说，项目经理必须从所有利益相关者那里收集需求，然后创建需求管理计划。 需求管理计划将作为指南，列出所有项目需求并定义满足这些需求的指南和程序。

然后，一旦项目开始，项目管理团队必须确保项目活动和可交付成果与先前定义的项目要求保持一致。

需求管理是一项持续的活动，项目经理必须与利益相关者沟通，以跟上对原始需求所做的任何更改。 对项目要求的任何更改都应使用已定义的更改管理策略进行适当控制。

需求管理计划 (RMP)

有一个需求管理计划或 RMP 很重要。 该计划通常包括以下清单：

• 利益相关者的角色和责任：这些角色是否已经确定？ 对于每项任务，是否分配了一个负责人来监控风险和管理日常工作？
• 需求管理流程：是否已在所有部门和利益相关者中引出、记录和理解它们？
• 定义您的需求类型：功能性和非功能性需求是什么？
• 映射您的需求工件：这可以包括用于利益相关者审查的补充文档。
• 优先考虑要求：并非每个要求都同等重要。 如果一个需求有很多依赖项，那么它会在列表中移到更高的位置，以确保它不会阻碍许多其他任务。 但如果这是一个独立的需求？ 然后它可以被取消优先级。
• 使其可追溯：到目前为止，良好的需求管理最重要的组成部分之一是可追溯性。 跟踪您的需求可以让利益相关者和团队成员深入了解需求存在的原因、进行了哪些更改以及需求是否完整。
• 合并编号或版本控制系统：这是为了帮助利益相关者和团队成员了解每个里程碑发生了多少修订，并确保最新的始终是正在处理的版本。
• 制定沟通计划：正如我们之前提到的，最好尽可能透明并记录所有内容。 当需要审查项目在哪里做得最好以及在哪里遇到问题时，这将有所帮助。 沟通计划还可以鼓励员工参与，并管理对利益相关者和团队成员的期望。

5 个步骤的需求管理流程

尽早列出您的需求可以打破用户与开发人员、利益相关者与团队成员、公司与客户之间的沟通障碍。 让我们讨论收集这些需求的过程。

1. 需求获取

与任何规划良好的项目一样，您将通过采访和调查其他人的需求和项目需求来开始规划过程。 这可能是您的整个利益相关者名单、客户支持团队、销售人员及其需求或您的客户的缩编。 这个过程称为需求获取，是收集项目需求的第一步。 使用我们的免费需求收集模板开始。

2. 需求文档和理解

写下所有内容并记录产品规格，以便其他团队成员从一开始就了解项目范围。 这部分过程称为需求文档和理解。 你能得到的越详细越好。

3. 尽早并经常沟通

使您的需求文档易于跨部门翻译。 即使他们从未与您会面，他们也应该从一开始就清楚地了解项目要求和范围。 包括来自利益相关者和内部会议的更新笔记，以便每个参与的人在看到更新展开时感觉好像他们已经接受了项目。

了解您的假设

如果您了解项目中的假设，则可以更好地平衡项目中的需求。 假设通常围绕三件事：时间、预算和范围。 管理您的需求时的假设可能如下所示：

• 忘记考虑假期、PTO 和病假
• 未考虑工具是否可操作或是否需要维修
• 假设利益相关者将在里程碑期间及时提供反馈

4. 监控和跟踪需求

在整个项目中，确保您在所有团队级别上监控和跟踪您的需求，确保在每个阶段都保持低风险。 您还可以使用这些数据来确保项目从时间、范围和预算的角度来看都走上正轨，这样您就可以在审查里程碑时向主要利益相关者报告您的发现。

5. 项目执行期间的需求管理

需求通常不是由组织中的一个部门管理； 他们的管理范围从战略规划到投资组合管理、项目管理、项目管理和持续改进部门。

在整个项目过程中管理您的需求的好处有五个：它有助于降低成本，可以提高项目质量，有助于减少完成项目所需的时间，降低风险，并且可以使您的范围管理计划有效。

如何确保满足要求？

在每个里程碑以及最后，您都必须与利益相关者一起审查项目，这一点很重要。 进行事后审查，检查面试问题和项目结束清单以收集最终信息。 您还可以提出其他问题以获取新信息。 这可以包括：

• 您觉得项目过程顺利吗？ 是还是不是？
• 在这个项目过程中可以改进什么？
• 你从这个项目过程中学到了什么？
• 您建议我们在未来的项目中包含哪些内容？

在项目结束时，一切都与可追溯性有关。 如果您可以回顾一个需求并查看它所经历的所有更改以及它是如何完成的，那么您和您的团队就可以判断它是否是一个真正的解决方案。 您还可以了解它是否有任何相关的非功能性需求。

了解项目的结果及其要求围绕着管理整个项目生命周期的可追溯性，以便您可以在之后彻底审查它。

ProjectManager 帮助进行需求管理

任何伟大项目的关键是尽量减少意外。 使用需求管理，目标就是：创造一个以沟通为核心的环境，每个人都在同一个页面上，所以惊喜是有限的。 ProjectManager 提供的工具不仅使这成为可能而且变得简单。

使用我们基于云的甘特图，您和您的团队可以从一个视图查看整个项目计划，包括其所有依赖项。 需要编辑需求？ 我们的甘特图易于编辑，可以适应任何变化，使其可追溯。

ProjectManager 非常适合希望以更高透明度进行全面沟通的团队。 借助甘特图、看板和任务列表等多种视图，您可以通过主要利益相关者或团队成员的评论轻松协作。 此外，当一名团队成员更新任务时，通知会在正确的时间发送给正确的人。

跨多个团队管理需求并非易事。 确认所有参与您的项目的人都在同一页面上，无论如何。 ProjectManager 是一款屡获殊荣的软件，致力于帮助团队跨多个平台进行有效协作。 立即注册我们的 30 天免费试用。