如何在项目管理中跟踪资源可用性

项目是有计划和安排的，但这只是真正工作的序言。 执行项目以在不超支预算的情况下按时完成项目需要项目经理了解资源可用性。 它是更大的资源管理过程的一部分。

资源是用于交付项目任务的任何东西，包括材料、设备、人工等。 我们将讨论不同类型的项目资源，为什么它们对项目管理如此重要，以及资源管理软件如何帮助您管理资源可用性。

什么是资源可用性？

资源可用性是了解执行项目需要什么、何时需要以及在什么情况下需要。 能够协调交付项目所需的资源是项目成功按时完成并保持预算的关键。

弄清楚如何分配和分配资源是任何有效资源管理计划的一部分。 首先，项目经理需要知道项目需要哪些资源。 这说起来容易做起来难。

然后，您必须了解所有资源，从您的团队将使用的工具到您将组建的团队。 有了完整的资源列表后，您必须像拼图一样将它们组装起来以适应您的日程安排，以便在您需要时交付它们。 否则，将会出现代价高昂的延误。

带有资源管理工具的项目管理软件对于规划和安排资源至关重要。 ProjectManager 是屡获殊荣的项目管理软件，具有强大的甘特图，可以组织您的资源并将它们连接到您的项目任务。 您可以链接所有四种类型的依赖关系以避免延迟，甚至可以过滤关键路径以帮助确定工作的优先级。 设置基线时，您可以捕获资源计划并可以实时跟踪它，将计划工作量与实际工作量进行比较。 了解您的资源可用性并按时完成。 立即免费开始使用 ProjectManager。

项目资源类型

项目资源的清单几乎是无穷无尽的，但它们可以分为有形和无形两类。 有形资源是物质意义、人、地点和事物。 无形资源不是物质，例如能量、士气、时间、信息等。

这并不意味着这种二分法定义了所有项目资源。 有些东西很难分类，例如，金钱。 它是有形的，因为你可以把它拿在手里数一数。 但它也是无形的，因为它的价值取决于发行它的国家。

因此，项目资源需要更多细节才能充分定义。 在管理项目时，查看分为以下七类的资源会有所帮助：人员、信息、材料、工具、能源、资金和时间。 让我们定义这些术语中的每一个，并提供一个示例来说明它以便更好地理解。

人们

这些是您的人力资源，例如您组建的执行项目的团队。 据说，人是您最宝贵的资源。 这是有原因的。 没有你的团队，其他六类资源都是惰性的。 你可以拥有世界上所有的钱和一套很棒的工具，但如果没有工作人员，你所拥有的只是一个贫瘠的工作场所。 花时间组建一支具备实现目标所需技能和经验的团队。

信息

您和您的团队完成项目所需的知识也是一种资源。 无论您是必须培训他们，还是他们带着已经学到的技能组合来参与项目，这些信息对于项目的成功都是非常宝贵的。 信息可以是一切，从了解如何使用执行任务所需的工具到了解项目的流程和方法。 信息是灵活的，团队也必须如此。 随着事情的变化，每个人都必须迅速适应。

材料

材料很容易理解，因为它们是有形的。 这些对象用于项目的执行，可以是任何东西，从建筑中的砖块和砂浆到在更抽象的环境中工作时的纸和铅笔。 但通常，材料与更具体的项目相关，例如建筑或制造。 这些行业必须处理供应链管理和材料采购，这为资源可用性增加了另一层。

工具

工具是另一种有形资源。 不过，它们会在项目的整个生命周期中使用，而不仅仅是在执行阶段。 工具范围广泛，从建筑和制造工具（例如锤子和重型机械）到硬件和软件。 几乎所有项目都使用计算机，而所使用的软件更适合项目类型。 无论哪种情况，工具都是任何项目的必要资源，它们的可用性是交付项目成功的关键。

活力

许多人可能不会在所需资源列表中包括能源，但它是必不可少的。 能量可能意味着将项目中使用的工具和机器运行到使您的团队富有成效的工具或软件的能量。 对于大多数项目，能源是电力。 它运行您的计算机，这是软件开发等的工作场所。 但是建筑甚至一些制造项目需要其他类型的能源，无论是汽油还是柴油。 确保您拥有不间断的能源至关重要，并且应该成为任何资源可用性规划的一部分。

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钱

每个人都知道，如果没有资金，项目就会陷入困境，但资金通常不包括在资源可用性计划中。 但是，当然，在项目能够向前推进之前，您需要利益相关者的资金支持。 如果您没有获得适当的资金或预算管理不当，该项目将无法继续。 有了钱，几乎任何资源你都可以获得更多，但没有钱，你就会陷入困境。

时间

时间是一种您可以管理但永远无法控制的资源。 项目管理没有超时，因此准确地安排您的资源在您需要时出现是资源管理的另一个重要方面。 将您的项目放在时间表上是查看整个项目从头到尾并从截止日期开始倒推的好方法，以确保您可以在规定的时间内完成所有工作。 时间是普遍的，它会影响每个项目，但它是此列表中更难以捉摸的资源之一。

为什么跟踪资源可用性很重要？

能够跟踪资源能力是管理资源的关键。 如果您不知道您的资源在哪里，那么您就无法在需要时将它们送到需要的地方。 这就是计划、安排和优化项目资源如此重要的原因。 否则，您就是在浪费项目资源，这会浪费您的时间和金钱。

有许多方法可以跟踪资源可用性。 三种比较常见的方法是资源调度、资源规划和资源优化。 使用这些来帮助您监控您的资源，以便您可以更有效地应用它们。

资源调度

资源调度用于最有效地将资源分配给任务或项目。 其中一部分是安排资源完成项目所需的开始日期和结束日期。 这些日期基于资源容量和可用性。

资源规划

资源规划是关于确定项目所需的资源以及如何获取和分配这些资源。 这在项目管理中是正确的，但当您必须在多个项目之间共享资源时，这也是项目组合管理的关键部分。

资源优化

资源优化是指确保人力资源和非人力资源的可用性与项目进度相匹配的方法。 实现这一目标的一些技术包括资源平衡（调整开始和结束日期）、资源平滑（将需求保持在预算范围内以避免添加更多资源）和反向资源分配（从最后一个或最关键的任务开始并从那里向后安排）。

如何使用 ProjectManager 管理资源可用性

ProjectManager 是在线项目管理软件，可为您提供实时规划、管理和跟踪资源的工具。 我们的软件具有时间表，可让您跟踪您的人工成本并查看团队任务的完成百分比。 还有多个项目视图，例如任务列表、看板等，它允许您的团队按照他们想要的方式工作，同时管理人员可以透明地了解他们的流程。 管理人员可以识别潜在的瓶颈并快速重新分配资源，以保持团队满负荷运转。

使用工作负载图表监控团队的工作负载

规划和安排您的资源只是第一步； 您还必须跟踪它们。 使用我们的软件，您可以列出您团队的技能和可用性，包括 PTO、休假和全球假期，这使得入职更容易，任务分配也更轻松。 当您切换到颜色编码的工作负载页面时，您可以一目了然地看到谁过度分配了。 只需直接从图表中重新分配他们的任务以平衡他们的工作量，从而使您的资源更有效率。

使用实时仪表板跟踪资源利用率

另一个跟踪项目资源​​的工具是我们的实时仪表板。 它不需要像轻量级软件那样耗时的配置。 我们的实时仪表板会立即收集实时数据，并自动将其显示在易于阅读的图形和图表中。 您可以跟踪时间、成本等。 只需单击仪表板即可获得项目或投资组合的高级视图。

如果您想要比实时仪表板上可用的更多详细信息，可以轻松生成大量关于项目状态、投资组合状态、差异、时间表等的报告。 每个报告都是可自定义的，因此您可以过滤数据以仅显示您想要查看的内容。 此外，所有报告都可以以各种格式轻松共享，以使利益相关者了解情况。

ProjectManager 是屡获殊荣的软件，它使团队能够实时计划、管理和跟踪他们的工作。 除了资源管理之外，还有任务管理和风险管理功能都在一个协作平台上，该平台连接跨部门和时区的团队。 加入使用我们工具的 Avis、雀巢和西门子的团队。 立即免费开始使用 ProjectManager。